بهترین و کاربردی ترین ابزار دورکاری چیست؟
قبل از معرفی بهترین ابزارها به معرفی دور کاری می پردازیم.
دورکاری در مفهوم کلی خود، به هرگونه فعالیت و کار حرفه‌ای اطلاق می‌شود که فرد «نیازی به حضور در یک محل مشخص» به عنوان محل کار ندارد و از منزل یا هر جایی میتواند وظایف خود را به انجام رساند. به لطف «تکنولوژی و اینترنت» فرد بدون حضور در یک دفتر میتواند با همکاران خود در یک کار تیمی مشارکت نموده و یا حتی تیمی را مدیریت کنید.
در دهه‌های اخیر، با توجه به معماری جدید شرکت‌ها و ساختار جزیره‌ای آن ها، حیطه وظایف و مسئولیت‌های افراد و تیم‌های مختلف در یک شرکت به خوبی مشخص شده است. در تعاریف و چارت‌های جدید سازمانی، هر فرد میتواند به صورت مستقل و بدون تعامل مستقیم فیزیکی با همکارانش مسئولیت‌های خود را انجام دهد. البته استفاده از تکنولوژی نیز نقشی بنیادین در این سبک معماری شرکت‌ها را دارد.
شیوع ویروس کرونا، امروزه به یکی از معضلات بزرگ در دنیا تبدیل شده است. معضلی که مردم را مجبور کرده تا زمان بیشتری در منزل خود باشند. این عدم حضور کارمندان برای بسیاری از شرکت‌ها مشکل آفرین شده و چالش‌های متعددی را ایجاد نموده است ولی شرکت‌هایی نیز بوده‌اند که توانسته‌اند با تقسیم دقیق کارها و استفاده از ابزار تکنولوژی، فعالیت‌های خود را به صورت دورکاری مدیریت کنند و اجازه تعطیلی شرکت را نداده‌اند. بسیاری که کارشان به صورت آنلاین هم میتواند انجام شوند، سراغ دورکاری رفته‌اند و حتی بسیاری از شرکت‌ها هم کارمندان خود را تشویق کرده‌اند تا کارها را در منزل پیگیری کنند.
اطلاعات، یکی از مهمترین دارایی‌های هر سازمانی است. اطلاعات، چه از گونه اطلاعات بایگانی و عملیاتی و چه از نوع اطلاعات ارتباطی و دانشی، برای همه‌ی سازمان‌ها اهمیتی حیاتی دارند. از طرفی بسترهای متنوعی در سازمان برای ثبت و گردش اطلاعات وجود دارند. با این حال دشواری کاربرد بعضی از این بسترها و خلاء جدی برای ثبت و گردش بعضی از اطلاعات، باعث می‌شود همواره بخشی از دارایی سازمان در معرض خطر از دست رفتن یا دفن در سیلوهای اطلاعاتی ناکارآمد باشد.
امروزه حجم زیادی از پروژه‌های گوناگون در سازمان‌ها در جریان است، که مدیریت تمامی پروژه‌ها قطعاً آسان نیست، زیرا هر پروژه در ابتدای راه نیاز به یک برنامه‌ریزی دقیق دارد، در حین اجرای پروژه هم باید مسئولیت‌ها و وظایف افراد به صورت دقیق و روشن بیان شود، همچنین گاهی نیاز به مشورت و تبادل نظر بین اعضای تیم پروژه جهت یافتن راه‌حل مناسب برای مشکلات وجود دارد، همچنین باید بتوان مقایسه‌ای بین زمان و هزینه صرف‌شده در پروژه نسبت به زمان و هزینه تخمینی انجام داد تا بتوان اختلاف آن‌ها را به حداقل رساند.
تسلط بر اطلاعات پروژه‌ها، مزایای زیادی نصیب سازمان می‌کند و در صورتی که پروژه‌ها از کنترل خارج شوند، تصمیم‌گیری دشوار، مدیران کلافه و سازمان دچار افول جدی می‌شود.
اما کنترل پروژه فقط کنترل زمان‌بندی و کمیت‌های پروژه نیست.
برای مدیریت پروژه‌ها، نیاز به ابزاری دقیق، قوی و از همه مهمتر در دسترس برای تمامی افراد پروژه می‌باشد. سیستمی که بتوان در آن برنامه‌ریزی پروژه را انجام داد، کارها و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کرد و امکان گفت‌وگو و مکاتبه بین تمام اعضای پروژه جهت مشورت و تبادل نظرات وجود داشته باشد.
شرکت سپهرماهان نیازهای بازار را شناسایی کرده و اقدام به تولید نرم‌افزار مدیریت پروژه «همتیک» نموده است. بارزترین ویژگی این نرم‌افزار این قابلیت است که افراد در هر جا و هر زمان تنها با داشتن یک تلفن همراه هوشمند بتوانند از مسئولیت و کارهای خود مطلع شوند، با همکاران و اعضای تیم خود درباره مسائل مختلف به گفت‌وگو بپردازند، داشبورد کارهای خود را ببینند و کاربرگ زمان (تایم شیت) کارهای خود را وارد کنند، گزارشات خود را ثبت نمایند و به تمامی اسناد و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته باشند.
با استفاده از سیستم مدیریت پروژه «همتیک» مدیران پروژه میتوانند پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی کنند و سطح دسترسی تمامی اعضای تیم را مشخص می‌کنند، مسئولیت و کارها را تعریف کرده و به اعضای تیم تخصیص دهند، برای هر کار و یا مسئولیت ناظری که کار را تأیید کند، تعیین کنند و به وسیله‌ی گزارشات کاربردی و دقیق از وضعیت تمامی پروژه‌ها مطلع شوند و همچنین افراد میتوانند به تبادل نظرات و تجربه‌های خود با سایر کاربران بپردازند و در نهایت نیز مدیران میتوانند زمان و هزینه‌ی برنامه‌ریزی شده و آنچه به طور واقعی رخ داده است را مقایسه و دلایل خطای برنامه‌ریزی را مشخص کنند تا در برنامه‌های آتی این خطای محاسبه را به حداقل برسانند.
با همتیک دیگر نگران اتمام پروژه‌ها و مدیریت کارمندان دورکار خود نباشید.
برای آشنایی بیشتر با امکانات و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک وارد سایت www.sepehrmahan.com شوید.
