در هر سازمان اسناد و مدارکی که به عنوان مرجع ایجاد میشوند، باید در محلی به صورت جداگانه نگهداری و مراقبت شوند تا برای استفاده از آنها کمترین زمان و هزینه صرف شود. این اسناد و مدارک ممکن است اسناد رسمی شرکت، دستور العمل‌ها، آیین نامه‌ها یا فرم‌های مرجع برای انجام امور روزمره باشند، مدارک و مستندات مهندسی و مشخصات محصولات تولیدی یا مستندات مربوط به ماشین آلات یا کالاهای بازرگانی نیز در همین زمره فایل‌ها قرار میگیرند. به طور کلی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد و مدارک، به تمامی فایل‌هایی که ارزش نگهداری و مراجعه آتی را داشته باشند و سیستمی اختصاصی برای نگهداری این اسناد وجود نداشته باشد، میتواند سرویس دهد.
اطلاعات، یکی از مهمترین دارایی‌های هر سازمانی است. اطلاعات، چه از گونه اطلاعات بایگانی و عملیاتی و چه از نوع اطلاعات ارتباطی و دانشی، برای همه‌ی سازمان‌ها اهمیتی حیاتی دارند. از طرفی بسترهای متنوعی در سازمان برای ثبت و گردش اطلاعات وجود دارند. با این حال دشواری کاربرد بعضی از این بسترها و خلاء جدی برای ثبت و گردش بعضی از اطلاعات، باعث میشود همواره بخشی از دارایی سازمان در معرض خطر از دست رفتن یا دفن در سیلوهای اطلاعاتی ناکارآمد باشد.
«ضرورت توانمندی كاركنان در سازمان‌های امروزی مانند هوای تنفسی برای يک موجود زنده است!»
یکی از رایج‌ترین و بدترین نوع تلف شدن وقت افراد در سازمان، پیدا کردن فایل‌های تهیه شده قبلی، استفاده از آخرین نگارش و دسترسی به فایل‌های مفید، ضروری و مجاز دیگران است.
در بعضی از شرکت‌ها کارشناسان فنی فناوری اطلاعات از اشتراک مدیریت شده فایل‌ها روی سرور به خوبی بهره میگیرند. این روش اگرچه باعث تجمیع و تمرکز فایل‌ها به روی سرور میشود و سهولت می‌آفریند اما به همان اندازه نیز ریسک و ابهام را نیز به همراه می‌آورد؛ چرا که فایل‌های ذخیره شده به روی سرور فاقد توضیحات و راهنما هستند و مدیریتی برای نگهداری نسخ پیشین وجود ندارد؛ همچنین امکاناتی برای تشریک مساعی افراد در تکمیل و اصلاح فایل‌ها را در اختیار کاربران قرار نمیدهد.
شرکت سپهرماهان در راستای برطرف کردن این نیاز اقدام به تولید نرم‌افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی در بستر شبکه اجتماعی سازمانی نموده است. بارزترین ویژگی این محصول این است که در بستر شبکه اجتماعی است، این امر باعث کاربری و دسترسی آسان تمامی کاربران به مخزن اسناد خواهد شد و به این ترتیب کاربران سیستم در هر جا و هر زمان به تمامی مستنداتی که به آن نیاز دارند، تنها با یک تلفن هوشمند دسترسی خواهند داشت.
در این سیستم میتوان ساختار اصلی چیدمان فایل‌های سازمان را با ایجاد شاخه و زونکن‌های متعدد مشخص کرد که به این منظور دسترسی‌های بازبینی، تأیید و انتشار به تفکیک هر شاخه به افراد مشخص میشوند.
سیستم مدیریت اسناد جهت نگهداری اسناد یک سازمان به صورت الکترونیکی ایجاد شده است. نگهداری سند به این شکل امکان دسترسی، ویرایش و بازیابی آن را ساده‌تر می‌سازد و تعداد افراد بیشتری به شکل آسان‌تری به آن دسترسی خواهند داشت. به علاوه امکان جستجو و دسته‌بندی اسناد به این روش آسان‌تر از روش سنتی است. در این سبک از نگهداری اسناد هیچ گاه نسخه‌ها و تغییرات قبلی سند از بین نمی‌روند. همچنین فعالیت‌های صورت گرفته روی اسناد و زمان انجام این تغییرات نسبت به روش سنتی شفاف‌تر است.
برای آشنایی بیشتر با سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک وارد سایت www.sepehrmahan.com شوید.
