مدیریت نمایشگاه چیست؟

سامانه جامع نمایشگاهی – مدیریت نمایشگاه هنر و علم تنظیم همه جانبه از یک نمایشگاه بین المللی یا نمایشگاه فصلی است، از ایده اولیه تا پیگیری های بعد از رویداد. این شامل همه چیز از طراحی غرفه و تدارکات تا مشارکت شرکت کنندگان و تولید سرنخ های بازاریابی است. و با اشاره به تمایل 92 درصد از شرکت کنندگان به کشف  و کاوش محصولات و خدمات جدید فشار برای ارائه یک تجربه تاثیرگذار بیشتر از همیشه است.

چرا مدیریت نمایشگاه مهم است؟

اعداد به زبان خود صحبت می کنند. بازار نمایشگاه های B2B در ایالات متحده یک غول بزرگ است که ارزش آن در سال 2022 به 10.17 میلیارد دلار رسید و پیش بینی می شود تا سال 2027 به رقم خیره کننده 14.72 میلیارد دلار برسد. نمایشگاه ها فرصت های بی نظیری را برای موارد زیر ارائه می دهند:

تولید سرنخ:

هدف 92 درصد شرکت‌ کنندگان در نمایشگاه‌ های تجاری این است که بتوانند محصولات و خدمات جدید را کشف کنند یا بازار را بهتر بشناسند. این یک معدن طلا از سرنخ های بازاریابی بالقوه برای غرفه داران است!

آگاهی از برند:

نمایشگاه‌ها برند شما را در کانون توجه قرار می‌دهند و ارتباطات عمیق‌تری با مخاطبان هدف شما ایجاد می‌کنند.

شبکه سازی:

روابط ارزشمندی با رقبای صنعت، شرکای بالقوه و تصمیم گیرندگان کلیدی ایجاد کنید.

راه‌ اندازی محصول: برای جدیدترین پیشنهادات خود در بین مخاطبانی که مشتاق آگاهی از نوآوری هستند، سر و صدا کنید.

پیمایش در منظره نمایشگاه: انواع نمایشگاه

نمایشگاه های تجاری صنعتی تخصصی

مثال‌ها: CES (تکنولوژی)، E3 (بازی)، SHOT Show (سلاح‌های گرم)، نمایشگاه خودرو (اتومبیل).

تمرکز: شبکه‌ سازی با متخصصان صنعت، نمایش نوآوری‌ها، تضمین مشارکت‌ها و ایجاد سرنخ در یک جایگاه خاص.

نکات کلیدی: طراحی غرفه و ارسال پیام به علایق خاص شرکت کنندگان، ارائه نمایش محصول و گفتگوهای تخصصی، ایجاد فرصت های شبکه ای بین غرفه داران و شرکت کنندگان.

نمایشگاه های ارائه محصول به مصرف کننده

مثال‌ها: کامیک کان، نمایشگاه اسباب‌بازی نیویورک، نمایش خانه و باغ، جشنواره‌های غذا و نمایشگاه های بهاره یا پاییزه.

تمرکز: آگاهی از برند، معرفی محصول، ایجاد فروش و ایجاد روابط مستقیم با مشتریان بالقوه.

نکات کلیدی: نمایش‌های تعاملی ایجاد کنید، نمونه‌ها و هدایا را ارائه دهید، مسابقات جذاب را میزبانی کنید، از بازاریابی تأثیرگذار برای دستیابی به مخاطبان هدف استفاده کنید.

کنفرانس ها و سمینارها

مثال‌ها: گفتگوهای TED، اجلاس وب، مجمع جهانی اقتصاد، کنفرانس‌های خاص صنعت.

تمرکز: به اشتراک گذاری دانش، توسعه حرفه ای، رهبری فکری و شبکه سازی در بین کارشناسان و همتایان صنعت.

نکات کلیدی: از سخنرانان مشهور و رهبران صنعت دعوت کنید، بحث‌ها و کارگاه‌های آموزشی جذاب را مدیریت کنید، فرصت‌های شبکه‌ای فراوانی را از طریق جلسات و پذیرایی‌های اولیه فراهم کنید.

چک لیست برنامه ریزی نمایشگاه برای برگزارکنندگان رویداد

هم اکنون شما آماده هستید تا مدیریت نمایشگاه خود را آغاز کنید؟ بیایید به یک چک لیست نگاه کنیم تا کارها آسان تر شود.

برنامه ریزی قبل از رویداد

اهداف و بودجه

اهداف و مقاصد رویداد (آگاهی از برند، تولید سرنخ، فروش و غیره) را تعریف کنید.

یک بودجه واقعی برای اجاره محل برگزاری، تجهیزات، بازاریابی، کارکنان و موارد احتمالی تعیین کنید.

حمایت های مالی و فرصت های مشارکت ایمن.

محل برگزاری و تدارکات

یک مکان مناسب با فضا، امکانات رفاهی و زیرساخت مناسب (برق، اینترنت سرویس بهداشتی و …) انتخاب کنید.

پلان غرفه، تخصیص فضا در غرفه ها و اطمینان از جریان ترافیک کارآمد ایجاد کنید.

ترتیب مبلمان، اجاره تجهیزات، و خدمات غرفه داران (اینترنت، پذیرایی، برق).

تابلوهای نمایشگاه و رویداد و عناصر برندسازی را برای یک تجربه منسجم طراحی کنید.

بازاریابی و تبلیغات

یک استراتژی بازاریابی برای جذب غرفه داران و شرکت کنندگان (ایمیل های هدفمند، رسانه های اجتماعی، تبلیغات) ایجاد کنید.

یک وب سایت رویداد متقاعد کننده با فرم های ثبت نام، فهرست راهنمای غرفه داران و برنامه رویداد ایجاد کنید.

برای دسترسی تبلیغاتی با رسانه ها و تأثیرگذاران صنعت جلسه گذاشته و در اهدافتان با آنها  شریک شوید.

نامزدی شرکت کنندگان

فعالیت ها و جلسات جذاب (سمینارها، کارگاه ها، رویدادهای شبکه، مسابقات) را برنامه ریزی کنید.

یک برنامه تلفن همراه برای اطلاعات رویداد، زمان‌بندی و تعامل با شرکت‌کنندگان توسعه دهید.

نمایشگاه های تعاملی و فضاهای غرفه را برای تشویق مشارکت شرکت کنندگان طراحی کنید.

پیش ثبت نام و عملیات

پیاده سازی سیستم پیش ثبت نام آنلاین برای غرفه داران و شرکت کنندگان.

ایجاد کانال های ارتباطی شفاف برای غرفه داران و کارکنان رویداد.

الزامات تدارکات و کارکنان را برای راه اندازی و اجرای رویداد نهایی کنید.

شروع نمایشگاه و رویداد

عملیات و خدمات مهمان

تخصیص غرفه را مدیریت کنید و از راه اندازی و خرابی صاف اطمینان حاصل کنید.

ارائه خدمات کارآمد ثبت نام و اطلاعات برای شرکت کنندگان.

ارائه خدمات عالی به مشتریان؛ اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان و غرفه داران شما تجربه مثبتی در نمایشگاه شما دارند. این شامل ارائه اطلاعات مفید به آنها، پاسخ دادن به سؤالات آنها و حل هر گونه مشکلی است که ممکن است داشته باشند.

مشارکت و فعالیت های شرکت کنندگان

تسهیل فرصت های شبکه و تشویق تعامل بین شرکت کنندگان و غرفه داران.

میزبان جلسات برنامه ریزی شده، کارگاه ها و تظاهرات طبق برنامه زمان بندی شده است.

بر مشارکت شرکت کنندگان نظارت کنید و فعالیت ها یا جلسات را در صورت نیاز تطبیق دهید.

پس از رویداد

معیارها و بازخورد

بازخورد شرکت کنندگان و غرفه داران و غرفه سازان را از طریق نظرسنجی، پرسشنامه و مصاحبه جمع آوری کنید.

تجزیه و تحلیل داده ها و معیارها برای اندازه گیری موفقیت رویداد در برابر اهداف تعریف شده.

مناطق قابل بهبود را شناسایی کنید و برای رویدادهای آینده برنامه ریزی کنید.

پیگیری و گزارش

برای شرکت کنندگان و غرفه داران ایمیل های تشکر بفرستید.

نکات مهم رویداد و نکات کلیدی را از طریق گزارش ها و رسانه های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

سرنخ ایجاد کنید و فرصت های تجاری پس از رویداد را پرورش دهید.

نکات اضافی

روی تکنولوژی در رویداد سرمایه گذاری کنید تا به شما کمک کند مدیریت و عملیات نمایشگاه خود را ساده کنید. به عنوان مثال، می توانید از یک پلتفرم مدیریت رویداد استفاده کنید که ثبت نام آنلاین، سیستم های فروش بلیط و ابزارهای جذب سرنخ را فراهم می کند. بیشتر در مورد آن در بخش بعدی!(پایینتر) صحبت خواهیم کرد.

برای چالش های پیش بینی نشده آماده باشید و برنامه های اضطراری را در دست اجرا داشته باشید.

برای تطبیق با نیازها و بازخوردهای متغیر در طول فرآیند برنامه ریزی، انعطاف پذیر و سازگار باشید.

استفاده از فناوری رویداد برای بهبود کل تجربه در نمایشگاه‌های تجاری

استفاده از فناوری در رویداد و نمایشگاه می تواند یک تحول بزرگ برای مدیریت نمایشگاه باشد. در اینجا چند راه وجود دارد که می تواند تجربه را برای سازمان دهندگان، غرفه داران و شرکت کنندگان بهبود بخشد:

برای برگزارکنندگان:

همانطور که گفته شد، فناوری می تواند به شما کمک کند تا برنامه ریزی و اجرای نمایشگاه خود را ساده کنید. به عنوان مثال، می توانید از سیستم های ثبت نام آنلاین و فروش بلیط برای مدیریت حضور و غیاب و نرم افزار مدیریت رویداد برای پیگیری بودجه، برنامه و وظایف خود استفاده کنید.

برای غرفه سازان:

با استفاده از یک سایت می توانید غرفه سازان مجاز را به غرفه داران معرفی کرده و کارهای اداری از صدور مجوز ساخت غرفه تا پیگیری های نهایی را مدیریت کنید. غرفه سازی را می توان دومین عامل بزرگ بودن صنعت نمایشگاهی در دنیا دانست چون پس از برگزاری رویداد و نمایشگاه، این غرفه سازان هستند که باید محیط را برای غرفه داران و بازدیدکنندگان آماده کنند.

برای غرفه داران:

فناوری می تواند به غرفه داران کمک کند تا سرنخ ها را جذب کنند و فروش ایجاد کنند. به عنوان مثال، آنها می توانند از ابزارهای جذب سرنخ برای جمع آوری اطلاعات از شرکت کنندگان و برنامه های رویداد برای ارتباط با مشتریان بالقوه استفاده کنند.

برای شرکت کنندگان:

فناوری رویداد می تواند به شرکت کنندگان کمک کند تا از زمان خود در نمایشگاه نهایت استفاده را ببرند. برای مثال، آن‌ها می‌توانند از برنامه‌های رویداد برای یافتن غرفه‌داران، مشاهده برنامه‌ها، برنامه‌ریزی برنامه سفر خود و شبکه‌سازی با غرفه‌داران و سایر شرکت‌کنندگان استفاده کنند.