اجرای پروژه: بازکردن مسیر یا با صورت زمین خوردن

فصل پنجم

در این فصل درباره فاز سوم از مدیریت فرآیندها (پنج گروه فرآیندی) : "فاز اجرا" صحبت می شود.

اصل پاسخ گو بودن

بعد از آغاز و برنامه ریزی، حال محدوده و جهت پروژه را می دانید. می دانید که به کجا باید بروید، نقشه راه و زمان بندی تان هم شفاف و واضح است.

اما چگونه می توان به صورت تیمی اجرای موفقی داشت؟ در یک کلمه می توان گفت پاسخ گو بودن

رهبران موفق پروژه پاسخ گو بودن را تمرین می کنند. وقتی مسئولیتی را بر عهده می گیریم، جلسه ای را قبول می کنیم و تعهدی می دهیم، از خودمان می پرسیم، این کار واقعا چه قدر اهمیت دارد؟ مدیران برجسته ی پروژه واقعا ثابت می کنند که هر درخواست و تعهدی واقعا اهمیت دارد.

"هیچ چیز سریع تر از عهدشکنی اعتماد را از بین نمی برد. درعوض، هیچ چیز بیشتر از وفاداری به عهد، اعتماد سازی نمی کند."  استفان کاوی

 اصل پاسخ گو بودن ساده است: وقتی به تعهداتتان پایبند باشید آدم قابل اعتمادی می شوید. اعتماد اعضای تیمتان را جلب می کنید، اعتماد ذی نفعانتان را نیز به دست می آورید. همچنین آن ها نیز انگیزه پیدا می کنند به شما متعهد بمانند.

پاسخ گویی تیمی

جلسات منظم هفتگی برگزار کنید. روند منظم هفتگی برد یا باخت را  مشخص کنید.

یک روند منظم پاسخ گویی نه فقط نتایج قابل اعتماد را دوباره و دوباره ایجاد می کند، تیم با عملکرد بالایی را نیز تحویلتان می دهد.

ابزار: جلسه پاسخ گویی تیمی

یک جلسه پاسخ گویی تیمی با جلسه بررسی و ضعیت پروژه متفاوت است.

• این جلسات بر روی زمان بندی و بودجه ی پروژه تمرکز دارد. آیا همان جایی که باید باشیم هستیم؟ اگر نیستیم چرا؟

• چگو نه به یکدیگر کمک کمک کنیم و راه را برای هم هموار کنیم؟

• متعهد می شویم که کارهایی را که لازم است انجام دهیم تا پروژه به مسیر اصلی خودش بازگردد.

• جلسه را بدون اتلاف وقت طی می کنیم و از دستور جلسه پیروی می کنیم

جلسه پاسخ گویی تیمی زیاد طول نمی کشد شاید بیست یا حداکثر سی دقیقه. در این جلسه بررسی می کنیم آیا در مسیر هستیم و آیا کسی هست به کمک نیاز داشته باشد یا نه.

این جلسات کوتاه به این دلیل ایجاد می شوند که کنترل تحویل دادنی های خاص مسیر بحرانی را از دست ندهید.

 دیگران را پاسخ گو نگه دارید:

چگونه افرادی را که پاسخ گو نیستید، پاسخگو نگه دارید؟

اول باید خودتان در قبال چهار رفتار بنیادی پاسخ گو باشید. با احترام گذاشتن شروع کنید.

اولین باری که یکی از اعضای تیم به تعهداتش عمل نکرد، از چهار رفتار بنیادی استفاده کنید تا بفهمید چرا این اتفاق افتاده است:

1.     گوش دادن. بگذارید عضو تیم توضیح دهد که چرا نتوانسته به تعهدش عمل کند.

2.     احترام نشان دادن. با او احساس همدردی کنید.

3.     شفاف سازی انتظارات. تعهد را دوباره بیان کنید و برای آن ضرب الاجل را به روز کنید.

4.     پاسخگو بودن. بگذارید فرد بفهمد که تیم برای تعهدات او اهمیت قائل است. هر تعهدی که داده می شود، برای موفقیت پروژه ضروری است.

اگر  افراد را در همواره پاسخ گو نگه دارید دو کار مهم انجام داده اید:

• فرد به مشکلش اعتراف خواهد کرد و میفهمد علاوه بر شما و خودش ، کل تیم را ناامید کرده است.

• بقیه اعضای تیم هم  این وضع را می بینند و با خودشان فکر می کنند هیچ وقت نمی خواهم خود را در این وضعیت قرار دهم.

این راه حل در سطح تیمی پاسخ گویی محض است.

 جلسات پاسخ گویی تیمی

تیم در جلسه پاسخگویی فقط سه کار انجام می دهد:

1.     تمرکز روی تابلو امتیاز تیم: آیا به اهدافمان رسیده ایم؟ آیا طبق زمان بندی پیش رفته ایم؟

2.     گزارش دادن خیلی سریع در مورد تعهدات هفته گذشته

3.     ایجاد تعهدات جدید: این هفته چه کار می توانیم بکنیم تا امتیازمان را بیشتر کنیم؟

برگزاری جلسات بررسی عملکرد

با افراد جلسات خصوصی پاسخ گویی برگزار کنید. به این جلسات بررسی عملکرد می گویند

ابزار: برنامه مکالمات

برنامه مکالمات به شما کمک می کند تا جلسه ی بررسی عملکرد را برنامه ریزی کنید:

قصد و هدف مکالمه چیست؟ هدف شما از این مکالمه چیست؟

واقعیت چه هست؟ واقعیتی که می خواهید به اشتراک گذاشته شود. مثال یا مدرکی در مورد مسئله مورد نظر آماده کرده باشید.

چه اثراتی دارند؟تاثیر هر واقعیت بر پروژه را به روشنی بیان کنید تا طرف مقابل به وضوح مشکل را درک کند

مکالمه را شروع کنید: منطقی، واضح و با احترام  صحبت کنید. دانستن اینکه مکالمه قرار است چگونه تمام شود به آرامش بیشتر برای شروع مکالمه کمک می کند.

اقدام عملی برای حل مشکل: از طرف مقابل برای حل مشکل نظر بخواهید و شفاف سازی انتظارات را شروع کنید.

 جمع بندی:

مجموعه مهارت ها و ابزارهای مرحله ی اجرا

مهارت: ایجاد روند منظم پاسخ گویی

ابزار: جلسه ی پاسخ گویی تیمی

مهارت: برگزاری جلسات بررسی عملکرد

ابزار: برنامه مکالمات