برنامه ریزی پروژه: واقعه اصلی یا سراب؟

فصل 4 درباره برنامه ریزی پروژه صحبت می کند. این دومین مرحله از مدیریت فرآیند (از پنچ گروه فرآیندی) است.

در فصل قبل در فاز آغاز، ذی نفعان شناسایی شدند. ذی نفعان کلیدی مشخص شدند و با آن ها مصاحبه انجام شد تا محدودیت ها، شناسایی و اولویت بندی انجام شود. در نهایت بیانیه پروژه تکمیل و به امضای همه ذی نفعان رسید.

حال وقت آن است که پروژه برنامه ریزی شود.

بیانیه محدوده پروژه به شما می گوید که در کدام جهت حرکت کنید و همانند نقشه، برنامه های پروژه به شما می گوید چگونه به آنجا برسید.

 مدیریت ریسک > شناسایی ریسک

ابتدا باید ریسک های پروژه را شناسایی و سپس اثراتشان را ارزیابی کنید.  فرمول ارزیابی ریسک عبارت است از:

شدت اثر * احتمال وقوع =ریسک واقعی

 مهار کردن ریسک

ریسک های با امتیاز 12 یا بالاتر را باید مهار کنید.

در این حالت 4 گزینه برای مدیریت ریسک پیشنهاد می شود (از ترکیب آن ها نیز می توانید استفاده کنید.).

• انتقال ریسک: واگذار کردن آن به دیگران

• پذیرش ریسک: پذیرفتن آن و در صورت وقوع مقابله با آن

• کاهش ریسک: کاهش احتمال وقوع یا شدت اثر آن

• حذف ریسک: هر کاری انجام دهید تا ریسک از بین برود.

ابزار: برنامه مدیریت ریسک

با توجه به انواع ریسک ها که در جدول ریسک مشخص شد و امتیاز آنها (برای امتیاز بالای 12)، راهبرد و مسئول آن را مشخص کنید تا بتوانید با ذی نفعانتان در میان بگذارید.

زمان بندی پروژه

1.     تهیه ساختار شکست کار

• لیست تحویل دادنی های هر پروژه و اجزای درون هر تحویل دادنی برای تکمیل پروژه

• تحویل دادنی ها در واقع "چه چیزی پروژه" هستند

• ابزار : نقشه های ذهنی، درباره تحویل دادنی ها فکر کنید. به کمک نقشه ذهنی جلسه طوفان فکری برگزار کنید. اجزای تحویل دادنی ها را به کمک طوفان فکری به دست آورید

• ابزار: لیست خطی، از تمام فعالیت های مورد نیاز برای تکمیل هر جز لیستی تهیه کنید

• ابزار: نقشه های چسبان، هر جز را به صورت یک عنوان روی تخته بنویسید و از اعضای تیم بخواهید همه فعالیت های مورد نیاز برای تکمیل هر جز را پیدا کنند.

• ابزار: نمودار گانت، ابزار مناسبی برای تهیه زمان بندی پروژه است. تحویل دادنی ها/ اجزا و فعالیت ها را برای موارد مختلف وارد کنید. وضعیت و درصد پیشرفت را مشخص کنید.

2.     تعیین توالی فعالیت ها

• فعالیت ها "چگونگی" انجام "چه چیزی ها" هستند. باید مشخص شود چه چیزی را چه زمانی باید انجام داد.

• وابستگی بین فعالیت ها که به شروع و پایان یکدیگر وابسته هستند نیز باید مشخص شود.

3.     شناسایی تیم مدیریت پروژه

• در این مرحله می دانید چه کاری باید انجام دهید، چه کسی قرار است آن را انجام دهد؟

4.     تخمین مدت زمان هر تسک

• کار (work) و مدت زمان (duration)  باهم فرق دارند.

• کار در واقع مقدار زمان لازم برای به انجام رساندن یک وظیفه است.

• مدت زمان در واقع زمان مورد نیاز برای انجام کار است.

• برای تحمین زمان مورد انتظار می توان از فرمول زیر استفاده کرد:

  ( زمان خوش بینانه + محتمل ترین زمان *4 + زمان بربینانه ) / 6

5.     شناسایی مسیر بحرانی

• مسیر بحرانی مجموعه ای از فعالیت هاست که مدت  زمان پروژه را تعیین می کنند.

• بهترین افرادتان را به حای تخصیص به فعالیت های شناور به مسیر بحرانی تخصیص دهید.

• جلسه کوتاه پاسخ تیمی تا پیشرفت تحویل دادنی ها را طبق زمان بندی تضمین کنید.

6.     تهیه بودجه پروژه

• بودجه بندی پروژه تان را به دو بخش تقسیم کنید. هزینه های داخلی  و هزینه های خارجی

  کارکرد = تعداد ساعت * هزینه هر ساعت کارکرد

• با جمع کار کرد همه افراد هزینه های داخلی به دست می آید. با جمع هزینه های داخلی و خارجی بودجه پروژه به دست می آید.

تهیه برنامه ارتباطات

برنامه ریزی ارتباطات یعنی تعیین نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی

• ذینفعان: چه کسی چه چیزی را می خواهد، چه زمانی آن را می خواهد، چگونه به دستش خواهد رسید و چه کسی آن را به دستش می رساند

جمع بندی:

مهارت ها و ابزار های برنامه ریزی

• ابزار: ماتریس ریسک

مهارت: برنامه ریزی راهبرد مدیریت ریسک

•      ابزار مهار ریسک

• ابزار برنامه مدیریت ریسک

مهارت: تهیه زمان بندی پروژه

•      ابزار نقشه ذهنی

• ابزار لیست های خطی

• ابزار روش کاغذهای چسبان

• ابزار نمودار گانت

مهارت: تهیه برنامه ارتباطات

• ابزار: برنامه ارتباطات پروژه