فرآیند عالی کلیدی برای مدیریت پروژه است. اما فرآیند فقط نیمی از معامله است. نیم دیگر که به اندازه ی فرآیند مهم است رهبری مردم است.
مدیر غیر رسمی پروژه ای که این نگرش ذهنی را دارد راز موفقیت پروژه را می داند و می تواند آن را پی در پی تکرار کند.
در دهه 80 میلادی بیشتر بر این باور بودیم که شکست پروژه عمدتا شکست کمی است و ناشی از ضعف در مواردی مانند برنامه ریزی، زمان بندی، براورد، کنترل هزینه و اهداف متغیر تمرکز دارد.
در دهه 90 میلادی ما دیدگاه مان را درباره شکست از کمیت محور به کیفیت محور تفییر دادیم.
امروزه بر این باور هستیم که شکست بیشتر ناشی از روحیه ی ضعیف، انگیزه ضعیف، ارتباطات انسانی ضعیف، بهره وری کم و عدم تعهد کارکنان است.
مدیر غیر رسمی با اختیارات غیر رسمی
اختیار غیر رسمی می تواند بسیار قوی تر از اختیار رسمی باشد.
اختیار غیر رسمی به افراد شما القا می کند که خودشان بخواهند در تیم شما بازی کنند و به پیروی برسند.
اختیار رسمی حاصل عناوین و سمت ها است.
اختیار غیر رسمی از شخصیت و توانایی های رهبر نشات می گیرد.
1. احترام گذاشتن
اگر به دیگران احترام بگذارید، دیگران نیز به شما احترام خواهند گذاشت. پاداش احترام، احترام است.
2. اول گوش دادن
شما باید الهام بخش و انگیزه بخش افراد باشید. افراد را مطمین کنید که ان ها را قضاوت نمی کنید.
اصل کلیدی در کار همدلی است. همدل باشید اجازه دهید افراد صحبت کنند.
3. شفاف سازی انتظارات
شما به عنوان مدیر پروژه باید طرز فکر همه را یکسان کنید و این کار بسیار سختی است.
آن ها را در جریان امور قرار دهید .
شفاف نقش هر یک از اعضا را در پروژه توضیح دهید.
شمایِ کلیِ واضح راهی مطمین برای مشارکت دادن افراد است.
روند پروژه را تشریح کنید و انتظارات را شفاف سازید.
4. پاسخ گو بودن
شما باید به عنوان رهبر الگوی دیگران باشید.
رفتاری که از دیگران انتطار دارید از خودتان نشان دهید
سه رفتار اول، احترام گذاشتن، اول گوش دادن و شفاف سازی انتظارات برای پاسخ گو ماندن ضروری است.
هر چه بیشتر به افراد احترام بگذارید و به حرف هایشان گوش دهید و انتظارات شفاف تری داشته باشید، اعضای تیم خودشان را بیشتر مسئول و پاسخگو نگه می دارند و اختیار غیر رسمی بیشتری کسب خواهید کرد.
مدیران پروژه خوب اشتباهاتشان را می پذیرند برای همین هم هست که به ندرت به مدیر پروژه خوب بر می خورید!
رفتار چهارم، پاسخ گو بودن یعنی شفافیت داشتن. شما به عنوان رهبر باید پاسخگوی دیگر افراد باشید.
1. آغاز
تا جای ممکن از ذینفعان ورودی بگیرید تا انتظارات شفاف شود و همه دیدگاه مشترک داشته باشید
2. برنامه ریزی
بر اساس تحویل دادنی ها، بودجه، جداول زمان بندی و برنامه ی زمان بندی را تعریف کنید
3. اجرا
با آغاز و برنامه درست، اجرا به خوبی پیش می رود.
4. نظارت و کنترل
روند پیشرفت را نظارت و کنترل کنید تا مطمین باشید همه چیز طبق انتظارتان پیش می رود. اگر چیزی از مسیر خارج شد رسیدگی کنید. روند پیشرفت را با ذینفعان در میان بگذارید.
5. خاتمه
با خاتمه پروژه، نتایج را بررسی کنید و خروجی های مطلوب برنامه ریزی شده را مقایسه کنید. از تیم قدردانی کنید و آموخته ها را مستند کنید.
خاتمه پروژه تضمین کننده ی بهبود مستمر شما و تیمتان است.
رفتارهای بنیادی همیشه ساده نیستند.
اگر درگیر فرآیندها شوید و رهبری را فراموش کنید ضرر خواهید کرد.
فراموش نکنید که: مردم+ فرآیندها= موفقیت
