استفاده از ست اداری چند سالی است که در ادارات بسیاری رایج شده است. این در حالی است که بعضی از کسب‌وکارها هنوز به لزوم این کار پی نبرده‌اند. به‌نظر این دست از شرکت‌ها و اداره‌ها این کار جز هدر دادن سود و سرمایه نتیجه‌ی دیگری در پی ندارد. جزو هر کدام از این دو دسته باشید، خواندن این مقاله را به شما توصیه می‌کنیم. اگر جزو دسته‌ی اول هستید و فقط برای تقلید از شرکت‌های دیگر این کار را انجام می‌دهید، لازم است چرایی این کار را بیشتر بدانید. به دسته‌ی دوم هم توصیه می‌کنیم با خواندن دلایل و مزیت‌های استفاده از ست اداری، این کار را حتماً شروع کنند.
قبل از اینکه دلایل استفاده از ست اداری را بدانید؛ بهتر است با خود ست اداری بیشتر آشنا شوید. ست اداری مجموعه‌ای از اقلامی است که برای مکاتبات با شرکت‌های دیگر از آن‌ها استفاده می‌شود. این اقلام معمولاً شامل سربرگ‌ها، کارت ویزیت، پاکت نامه، پوشه و مواردی از این دست می‌شود. برای شکل‌دهی به یک ست اداری، معمولاً تمام جزئیات طراحی این اقلام را هماهنگ و متناسب با هم در نظر می‌گیرند. در تمام اقلام ست اداری، لوگو و اطلاعات تماس شما ثبت خواهد شد. همین اتفاق ساده مزایای زیادی برای شرکت و سازمان شما رقم می‌زند.
استفاده از ست اداری مزایایی دارد که در زیر بیشتر با آن‌ها آشنا می‌شوید. دانستن این مزایای می‌تواند در انجام بهتر طراحی ست اداری به شما کمک کند.
اینکه شما مجموعه اقلامی در اختیار داشته باشید که لگو برند و اطلاعات تماس شما در آن ثبت شده است؛ به نوعی هویت و اعتبار به سازمان شما می‌دهد. کافیست افرادی‌که مکاتبات فراوانی با شما دارند، به دفعات زیاد لگو سازمان شما را ببینند. همین مورد نوعی هویت به سازمان شما می‌دهد و افراد بیشتری شما را می‌شناسند.
یک فضای رسمی، رفتار حرفه‌ای و رسمی طلب می‌کند. استفاده از ست اداری یکی از پایه‌های همین رفتار رسمی و حرفه‌ای است. لگو درج شده در اقلام ست اداری، به مخاطب نشان می‌دهد شما سازمانی در حال پیشرفت هستید و به اندازه‌ی کافی رسمیت دارید.
اعتماد مشتری به محض اطمینان از رسمیت و هویت شما بیشتر می‌شود. دیدن یک سری اطلاعات تماس و لگو شرکت به او این اطمینان را می‌دهند که می‌تواند بدون دغدغه و نگرانی از محصولات و خدمات شما استفاده کند. مشتریان به دنبال این هستند که از رفتار شما متوجه دقت و ظرافت کار شما باشند. همین که می‌بینند شما حتی در جزئی‌ترین مسائل شرکت خود دقیق هستید؛ بیشتر به شما اعتماد می‌کنند. مثلاً اگر خودکاری با لگو و رنگ شرکت دست آن‌ها بدهید؛ تغییرات زیادی در زاویه دید مشتری نسبت به شرکت می‌توانید مشاهده کنید.
روی کارت ویزیت، سربرگ یا حتی پاکت‌نامه‌ای که شما در مکاتبات استفاده می‌کنید؛ اطلاعات شما ثبت شده است. شماره تماس، آدرس ایمیل و آدرس وب‌سایت شما به گم نشدن و ارتباط بیشتر مخاطب با شما کمک می‌کنند. این قضیه باعث می‌شود اگر کسی به شما نیاز پیدا کرد به‌راحتی به شما دسترسی پیدا کند.
هنگامی که شما خود را در فضای شرکت و کسب‌وکارها قرار می‌دهید، احتمال دزدیده شدن اطلاعات و گفته‌های شما وجود دارد. این مورد فقط در صورتی می‌تواند کم شود که شما تمهیدات لازم را اندیشیده باشید. یکی از این تمهیدات استفاده از ست اداری و اقلام مختص به شرکت شماست. طبیعتاً برداشتن اطلاعات از برگ‌هایی که اطلاعات شرکت در آن ثبت شده است، بسیار سخت‌تر از یک برگه‌ی بی‌نام و نشان عادی است.
اگر قصد بستن یک قرداد مهم را دارید، استفاده از ست اداری احتمال رخ دادن هر نوع سواستفاده را خنثی می‌کند. به‌علاوه پاکت‌هایی که آدرس شما در آن ثبت شده است، قفل سفت و سختی برای این دست از قردادهاست. این نوع پاکت‌ها از گم شدن قردادهای مهم جلوگیری می‌کنند.
وقتی مشتری وارد یک سازمان می‌شود، معمولاً به جزئیات کاری شما توجه زیادی نشان می‌دهد. استفاده از ست اداری به او این اطمینان را می‌دهد که شما شرکتی منظم و معتبر هستید. نشان دادن همین نظم و ترتیب سندی بر درستی کار شماست. شما احتمالاً از پس انجام کار مشتری هم در موقع و زمان مقرر به‌خوبی برخواهید آمد.
📷
در کشوری که مردم، به‌هیچ عنوان دید خوبی نسبت به تبلیغات ندارند، روش‌های غیر مستقیم تبلیغات بسیار کاربردی شده‌اند. حتماً نباید هزینه‌ی گزافی بابت تبلیغات تلویزیونی بدهید. همین که مشتری کارت ویزیت شما را می‌بینید و با برند شما آشنا می‌شود، خودش نوعی تبلیغ است. برگه‌هایی که شما با لگو و نام خودتان تحویل مشتری می‌دهید، تا مدت‌ها نام شما را بدون اینکه ذره‌ای تلاش کنید، برای مشتری یادآوری می‌کنند. این تداعی ساده گاهی از میلیون‌ها تبلیغ در رسانه‌های آنلاین و آفلاین سودمندتر است.
فرض کنید کارت ویزیت یک مشتری به دست مشتریان و مخاطبان دیگر هم برسد. در چنین شرایطی شما یک شبکه‌ی ارتباطی ساخته‌اید که می‌تواند فروش زیادی برای شما به ارمغان بیاورند. نکته‌ی قابل توجه این است که شما برای ساختن این شبکه‌ی ارتباطی تلاش زیادی به‌کار نگرفته‌اید. این کارت ویزیت با لگو و نام برند شماست که شبکه‌سازی را برای شما به مدت طولانی و حتی در فاصله‌ای دور از شرکت شما به عهده می‌گیرد.
هر چیزی که مخاطب از شما می‌بیند، هویت برند شما را در ذهن او کامل‌تر می‌کند. هنگامی‌که او با ست اداری خلاقانه و زیبای شما مواجه می‌شود، حس خوبی نسبت به برند شما پیدا می‌کند. استفاده از ست اداری خلاقانه این حس را به او می‌دهد که می‌تواند با شرکتی ظریف و خلاقانه مثل شرکت شما ارتباط بیشتری بگیرد. همین یک مورد ظاهراً بی‌اهیمت در ساختن هویت برند شما نقش به‌سزایی ایفا می‌کند.
برای پیشی گرفتن از رقبا، نیاز به کارهای سخت و هزینه‌بر نیست. همین که نام و هویت شما در دست مشتریان باشد به این معناست که یک قدم از رقیب خود جلوترید. اینکه شما با سربرگ و لگو اختصاصی خود با مشتری ارتباط گرفته‌اید به او این اعتماد را می‌دهد که شما قابل اعتماد و معتبرتر هستید. با استفاده از ست اداری، شما فرصت گرفتن فرصت‌های طلایی و مشارکت با مشتریان بزرگ را از دست رقبای خود می‌گیرید. چنین مشتریانی معمولاً تک به تک رفتار و جزئیات شرکت شما را می‌سنجند و این موضوع برای آن‌ها پر اهمیت است.
استفاده از ست اداری علاوه‌بر اینکه هویت و رسمیت برند شما را تضمین می‌کند؛ در آسودگی خیال مشتریان شما هم بسیار مؤثر است. همچنین به‌واسطه‌ی ست اداری شما می‌توانید شبکه‌ی ارتباطات سازمان خود را گسترده‌تر سازید. این کار احتمال جلب نظر مشتریان بزرگ و پر سرمایه را برای شما بیشتر می‌کند. اگر هم هزینه‌ی کمی برای تبلیغات دارید و می‌خواهید علاوه‌بر تبلیغات به شیوه‌ی دیگری هم دیده شوید، استفاده از ست اداری یکی از کارهای کوچک اما کاربردی است.
به‌نظر می‌رسد تمام این عوامل برای راضی شدن یک مدیر و استفاده از این ست‌ها کفایت می‌کند. تنها بحث باقی مانده مسئله‌ی چاپ اقلام ست اداری است. اگر در این راه به کمک نیاز داشتید، متخصصان شبکه چاپ آماده‌ی همراهی شما هستند. برای محقق شدن تمام مزایای گفته‌شده حتماً با این متخصصان در تماس باشید.
📷
