یکی از رایج ترین روش های کنترل تردد پرسنل استفاده از فناوری های بیومتریک می باشد، که دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یکی از آنها است. در سراسر دنیا، دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی در کسب و کارها محبوبیت زیادی دارند. صاحبان کسب و کار امروزه، سیستم های حضور و غیاب سنتی و قدیمی خود را، با دستگاه های حضور غیاب جدید جایگزین می کنند.
فناوری های بیومتریک ویژگی های خاص هر کارمند را مشخص می کنند و توسط دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک مثل دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی و یا تشخیص چهره می توان از حضور فیزیکی کارمندان در محیط کار مطمئن شد. به این دلیل که اثر انگشت و یا چهره هر شخص کاملا منحصر به فرد بوده و قابلیت جعل را ندارد.
در ادامه انواع دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی را معرفی کرده و فناوری تشخیص اثر انگشت، ویژگی ها، مزایا و نحوه شناسایی کارمندان را مورد بررسی قرار می دهیم.
این دستگاه با قابلیت تشخیص اثر انگشت، رمز، کارت و یا ترکیبی از این سه حالت برای شناسایی افراد مورد استفاده قرار می گیرد. از کاربرد های این دستگاه می توان به قابیلت شناسایی اثر انگشت تقلبی اشاره کرد، یعنی می تواند اثر انگشت های تقلبی ساخته شده از کاغذ، پلاستیک و سیلیکون را به راحتی تشخیص دهد.
به طور کلی می توان گفت تکنولوژی هایی که در سیستم بیومتریک مورد استفاده قرار می گیرند معمولا برای اهدافی مثل حضور و غیاب افراد استفاده می شوند. با درنظر داشتن این موضوع که اعتبار سنجی های بیومتریک برای هر فرد منحصر به فرد بوده، نمی توان آن ها را کپی و یا جعل کرد، بنابراین برای احراز هویت هر کارمند، روش بیومتریک دقیق ترین نوع شناسایی محسوب می شود. با تهیه یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، یا تشخیص چهره و یا کارت، زمان ثبت تردد را می توان به کمتر از یک ثانیه کاهش داد.
زمان ورود کارمندان باید انگشت خود را بر روی دستگاه قرارداده و از این طریق اثر انگشت خود را به آن معرفی نمایند. این دستگاه، اسکن تهیه شده از اثر انگشت شخص را با اثر انگشت های موجود در پایگاه داده مقایسه نموده و در صورتی که اثر انگشت شخص با الگو های از پیش تعیین شده مطابقت داشت، آن پرسنل شناسایی شده و تایم ورود یا خروج او ثبت می شود. در غیر این صورت پرسنل شناسایی نشده و زمان ورود و خروج نیز ثبت نمی شود.
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی خیالتان راحت است که اطلاعات شخصی و بیومتریک هر شخص کاملا مطمئن و ایمن هستند، ولی در دستگاه های کارتی این نگرانی برای کارمندان وجود دارد که کارت خود را فراموش کرده و یا گم کنند. از سوی دیگر برای مدیران و کارفرمایان این نگرانی همیشه وجود دارد که در صورت نبود آن ها، افراد دیگری به جای صاحب کارت تردد او را را ثبت کنند.
· شما نمی توانید در دستگاه اثر انگشتی یک الگوی اثر انگشت را حدس بزنید ولی در دیگر سیستم های حضور و غیاب مثل رمزی امکان دارد رمز عبور را حدس بزنید.
· شما در دستگاه های اثر انگشتی با اثر انگشت خود نمی توانید تردد فرد دیگری را ثبت کنید ولی در سیستم های کارتی ممکن است پرسنل در زمان ورود علاوه بر کارت خود، کارت پرسنل دیگری را نیز ثبت کند.
· احتمال این که در دیگر سیستم های حضور و غیاب پسورد خود را فراموش کنید زیاد است، ولی شما در دستگاه های حضور و غیاب اثرانگشتی همیشه اجزای بیومتریک خود را به همراه دارید.
· همانطور که گفتیم ویژگی های فیزیولوژیکی و بیومتریک اثر انگشت را نمی توان جعل و یا تکرار کرد.
کارفرمایان و مدیران همیشه از این بابت احساس رضایت دارند.
زیرا می توانند زمان حضور هریک از کارکنان را با این دستگاه ها به طور دقیق بررسی کنند.
· به وسیله سیستم حضور و غیاب اثر انگشتی شما می توانید به صورت کاملا مجزا برای هر پرسنل، ویژگی های بیولوژیکی منحصر به فردی را ثبت کنید.
· دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی از راه دور روی حضور پرسنل نظارت می کنند به صورتی که این تکنولوژی می تواند با دستگاه های تلفن همراه، نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و اینترنت ادغام شده و به کارفرمایان این امکان را می دهد تا روی کار کارمندانی که در نقاط دور افتاده فعالیت دارند نظارت داشته باشند.
· شروع به صرفه جویی در پول و کنترل هزینه کار، بر اساس تحقیقات انجام شده، شرکت هایی که بدون دستگاه های بیومتریک فعالیت می کنند، متاسفانه حدود 10 درصد بیشتر از حقوق و دستمزد عادی، ناخودآگاه به علت خرابکاری های زمانی و محاسبات اشتباه به وسیله کارمندان، پرداخت می شود. برای یک شرکت با 10 نفر کارمند، این ضرر می تواند سالانه بیش از ده ها میلیون تومان باشد، پس استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی می تواند از این خسارت جلوگیری کند.
· افزایش بهره وری کارکنانی که نسبت به شغلشان علاقه بیشتری دارند، سیستم های قدیمی این بازدهی را به دقت نشان نمی دادند و کارمندان بدون ثبت ساعت خروج محل کار خود را ترک می کردند و یا می توانستند تقلب کنند ولی این دستگاه ها این موانع را حذف کرده و میزان بهره وری کارکنان فعال را می توانند تا حد زیادی افزایش دهند.
· بهبود رضایت شغلی کارکنان، زمانی که پرسنل تایم اضافی را بدون امتیاز صرف می کنند، موجب ناراحتی آنها شده و مدیران این زمان ها را می توانند توسط ساعت های حضور و غیاب ثبت شده در سیستم به عنوان اضافه کاری تعریف کنند و برای کارمندان مبنای درآمدی دوم به حساب می آید.
· بهبود مسئولیت پرسنل برای مدیریت زمان، اطلاعات جمع آوری شده با نرم افزار و دستگاه های حضور و غیاب یک سند حسابرسی مشخص برای تعداد و زمان روز های حضور پرسنل ایجاد می کند و می توانند با بهبود زمان بندی پرسنل به درستی زمان را مدیریت کنند و در محل کار پاسخگو باشند.
· یکی از راه های کمک به کارکنان توسط دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی می باشد. زیرا که پرسنل مجبور به پانچ کارت ها نیستند و شرکت هزینه ای را برای صدور آن ها متقبل نمی شود. آن ها با دستگاه حضور و غیاب انگشتی فقط باید با انگشت دست خود دستگاه را لمس کنند.
· گزارش گیری و دسترسی فوری برای مدیران، پرس و جو و تجزیه و تحلیل، سازمان شما را قادر می سازد که به صورت فعال به مدیریت کسب وکارتان رسیدگی کنید.
به دست آوردن یک دید کامل توسط گزارش گیری آسان از سیستم های حضور و غیاب، به شما کمک می کند تا در زمان لازم بتوانید تصمیم بگیرید.
· نرم افزار ها و دستگاه های حضور و غیاب فراموش شدن یک فرایند دستی را حذف کرده و همه ی سیستم شما را خودکار می کنند.
