در گذشته، ثبت تردد کارکنان و پرسنل در سازمان ها و شرکت های گوناگون به صورت دستی و غیراتوماتیک انجام می شد. در این شرایط، تمام اطلاعات ثبت شده در آخر هر ماه جمع آوری می شد و به کمک این اطلاعات مبالغ حقوق و دستمزد محاسبه می گردید.
ثبت تردد کارکنان و پرسنل به صورت دستی چندین و چند سال راهکار سازمانی و اصلی بسیاری از شرکت ها بوده، که مشکلات متعددی را برای مدیران به همراه داشته است. اما در همین چند سال اخیر بود که استفاده از نرم افزار های هوشمند و اتوماتیک کنترل تردد پرسنل در ادارات و سازمان ها رشد زیادی کرد.
این سیستم ها بر تردد پرسنل کنترل و نظارت بالایی دارند و می توانند به صورت دقیق حقوق و مزایای آن ها را محاسبه کنند و همچنین امنیت پرسنل خود را ایجاد نمایند که این باعث می شود این دستگاه از ضروریات هر کسب وکاری به حساب بیاید.
سیستم ثبت و کنترل تردد پرسنل این قابلیت را دارد که برای تشخیص از کارت های هوشمند، اثرانگشت، اسکن چهره و…استفاده کند. همچنین با استفاده از این دستگاه ها ضمن دقت بیشتر در محاسبه تردد پرسنل، سرعت و سهولت محاسبه کارکرد نیز بیشتر می شود.
سیستم های حضور و غیاب می توانند نقش مهمی در انجام وظیفه مدیریت کارکنان داشته باشند و بسیاری از مدیران موفق در انجام وظیفه خود از این سیستم ها استفاده می کنند و به نحوه احسنت روند صعودی را مشاهده می کنند.
درواقع این یک سیستم است که شما می توانید به کمک آن حضور و غیاب کارکنان خود را به صورت کامل و درست ثبت کنید و با کمک این گزارش ها می توانید به ارزشیابی نهایی عملکرد کارکنان خود بپردازید.
سامانه حضور و غیاب برای مانیتور‌کردن زمان آغاز و پایان کار پرسنل می باشد و به این سیستم، سیستم کنترل تردد نیز می گویند.
این سیستم به کارفرما کمک می کند تا ساعات کاری پرسنل، تاخیردر ورود و خروج، مرخصی و ماموریت را به مدیریت مالی گزارش دهد و از پرداخت های غیرضروری جلوگیری کند.
با استفاده از سیستم حضور و غیاب، پرسنل ورود و خروج خود را به شکل اتوماتیک از طریق دستگاه کنترل تردد مثل دستگاه کارتخوان، ساعت زنی و کارت زنی ثبت می کنند که از طریق کامپیوتر و یا موبایل ثبت می کنند. همچنین با ثبت اطلاعات ورود و خروج و انتقال آن به نرم افزار، عملکرد پرسنل و کارکنان به صورت دقیق و بدون خطای انسانی محاسبه می شود.
با بهره گیری از یک اتوماسیون حضور و غیاب مناسب، به راحتی می توانید از ساعات کارکرد، تاخیر، غیبت، مرخصی و اضافه کاری پرسنل خود مطلع شده و مدیریت بهتری بر میزان تردد کارکنان خود داشته باشید.
یکی از روش های ثبت تردد پرسنل استفاده از دستگاه هایی با قابلیت تشخیص کارت می باشد. از ویژگی های این فناوری می توانیم به عملکرد بسیار ساده، سرعت شناسایی بالا و قیمت بسیار مناسب دستگاه اشاره کنیم.
یکی دیگر از روش های ثبت حضور و غیاب پرسنل، استفاده از اثرانگشت می باشد. و این اتوماسیون کنترل تردد دارای یک فناوری بیومتریک است که برای احراز هویت پرسنل از اثر انگشت آنها استفاده می کند که نحوه کار آن به صورت اسکن خطوط و برآمدگی های انگشت می باشد.
از دیگر روش های کنترل و ثبت تردد پرسنل و کارکنان یک سازمان، اتوماسیون کنترل تردد با اسکن عنبیه و شبکیه چهره کاربران می باشد. که یک از بهترین نوع دستگاه کنترل تردد است که امنیت بالایی را هم شامل می شود و این قابلیت را دارد که به هیچ وجه نمی توانید آن را دور بزنید و در اجرای کنترل تردد تقلب کنید.
یک سامانه یا سیستم حضور غیاب هوشمند شامل دستگاه و نرم‌افزار می باشد و وظیفه اصلی دستگاه ثبت و جمع آوری اطلاعات ورود و خروج پرسنل، ایجاد گزارش های دقیق و مورد نیاز مدیران که با استفاده از نرم افزار و بدون ایجاد خطای انسانی ارائه می شود. در این روش تمام اطلاعات ورودی و خروجی کارکنان که شامل ماموریت، مرخصی، تاخیر و بسیاری دیگر از کار ها پردازش و به مدیریت مالی ارسال می شود و به نحوه محاسبه حقوق کمک می کند.
این نرم افزار به این دلیل که به طور مستقیم به اینترنت متصل است این قابلیت را دارد که به طور مستقیم به هر ویندوزی متصل شود. حتی این قابلیت را هم دارد که به سیستم عامل های اندروید و ios متصل می شوند و یک پلتفرم با کارایی آسان در اختیار مدیران قرار می دهد.
اگر خواهان امنیت بالایی برای کارکنان خود هستید می توانید از این ابزار استفاده کنید که قابلیت عکس برداری پرسنل را داشته باشد. این دستگاه های کنترل تردد این قابلیت را دارند که شیفت های کاری اداری را تعریف کنند و به صورت مستقیم گزارش گیری انجام دهد.
بعضی از این نرم اافزار ها نیاز به دستگاه ندارند و به صورت آنلاین کار خود را انجام می دهند و می توانند در چندین شعبه کنترل تردد را انجام دهند و مشکلی برای آن ها ایجاد نکنند و در هزینه ها هم صرفه جویی کنند این دستگاه ها می توانند اطلاعات شما را تا چند سال بدون ایراد در خود نگه دارند، مرخصی های سالنه پرسنل را حساب می کند و به جای استفاده از کاغذ بازی و اجازه مستقیم از مدیر مرخصی را تایید و آن را ثبت می کند.
از مزایای این سیستم کنترل تردد می توانیم مواردی را با هم بررسی کنیم.
