تجربهای از دل نظام برنامهریزی و نظارت
جلسه برگزار میکنیم.
صورتجلسه مینویسیم.
اما دو هفته بعد که پیگیری میکنیم، میبینیم هیچ اتفاقی نیفتاده است.
آشناست؟
ما فکر میکنیم مشکل از «تعداد جلسات» است. در حالی که مشکل اصلی، «طراحی جلسه» است.
در فضای برنامهریزی و نظارت، اگر جلسه را درست طراحی نکنیم، تبدیل میشود به یک گفتوگوی بیپایان؛ نه یک کارخانه تصمیمسازی.
بر اساس تجربه، جلسات بیخروجی معمولاً به یکی از این پنج بیماری مبتلا هستند:
۱. مسئله تعریف نشده است
وارد جلسه میشویم بدون اینکه بدانیم دقیقاً دنبال چه هستیم. نتیجه؟ یک گپ دوستانه یا بحث عمومی.
راهحل: جلسه را با یک سوال مشخص شروع کنید: «در پایان این جلسه دقیقاً باید به چه تصمیمی برسیم؟»
۲. داده داریم، اما مسئله نداریم
گزارشهای رنگارنگ ارائه میشود، نمودارها و آمار بالا و پایین میرود، اما هیچکس نمیداند این دادهها میخواهند کدام مشکل را حل کنند.
دادهای که به انتخاب بین گزینهها کمک نکند، فقط سرگرمی است.
۳. نقشها روشن نیست
چه کسی تصمیم میگیرد؟ چه کسی اجرا میکند؟ چه کسی پیگیری میکند؟
تا این سه ضلع مثلث مشخص نباشد، خروجی جلسه چیزی فراتر از یک «توافق ضمنی» نخواهد بود که به راحتی فراموش میشود.
۴. تصمیم به «اقدام» تبدیل نمیشود
در پایان جلسه میگوییم: «جمعبندی شد» و تمام!
جمعبندی با «اقدام» فرق دارد. هر تصمیم باید یک دستور کار عملیاتی باشد با سه مؤلفه:
چه کاری باید انجام شود؟
توسط چه کسی؟
تا چه زمانی؟
۵. پیگیری نظاممند وجود ندارد
جلسه بدون سازوکار پیگیری، شبیه آب در هاون کوبیدن است. اگر در نظام نظارت، شاخصی برای رصد مصوبات نداشته باشیم، تصمیمها پس از مدتی در بروکراسی روزمره محو میشوند.
یک پیشنهاد ساده (که جلسات را متحول میکند)
قبل از اینکه دعوتنامه جلسه را ارسال کنید، یک لحظه مکث کنید و به این سه سوال جواب دهید:
۱. خروجی دقیق این جلسه چیست؟ (یک تصمیم شفاف)
۲. برای گرفتن آن تصمیم، به چه دادهای نیاز داریم؟ (و نه بیشتر)
۳. این تصمیم را چگونه و چه زمانی پیگیری کنیم؟
اگر پاسخ شفافی به این سه سوال داشتیم، جلسه ما از یک «گفتوگو» به یک «تصمیم» تبدیل شده است.
و همیشه یادمان باشد:
جلسه خوب، جلسه طولانی نیست؛ جلسهای است که در پایانش، تیم بداند فردا باید چه کاری انجام دهد.
Shahab Arjmand
Interpret before you report.
اعداد اگر درست فهمیده شوند، روایت میسازند.
