بسیاری از ما در نگارش اسناد رسمی، حقوقی و اداری که به عهده خود شخص گذاشته می‌شود، به مشکل می‌خوریم. نگارش نامه اداری و یا نگارش اظهارنامه از رایج‌ترین چالش‌های حال حاضر هستند که در این مقاله به نکات آن می‌پردازیم. نگارش نامه اداری به سبب ماهیت و کاربرد آن، اهمیت بالایی دارد. همینطور اظهارنامه‌ها و اسناد حقوقی که به دادگاه ارائه می‌شوند، نیاز به دقت بالا در نگارش دارند.
نامه‌های اداری براساس کاربرد و محتوایی که دارند، به انواع و مدل‌های متفاوتی تقسیم می‌شوند. هر کارمند یا مدیر، در صورت نیاز به نگارش یک نامه اداری، باید انواع نامه‌های اداری را بررسی کند، تا متوجه شود که مطلب یا درخواست خود را در چه نوعی از نامه‌های اداری باید بگنجاند. در ادامه این بخش، انواع نامه‌های اداری و تفاوت آن‌ها با سایر نامه‌ها را بررسی می‌کنیم. ناگفته نماند که این نکته به شما کمک شایانی در زمینه تنظیم نامه اداری می‌کند.
نامه‌ها با توجه به این که از در یک سازمان یا اداره رد و بدل می‌شوند یا از اداره‌ای به اداره دیگر ارسال می‌شوند، به دو دسته نامه‌های داخلی (یا نامه‌های درون‌سازمانی) و نامه‌های بیرونی (یا نامه‌های برون‌سازمانی) تقسیم می‌شوند.
لازم است که در تنظیم نامه اداری با دو نوع نامه، که اصطلاحا درخواست‌نامه و نامه دستوری نامیده می‌شوند، آشنا باشید. گفتنی است که بسیاری از نامه‌های اداری جزو این دو نوع نامه قرار می‌گیرند؛ در نتیجه کارمندان و مدیران شرکت‌ها در نگارش نامه اداری باید توجه ویژه‌ای به این مسئله داشته باشند.
زمانی‌که قصد یکی از کارکنان سازمان، تنظیم نامه اداری برای ارسال یک درخواست به مدیریت است، باید یک درخواست‌نامه تنظیم کند. درخواست‌نامه یا نامه درخواستی، برای ایجاد ارتباط میان کارمندان (بخش‌های پایین اداره) با مدیران (بخش‌های بالایی اداره) است.
مدیر عامل یا سایر مدیران سازمان‌ها، در زمان نگارش نامه اداری باید توجه ویژه‌ای به اصول نگارش نامه‌های دستوری داشته باشند. همانطور که از عنوان این نامه مشخص است، در زمانی نوشته می‌شود که سرپرست یک مجموعه یا بخش، قصد داشته باشد نکته خاصی را به کارمندان خود ابلاغ کند و آن‌ها را موظف نمایند که فرایند خاصی را عملی کنند.
اظهارنامه یکی از پر اهمیت ترین ابزارهایی می‌باشد که شخص برای کسب حق و حقوقشان با نگارش و ارسال یک آن برای طرف مقابلشان، قصد دریافت حقوقشان را مطالبه می‌کنند. نگارش و تنظیم اظهارنامه همچون سایر برگه های قضایی اصول خاصی دارد که اشخاص می‌توانند با پرداخت هزینه از متخصصان حقوقی کمک بگیرند در حالی که تنظیم اظهار نامه آنقدر هم سخت و دشوار نیست.
از آنجایی که اظهارنامه یک سند حقوقی می‌باشد و باید اهمیت ویژه‌ای برای آن قائل شد، آشنایی با انواع اظهارنامه به نگارش درست آن کمک می‌کند. در ادامه دو نوع اظهارنامه مالیاتی و حقوقی ر ا عنوان کردیم:
· اظهارنامه مالیاتی
این اوراق عموما از طرف یک شخص حقیقی یا حقوقی به اداره دارایی ارسال شده و مالیات پرداختی را تعیین می‌کند که انواع گوناگونی مثل اظهارنامه عملکرد، اظهارنامه مالیات بر ارث و مالیات املاک و مغازه شامل می‌شود.
· اظهارنامه حقوقی
این نوع نامه‌ای حقوقی و رسمی است که از طرف شاکی به متهم ارسال می‌شود که در بخش قبلی به تنظیم اظهار نامه اشاره داشتیم.
اول از همه باید بدانید که نگارش اظهارنامه فقط برای گرفتن حق نمی باشد، بلکه هر فردی می تواند انواع مختلفی اظهارنامه را آماده کند از نگارش اظهارنامه درمورد معاملات گرفته تا روابط و تعهدات. در پایان حتما به متن نگارش نامه‌های اداری و اظهارنامه‌ها توجه داشته باشید که از کلمات مودبانه استفاده کنید. شما می‌توانید از طریق اپلیکیشن شهرداد اقدام به نگارش نامه ادارای و نگارش اظهارنامه کنید و از دردسرهای رایج نگارش انواع سند دور باشید.
