وجود دستگاه حضور و غیاب برای تسریع روند کار و راحتی کار کارکنان اهمیت زیادی دارد با توجه به این که امروزه دیگر نمی توان از سیستم حضور غیاب قدیمی و سنتی برای حضور و غیاب افراد در سیستم اداری و کارخانه ها و کارگاه ها استفاده کرد.
سیستم های حضور و غیاب به صورتی که نقش بسیار مهمی در مدیریت کارکنان دارند می توانند با برنامه ریزی های دقیق و حساب شده توسط نرم افزارهای خاص مشکلات غیبت ها یا تأخیرهای کارکنان را برطرف کنند.
با استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب مدیران می توانند در لحظه امکان حضور کارکنان خود را در سیستم اداری ثبت کند انواع مختلفی از دستگاه های حضور و غیاب وجود دارد که در این مقاله می خواهیم درباره آنها توضیح دهیم.
این سیستم‌ها به صورتی طراحی شده اند که راهکاری برای ثبت و ضبط زمانی که کارکنان در کارخانه و اداره و یک موسسه حضور دارند یا حضور ندارند ارائه می دهد.
در واقع این سیستم به مدیران کمک می کند که حضور و غیاب کارکنان موسسه خود را مستند کنند و در نهایت و ارزشیابی نهایی و مرکز کرد کارکنان خود به به خوبی بپردازند.
استفاده از دستگاه حضور و غیاب های مختلفی انجام میشود مطابق انواع دستگاه کنترل تردد ی که وجود دارد و به فروش می‌رود می‌رسد.
هر کدام از این دستگاهها معایب و مزایای خاصی دارند و استفاده از هر کدام روش کارکرد متفاوتی خواهد داشت.
در هر صورت استفاده از سیستم حضور و غیاب بسیار راحت‌تر از نوع سنتی و قدیمی خواهد بود،بدین صورت که به شخص خاصی برای مراجعه به تک تک افراد و آگاهی از اینکه آیا آنها در مرکز حضور دارند یا نه، نخواهد بود.
همچنین امکان کم کاری یا به ایجاد بهانه های الکی برای افرادی که میخواهند از زیر کار در بروند با استفاده از دستگاه حضور و غیاب وجود ندارد.
برخی از این دستگاه ها به صورت مثبت بر روی برگه فعالیت می‌کنند و بعضی از دیگر این دستگاه های حضور و غیاب به صورت اینکه در یکسری دفاتر مخصوص مورد استفاده قرار می گیرد.
بعضی از این دستگاه ها دارای کارت مخصوص بودند که کارت ها را بین افراد و کارکنان پخش میکند و افراد برای اعلام حضور و غیاب خود از این کارت ها استفاده می کنند.
بعضی دیگر از کارکنان و ادارات از نرم‌افزارهای آنلاین که بر روی سیستم ها و موبایل های همراه نصب میشود استفاده می کند.
گرچه این نرم افزارها از سیستم جی پی اس و مکان یابی بدون شک استفاده خواهند کرد.
امروزه با وجود پیشرفتهای فراوانی که شده شیوه ثبت حضور و غیاب در کاغذ و چارت سنتی دیگر کمتر استفاده میشود و برای اجرای سرعت کار بیشتر از نرم افزارها استفاده می کنند مخصوصاً در سازمان‌ها و اداراتی که تعداد کارکنان بسیار زیاد است.
در هر موسسه و مراکزی که تعداد کارکنان بسیار زیاد بوده یا حتی نیاز است که همه کارکنان در سر تایم مخصوصی در موسسه حضور یافته و در سال تایم خاصی از موسسه خارج شود و حضور و غیاب آنها اهمیت زیادی دارد باید کارفرمایان و مدیریت این موسسات به نصب دستگاه حضور و غیاب و استفاده از سیستم و نرم افزارهای حضور و غیاب روی آورند.
این سیستم ها یکی از الزامات دستگاه‌های اداری امروزه به حساب می‌آید و حتی بعضی از شرکت‌های بیمه نیز از آنها استفاده می کنند.
نحوه کار و اینکه از چه نوع دستگاهی استفاده کنید اهمیت زیادی ندارد و بیشتر این که دقیقاً کارکنان در چه ساعتی وارد سیستم شده و در چه ساعتی از موسسه خارج می‌شوند و زمانی که مدت زمانی که در موسسه حضور دارند اهمیت دارد.
استفاده از دستگاه کنترل تردد می تواند بدون هیچ مشکل و خرابی تایم کاری کارکنان را عادلانه محاسبه کند .
مدیران با استفاده از سیستم های حضور و غیاب این امکان را دارند که از ساعت کاری تک تک کارکنان خود به صورت دقیق مطلع شود.
استفاده از این دستگاه ها این قابلیت را در اختیار کارفرمایان می‌گذارد که اگر فعالیت کارکنان به صورت ساعتی باشد.
دستگاه کنترل تردد برای محاسبه دقیق دستمزد کارکنان بسیارمورد استفاده قرار می گیرد در این حالت مدیران به راحتی می‌توانند از زمان کاری انجام شده و همچنین اضافه کاری و افزایش حقوق کارکنان و میزان دستمزد پرداختی آنها با توجه به ساعت حضور در موسسه اطلاع پیدا کنند.
اگر شما نیز یک کسب و کار دارید که تعداد زیادی کارمند برای شما فعالیت می‌کنند باید بدانید که کارکنانتان چگونه فعالیت کرده و چه زمانی وارد محل کار می‌شوند و در موسسه تان حضور دارند و در چه زمانی موسسه و محل کار خود را ترک می‌کنند.
اگر از دستگاه حضور و غیاب استفاده نکنید شاید متوجه غیبت های درست و زیاد تعدادی از کارکنان خود نشوید.
با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب می توانید به پیگیری رفتار کارکنان تان بپردازید و این پیگیری این امکان را می‌دهد که تعهد کاری و وظیفه‌شناسی کارکنان را متوجه شوید.
همچنین شما با استفاده از سیستم حضور و غیاب تعداد روزهای کاری افراد را می سنجید و با توجه به سیاست و سیاست های مدیریتی خود روش مدیریت را اجرا خواهید کرد.
روش های مختلفی و همچنین دستگاه‌های مختلفی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان وجود دارد.
یکی از این روشها استفاده کاغذ می باشد که شما نیاز به یک برگه کاغذ یا یک دفترچه یادداشت ساده دارید که با استفاده از این برگه می توانید زمان حضور و غیاب کارکنان خود را درون آن ثبت کنید.
روش کار به این صورت که شما به صورت دستی تایم ورود کارکنان را ثبت می کنیم و همچنین به صورت دستی با ان خروج کارکنان را نیز یادداشت می کنید.
استفاده از دفترچه ساده به عنوان یک سیستم حضور و غیاب مشکلاتی دارد اینکه پیدا کردن تک تک افراد در دفترچه سخت خواهد بود و احتمال اینکه دفترچه آسیب ببیند یا دچار خطای انسانی شود بسیار زیاد است.
بنابراین توصیه می شود که از دستگاه حضور و غیاب به‌عنوان آگاهی از حضور و غیاب کارکنان استفاده شود.
یکی از دستگاه‌هایی که برای حضور و غیاب افراد مورد استفاده قرار می گیرد ساعت های زمان سنج است که در محل کار نصب می شوند به این صورت که کارکنان با استفاده از کارت شناسایی خود از این دستگاه ها استفاده می کنند و زمان حضور و زمان خروج خود را با دستگاه به وسیله کارت شناسایی خود ثبت می کند یکی از مشکلاتی که این دستگاهها دارند این است که قیمت بسیار بالایی داشتند و نصب و راه اندازی آنها نیز هزینه زیادی در پی دارد.
منبع: سایت مهام پرینت
