نرم افزار حسابداری شالیکوبی

گیاه شالی در مزارع شالیزار در بخش هایی از کشور بخصوص در شمال و جنوب غرب بسیار کشت می شود. پس از کشت، خوشه های شالی آماده دِرو و برداشت شده و توسط ماشین های برداشت که اصطلاحاً به آنها کومیباین گفته می شود، به صورت ایستاده دِرو می شود. دانه های شالی که به اصطلاح به آنها شلتوک هم گفته می شود، در دل ماشین های دِرو (کومباین) از ساقه جدا شده و آماده تبدیل شدن به برنج می شوند. اما این تبدیل در کجا صورت می گیرد؟

کارخانه هایی در کشور وجود دارد به نام شالیکوبی یا برنجکوبی، شالی در این کارخانه توسط دستگاه ها و ادوات مختلف تبدیل به برنج می شود.

این کارخانه در گذشته به صورت سنتی امور خود می گذراندن، اما اکنون با آمدن ادوات مدرن، خط تولید و حجم خروجی محصولات در این کارخانه ها افزایش یافته است، اما این حجم از کارها در کارخانه شالیکوبی نیازمند سیستم و راه حلی جهت مدیریت می باشد. به صورتی که بار شالی توسط کشاورز به کارخانه شالیکوبی آورده و توسط کارخانه پذیرش می شود، تا مراحل تبدیل شدن به برنج (سفیدن شدن) و ... را طی کند.

در این بین تیمی جوان متشکل از مهندس طراح سیستم های نرم افزاری و حسابدار، شروع بررسی نیازهای این کارخانه ها از شهرها و استان های مختلف کرده اند و این نیازها را در قالب پروپوزال برای طراحی یک سیستم نرم افزاری آماده کرده اند. در سال 1394 اولین نسخه از نرم افزار شالیکوبی شالیزار که به اختصار نرم افزار شالیزار هم گفته می شود، منتشر شد. این نرم افزار بعد از گذشت یک سال مورد توجه سایر کارخانه های کشور قرار گرفت و در سال 1396 ورژن دوم آن منتشر شد، در طی مدت یکی الی دو سال ویژگی ها و بازخوردهای بسیاری از کارخانه داران جهت بهبود و سادگی انجام امور ارائه شد، تا این تیم فوراً ورژن سوم آن را در سال 1398 که ورژن کنونی نرم افزار است را منتشر کرده. این ورژن تمامی نقاط ضعف ورژن های قبلی را پوشش داده است. توجه کارخانه داران سراسر کشور باعث دلگرمی و ایجاد انگیزه در بهبود و ارتقاء نرم افزار شالیزار بوده است. ورژن سوم تقریباً 99% امور موجود در کارهای شالیکوبی را پوشش می دهد و تیم فنی همچنان در حال توسعه، بهبود و ارتقای نرم افزار است.

نرم افزار شالیزار دارای یک هسته اصلی و چندین ماژول فرعی است. هسته اصلی شامل: تنظیمات بخش های مختلف، ارسال پیامک، حسابرسی، کاربران بهمراه سطوح مختلف، پرسنل و کارگران (حقوق و دستمزد)، امور چک ها، امور مالی و درگاه های پرداخت، اجناس غیرمالی، هزینه ها و درآمدها، دفاتر حساب(روزنامه و معین)، حسابداری، انبارها و مشتریان است. و ماژول های فرعی شامل: شالیکوبی، فروشگاهی و بازرگانی برنج، کارگاه سورتینگ و باسکول می باشد. تصویر شماره 1 منوی اصلی نرم افزار شالیزار را نمایش می دهد:

نرم افزار شالیکوبی شالیزار

نرم افزار حسابداری شالیزار جامعترین و کاملترین نرم افزار تخصصی کارخانه های شالیکوبی در کشور است. این نرم افزار موارد زیر را پوشش می دهد:

• ابتدا کاربر لیست تمامی مشتریان و اشخاص خود را وارد می کند. مشتریان به دو دسته کلی به نام حقیقی و حقوقی قابل ثبت است. مشتریان حقوقی دارای فیلدهای شماره ثبت، شماره اقتصادی و شناسه ملی است که در صدور فاکتورهای رسمی قابل استفاده است. فیلد دیگری وجود دارد به نام عنوان شخص که توسط کاربر قابل تعریف است، این فیلد باعث می شود، کارخانه دار اشخاص را از هم تفکیک کند. مثل: کشاورز، تاجر، علاف و... تصویر شماره 2 بخش مشتریان را نمایش میدهد:

• لیست مشتریان آماده است، اکنون این مشتریان بار شالی را به کارخانه جهت تبدیل شدن به برنج، می آورند (ورود شالی). کاربر شخص را از لیست انتخاب می کند، نرم افزار به صورت اتوماتیک تاریخ و ساعت را لحاظ می کند، اما در صورت لزوم کاربر می تواند آنرا تغییر دهد. با توجه به هر کارخانه در هر یک از شهرهای کشور، این امکان تدارک دیده شده است تا عناوین محصول شالی توسط کاربر ثبت شود (فجر، طارم، هاشمی، ندا و...). تعاریف موارد تنها یکبار انجام می شود و به صورت لیست قابل انتخاب است. کاربر مباردت به انتخاب یکی از عناوین می کند. تعداد کیسه و وزن نیز به قابل ثبت است. با توجه به اینکه در نرم افزار شالیکوبی شالیزار باسکول های موجود در کشور تعریف شده است، لذا وزن می تواند توسط باسکول و فاکتور باسکول خوانده شود. ضمناً هیچ یک از فیلدها توسط نرم افزار اجباری در نظر گرفته نشده است و به دلخواه کاربر قابل ثبت یا خالی رها کردن است. شرایط بار شالی به صورت آفتابی و یا سرتراش (خیس) و جایگاه بار ورودی (انبار شالی)، هم قابل تعریف و هم قابل انتخاب است. در صورتیکه کشاورز یا شخص از کارخانه دستی گرفته باشد و یا کرایه حمل شالی داشته باشد نیز روی پذیرش ثبت می شود. یک فیلد درصد روطوبت نیز تدارک دیده شده تا سیستم جهت تعجیل در ورود به فر آنها را به کاربر پیشنهاد دهد. در نهایت به این صورت یک دسته بار شالی در کارخانه ثبت می شود. سیستم هم به صورت اتوماتیک درصورتیکه کاربر تعیین کرده باشد، پیامک وضعیت این خدمت را برای کشاورز یا مشتری ارسال می کند. ضمناً الگوی متن پیام توسط کاربر قابل تغییر و تعریف است. در تصویر شماره 3 فرم پذیرش بار شالی را مشاهده می کنید:

بار شالی بصورت بالا در سیستم ثبت می شود، گام بعدی انتخاب یک دسته بار یا لیست دسته ای از بارها جهت ورود به خشک کن و فر است. کاربر در تصویر شماره 3 می تواند با کلیک راست روی هر یک از بارهایی که در جدول مشاهده می کند، منوی تصویر شماره 4 را مشاهده کرده و عملیات مورد نظر را انتخاب کند:

در صورتیکه یک دسته بار بخواهد انتخاب شود، با انتخاب گزینه ارسال به خشک کن دسته بار مورد نظر به همراه زیرفصل ها به خشک کن ارسال می شود. تصویر شماره 5، نرم افزار شالیزار به صورت پیش فرض تاریخ، ساعت، تعداد کامل کیسه ها و کل وزن را در فیلدها قرار می دهد. کاربر تنها باید شماره فر و شماره ردیف را انتخاب کند.

اگر حالتی به وجود بیاد تا لازم شود مقداری از بار شالی به خشک کن شماره 1 و مابقی به خشک کن شماره 2 ثبت شود، این مورد براحتی امکانپذیر است و سیستم به صورت خودکار مانده بار را محاسبه می کند.

در هر کارخانه مدت زمان ماندن بار در خشک کن متفاوت است، اما عموماً 48 تا 72 ساعت می باشد. پس از آن بار به دستگاه تبدیل وارد شده و سفید می شود. بعد از تبدیل و یا تولید محصول وزن خروجی ها مشخص می شود. منظور از خروجی: برنج، نیم دانه، سبوس و ... که در هر کارخانه در هر شهر عناوین متفاوت است. در نرم افزار شالیزار این امکان تدارک دیده شده است تا کاربر بتواند این عناوین را تغییر داده و مطابق کارخانه خود آنرا بومی سازی کند (تصویر شماره 6). برای ثبت خروجی ها می توان در تصویر شماره 5 روی بار مورد نظر کلیک راست کرده تا منوی تصویر شماره 7 ظاهر می شود:

باید گزینه ثبت خروجی بار (تولید محصول) انتخاب شود. تا تصویر شماره 8 که فرم ثبت خروجی محصولات است نمایش داده شود:

کاربر می تواند به صورت دستی اطلاعات خروجی را در این فرم ثبت می کند. همچنین این امکان وجود دارد تا با کلیک روی دکمه درصد% در هر سطر خروجی را بصورت درصد ثبت کند، نرم افزار بصورت خودکار محاسبات را انجام میدهد. همچنین می تواند اطلاعات خروجی را به صورت کیسه نیز ثبت کند. به عنوان مثال: 3 تا کیسه 50 کیلویی بعلاوه 1 کیسه 20 کیلویی. جهت ثبت آن باید روی دکمه کیسه در هر سطر کلیک کند.

اکنون اطلاعات اولیه تبدیل و تولید محصول شکل می گیرد که با کلیک روی دکمه چاپ، فاکتور اولیه تولید محصول در کاغذ A5 چاپ می شود. در نهایت باید دکمه بروزرسانی کلیک تا اطلاعات ذخیره شود. همچنین پیامک نیز به صورت اتوماتیک به کشاورز و صاحب محصول ارسال می شود.

تا اینجا بار شالی به کارخانه وارد و تبدیل (سفید) شده است. گام بعدی محاسبه کارمزد تبدیل است که در ادامه آموزش داده خواهد شد.

جهت محاسبه کارمزد، در تصویر شماره 4 روی بار مورد نظر کلیک راست کرده و در منوی باز شده مطابق تصویر شماره 7 گزینه محاسبه کارمزد انتخاب شود. تصویر شماره 9 نمایش داده می شود:

در نرم افزار برنجکوبی شالیزار این امکان وجود دارد تا کاربر نرخ سال را که توسط اتحادیه اعلام می شود را ثبت کند. همچنین این امکان هم تدارک دیده شده تا کاربر بتواند برای شرایط مختلف نرخ های مختلفی نیز تعریف کند. به عنوان مثال برای کشت دوم، نرخی دیگر، برای تاجران کارخانه یک نرخ، برای اشخاصی خاص نرخی جدا و ... و همچنین یک نرخ را به عنوان پیش فرض مشخص کند تا نرم افزار محاسبه را بر اساس آن انجام دهد و در صورت لزوم در تصویر شماره 9 سمت راست پایین قسمت کارمزد تبدیل نرخ را تغییر داده تا نرم افزار نیز محاسبات را بر اساس نرخ تعریف شده محاسبه کند.

هزینه خدمات:

در این تب خدمات بسته بندی (کیسه)، بوجاری، سورتینگ، باسکول و ... محاسبه و روی فاکتور لحاظ می شود.

خرید محصولات:

در این تب این امکان وجود دارد تا کارخانه دار بجای دریافت نقدی کارمزد، برنج دریافت کند و یا برنج، سبوس، نیم دانه و ... را خرید کند. که در این صورت کیلوگرم و فی توسط کاربر لحاظ شده و محاسبه توسط نرم افزار انجام می شود. در ضمن نرم افزار به صورت خودکار محصولات خریداری شده را از موجودی انبار کشاورز کسر می کند. تصویر شماره 10:

برای فروش (امانی):

در حالت قبل خرید قطعی صورت گرفته و محصول خریداری شده برای کارخانه دار می شود. اما در حالتی دیگر کشاورز محصول خود را برای فروش نزد کارخانه دار امانت قرار می دهد که به این صورت فروش امانی گفته می شود. در قبال آن کارخانه دار به ازای هر کیلو مبلغی را به عنوان حق العمل کاری دریافت می کند. در این شرایط کاربر موارد را در تصویر شماره 11 وارد می کند:

پس از ورود این اطلاعات و مبالغ، نرم افزار به صورت خودکار محاسبات را انجام و هزینه ای را نمایش می دهد که با توجه به شرایط کشاورز یا به کارخانه بدهکار می شود و یا بستانکار. پس از کلیک روی دکمه ثبت ابتدا محصولات خریداری شده در انبارهای مخصوص به خود قرار می گیرد. انبارها کاملاً تفکیک شده اند. در صورتیکه کاربر تعیین کرده باشد، پیامک نیز به صاحب محصول ارسال می شود (با کلیک روی دکمه چاپ فاکتور، میتوان فاکتور آنرا نیز چاپ کرد). همچنین سند حسابداری مبلغ و حالت تشخیص داده شده به صورت اتوماتیک در دفتر روزنامه طرف حساب ثبت می شود. در نهایت جهت دریافت و یا پرداخت مبلغ محاسبه شده، به درگاه پرداخت هدایت شده تا وضعیت پرداخت این خدمت مشخص شود. تصویر شماره 12:

در اینجا نیز وضعیت پرداخت توسط کاربر مشخص می شود. و در صورتیکه پرداختی صورت نگیرد و اصلاحاً نسیه باشد، می توان با بستن فرم مربوطه از ثبت صرف نظر کرد. به عبارتی بهتر هر چیزی که در حالت واقعیت اتفاق افتاد در این فرم مشخص می شود. همچنین اگر پرداختی انجام شود، به صورت اتوماتیک سند مالی آن در دفتر روزنامه ثبت می شود تا تراز مالی برقرار شود.

تا اینجا محاسبه کارمزد اتفاق افتاد. حالا به تصویر شماره 13 دفتر روزنامه شخص مورد نظر رجوع می کنیم تا از صورت حساب مراودات مالی شخص مطلع شویم:

همانطور که مشاهده می کنید اسناد مالی در حالت بدهکار و بستانکار به صورت اتوماتیک توسط نرم افزار ثبت و مانده آن مشخص می شود.

همچنین اگر نگاهی به انبارها بیاندازیم می بینیم که محصولات خریداری شده به صورت اتوماتیک در انبارهای مخصوص خود قرار می گیرند. تصویر شماره 14 انبارها را مشاهده می کنید:

اقلام خریداری شده پس از ثبت در انبار، لیست شده و با صدور فاکتور فروش نمایش داده می شوند تا کاربر بتواند هر کدام را که به هر مقداری که موجود است به فروش برساند. جهت خرید و فروش محصولات و صدور فاکتور آنها در منوی خرید و فروش ثبت می شوند (فروشگاهی و بازرگانی برنج) که در فصل بعد توضیح داده خواهد شد.

ثبت خروج محصولات

بعد از اینکه شالی تبدیل شد، کشاورز و صاحب بار می تواند محصول خود را از کارخانه خارج کند. اما باید اطلاعات خروج محصول توسط کاربر ثبت شود تا بعداً مشکلی بابت کم یا کسر شدن محصولات ایجاد نشود. جهت ثبت باید به منوی ثبت خروج محصولات از منوی شالی مراجعه کرد. تصویر شماره 15 نمایان می شود:

در این فرم لیست بارهای تبدیل شده در جدول سمت چپ مشخص می شود و کاربر با توجه به نیاز خود دسته بار مورد نظر را انتخاب می کند. سیستم به صورت خودکار محصولات مانده در انبار را در قسمت سمت راست نمایش می دهد. با هر بار خروج محصول از انبار توسط، کاربر محصولی که از انبار خارج شده است را به همراه تاریخ، ساعت، مقدار محصول، توسط چه کسی خارج شد و ... را ثبت می کند. در این حالت باز هم نرم افزار از موجودی کم می کند تا زمانی که موجودی صفر شود. در این بین هر بار امکان چاپ رسید خروج وجود دارد تا صاحب محصول از وضعیت بار خود مطلع باشد.

توضیحاتی که در بالا مطرح شد، تنها بخشی از موارد نرم افزار شالیزار (ماژول شالیکوبی) آن می باشد. این نرم افزار بصورت جامع و کامل تمامی بخش ها و حالتی که در این کارخانه ها اتفاق می افتد را پوشش می دهد. این موارد اعم از: فروشگاه، بازرگانی برنج، هزینه ها و درآمدهای عمومی، اجناس غیرمالی، سورتینگ، باسکول، امور مالی، امور چک ها، پرسنل و کارگران (حقوق و دستمزد)، کاربران سیستم و حسابرسی می باشد.

در فصل های بعدی بقیه بخش های نرم افزار شالیزار مطرح خواهد شد.

در صورتیکه مایل به دریافت اطلاعات بیشتر هستید به آدرس https://shalizarsoft.ir مراجعه فرمایید.