معرفی مرکز گنجینه اسناد دانشگاه صنعتی شریف
اندیشه‌ها، تجربه‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات انجام‌شده در هر سازمان به شکل اسناد مکتوب و غیرمکتوب، فراهم می‌آید. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربه‌هایی هستند که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند. اسناد یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌ها محسوب می‌شود؛ به عبارتی ایجاد نظام ثبت و مستندسازی اسناد موجب از بین نرفتن دانش راهبردی سازمان به دلیل جابه‌جایی، بازنشستگی یا ترک خدمت منابع انسانی، افزایش بهره‌وری به دلیل وجود و دسترسی به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم‌گیری‌های اساسی و اختراع نکردن مجدد چرخ به علت وجود اطلاعات گذشته می‌شود؛ بنابراین مدیریت صحیح اسناد از دغدغه‌های اصلی هر سازمان به شمار می‌آید. مسئولیت مدیریت اسناد در سازمان و نیز اطمینان از اینکه اسناد در مراحل چرخه حیات خود در بهترین وضعیت نگهداری و استفاده می‌شوند، برعهده کتابخانه‌ها یا مرکز اسناد آن سازمان است. کتابخانه‌ها یا مراکز اسناد نیز با به‌کارگیری سیاست‌ها، روندها و تعیین اولویت‌ها می‌توانند مدیریت درست و اصولی اسناد را امکان‌پذیر سازند. در این راستا، راه‌اندازی مرکز گنجینه اسناد دانشگاه همزمان با بزرگداشت پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه در سال 1392 تصویب و به کتابخانه مرکزی دانشگاه واگذار شد. این مرکز به صورت رسمی در سال 1397 با حضور رییس دانشگاه در طبقه چهارم کتابخانه مرکزی افتتاح شد.
به استناد اساسنامه مرکز اسناد، گردآوري اسناد و آثار مكتوب و غيرمكتوب دانشگاه صنعتي شريف؛ ثبت، سازماندهی، حفاظت و خدمات و اشاعه این آثار، اتخاذ تدابیر و ايجاد زيرساخت لازم جهت خدمات‌رسانی و اطلاع‌رسانی ، دیجیتال‌سازی اسناد و استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات و شبکه‌های اجتماعی برای رؤیت‌پذیری بیشتر اسناد و کمک به ارتقا رتبه دانشگاه، مستند کردن منابع شفاهی در دانشگاه از اهم اهداف این مرکز است. می توان با ایجاد حافظه سازمانی از اسناد و مدارک تولید‌شده در دانشگاه، گذشته دانشگاه را به خوبی ترسیم کرد.
در مرکز منابع اسنادی در شش مجموعه دسته‌بندی شده‌اند: نوآوری‌ها و فناوری‌ها، شخصیت‌ها، سند (شامل حکم، عکس، اساسنامه، آیین‌نامه، نامه اداری، جزوه، نشریه و جراید، هدایا، ابزارآلات مهندسی و ...)، دانشکده‌ها و ادارات، تاریخ شفاهی (شامل مصاحبه‌های شفاهی و کتبی) و انتشارات دانشگاه صنعتی شریف . این منابع براساس استانداردهای سازماندهی دانش در علم اطلاعات و دانش‌شناسی نمایه‌سازی و فهرست‌نویسی و در پایگاه‌های مربوطه وارد می‌شوند.
این منابع از طریق وبگاه گنجینه اسناد دسترس‌پذیر هستند. امکان مشاهده و دسترسی به اسناد برای پژوهشگران و علاقمندان بصورت حضوری (هر روز از ساعت ۱۳:۳۰ تا ۱۵) یا الکترونیکی وجود دارد. اسناد الکترونیکی در دو سطح «مشاهده برای عموم» و «مشاهده در سطح دانشگاه» قابل مشاهده است.
اهم فعالیت‌هایی که در طی چند سال اخیر به ویژه در سال گذشته صورت گرفته‌است شامل:
• تدوین برنامه یک‌ساله و سه‌ساله مرکز گنجینه اسناد
• سیاست‌گذاری درباره سازماندهی و ارائه خدمات در مرکز
• تدوین آیین‌نامه قانون واسپاری مرکز گنجینه اسناد و ارائه آن به هیات رییسه تا در صورت تصویب روند گردآوری اسناد شکل قانونی‌تر و منسجم‌تری بگیرد.
• شروع مجدد پروژه تاریخ شفاهی و مصاحبه با اساتید و پیشکسوتان دانشگاه درباره تاریخچه دانشگاه و تجربه زیسته پیشکسوتان
• انتشار کتاب‌های با عناوین زیر از سوی دبیرخانه مرکز اسناد شامل:
o کتاب باغ آیینه
o حتی یک قطره اشک نریختم
o دانشجوی شریف در عرصه فرهنگ
o شریف از آغاز تا کنون به روایت اساتید آن (سه جلد)
o شریف از آغاز تا کنون به روایت رؤسا
o شهید شریف واقفی
o کاتالوگ راهنمای جامع دانشگاه صنعتی شریف
o وقتی مارکسیست‌ها تاریخ می‌نویسند
o یادگاران ( دو جلد)
o گذری بر سوابق دانشگاه صنعتی شریف
o روزگار شریف
o افلاکیان شریف
o گذری بر افتخارات دانشگاه صنعتی شریف
در پایان باید عرض شود مرکز اسناد در تلاش است در خصوص اسنادی که ارزش نگهداری دارند و جز حافظه و تجربه زیسته در دانشگاه است در بین دانشگاهیان (مدیران واحدها و پیشکسوتان ) فرهنگ‌سازی کند تا کمک کنند این اسناد به مرکز ارسال شود تا آیندگان با گذشته دانشگاه و فعالیت‌های آن آشنا شده و هویتشان ساخته شود. تدوین آیین‌نامه قانون واسپاری مرکز گنجینه اسناد به منظور ساماندهی این هدف است.
از همه اساتید و پیشکسوتان محترم، مدیران گرامی واحدهای دانشگاه دعوت می‌شود، در صورتی که اسناد و منابعی دارند که ارزش نگهداری دائمی دارد، با مرکز در میان بگذارند تا شرایط بررسی و زمینه انتقال به مرکز اسناد فراهم شود. از دانشجویان علاقه‌مند نیز برای همکاری در پروژه‌های پژوهشی در مرکز دعوت می‌شود.
