مدیریت زمان با جیمیل یا چطوری از جیمیل بهتر استفاده کنید.

این چند روز خیلی ها از من این سوال رو کردن که چطوری باید تسک ها و زمان رو مدیریت کرد. یا اینکه خودت چطوری کار ها و تسک ها رو مدیریت میکنی که چیزی نه فراموش میشه و میتونی با بقیه به درستی کارهات رو پیگیری کنی.

چند تا نکته و راهکار در ادامه مینویسم که خودم به این روش ها دارم زمان و تسک ها و ایمیل های خودم رو مدیریت میکنم. امیدوارم که به شما هم کمک کنه.

یه چیزی رو فراموش نکنید تا همه چی درست بشه

ماها، اصولا عادت به استفاده درست از تولز ها نداریم. امروزه همه ما خیلی ایمیل دریافت میکنیم. کلی پیام تو واتس‌اپ و تلگرام برای ما میاد و همیشه وسط این تسک ها گم شدیم. یعنی ما سوار تسک هامون نیستیم بلکه این تسک ها هستن که سوار ما هستن و ما رو به این طرف و اون طرف میبرن.

تقریبا همه ما داریم از جیمیل یا سرویس های مشابه برای دریافت و ارسال ایمیل استفاده میکنیم ولی همه ما به درستی از امکانات اون ها استفاده نمیکنیم و بدتر از همه اینکه خیلی وقت ها به بدترین روش از اون ها استفاده میکنیم که این خودش باعث میشه زمان و وقت زیادی رو از دست بدیم.

یه مثال ساده از جیمیل، این سرویس دهنده ایمیل، از ۲ سال پیش اومد inbox و all email رو از هم جدا کرد. یعنی شما وقتی یه ایمیل رو میخونید میتونید اون رو پاک نکنید، ولی آرشیو یا باگانیش کنید، که هم ایمیل رو از دست ندید و برای همیشه داشته باشیدش و هم دیگه توی inbox جلو چشم و لای دست و پاتون نباشه.

حالا این موضوع چرا اهمیت داره، شما وقتی یه inbox دارین که ۳۰۰ تا یا ۴۰۰ تا یا حتی ۱۰۰۰ تا ایمیل توش هست، و روزانه برای شما ایمیل های جدید زیادی هم ارسال میشه. خیلی سخت میتونید ایمیل های مهم رو پیدا کنید. خیلی سخت میتونید به همه پاسخ بدید. پس اولین کار داشتن یه inbox تمیز، منظم و مرتبط هست.

جیمیل ابزار های زیادی برای تمزنگاه داشتن inbox در اختیار شما قرارداده. مثلا همین امکان ارشیو کردن ایمیل ها.

یه سری ایملی ها هست که برای شما میاد و خیلی برای شما مهم نیست. (مثل ایمیل های تبلیغاتی) بهتر هست که اون ها رو کلا پاک کنید. نه تو inbox نگهشون دارید و نه آرشیوشون کنید. پس با پاک کردن ایمیل ها بی خودی و الکی خیالتون از اینکه درگیر کلی ایمیل الکی باشین راحت میشه.

شجاع باشید و ایمیلی رو که نمیخواین و به دردتون نمیخوره رو پاک کنید

یه سری ایمیل ها واقعا مهم هستن، و لازم اون ها رو نگهداری کنید. یا باید ایمیل های رو لیبل بزنید و یا اینکه آرشیو کنید. لیبیل زدن تمام ایمیل ها کار بهتری از ارشیو کردن اون هاست. ولی مدیریت کلی لیبل زیاد کار ساده ای نیست. من خودم فقط از ارشیو استفاده میکنم. ولی ایمیل هایی که خیلی خیلی خیلی برای من مهم هست و باید در آینده راحت پیداشون کنم رو ستاره داره می‌کنم و بعد ارشیو رو میزنم.

برای مدیریت و استفاده بهتر پیشنهاد میکنم که :

تنطیمات جیمیل خود رو بررسی کنید و چند تا گزینه رو اگه فعال نیست حتما فعال کنید.

یکی گذینه Undo Send که این امکان رو به شما میده، تا وقتی یه ایمیل رو ارسال رو زدید و از روی اشتباه اون رو فرستادید. بتونید از ارسال ایمیل جلوگیری کنید. خیلی وقت ها هست که تا دگمه رو زدید میگید آخخخخخخ سند شد!!!! این به در اونجا میخوره.

یکی دیگه Default reply behavior هست که باید روی تنظیمات reply to all باشه. یعنی اگه ۴ نفر دیگه تو CC ایمیل هستن . این ایمیل و جواب شما به اون ها هم ارسال بشه. این خودش خیلی کمک میکنه. چون اگر کسی بخواد مخفی ایمیل بزنه که شما ایمیل رو بگیرید ولی بقیه متوجه نشن شما رو تو BCC میزاره که زیاد کار درستی نیست. راه درست این هست که باید جداگانه ایمیل رو برای شما فوروارد کنه.

در هر صورت با فعال شدن این گذینه شما حق انتخاب دارید که با ایمیلی که دریافت کردید چیکار کنید. یکی از ۳ تا حالت رو میتونید انتخاب کنید برای واکنش دادن به ایمیل دریافتی.

مورد بعدی Send and Archive هست که وقتی شما یک ایمیل رو خوندید و به اون جواب دادید. اتوماتیک ایمیل رو برای شما آرشیو کنه . یعنی ایمیل پاک نمیشه ولی دیگه تو inbox هم نمیاد. inbox خلوط و سالم و خالی میمونه و هر وقت اون ایمیل رو نیاز داشته باشید از توی all mail میتونید پیداش کنید.

یه مورد دیگه که سرعت پاسخ دادن به ایمیل ها رو به شدت زیاد میکنه. این هست که وقتی یه ایمیل رو پاک‌ میکنید، آرشیو میکنید یا به اون جواب میدید. اتوماتیک ایمیل بعدی برای شما باز بشه.

برای اینکار، توی تنظیمات Auto-advance گذینه Go to the previous (older) conversation رو دقت کنید که فعال باشه.

امضا ایمیل شما نشانه شخصیت شماست

یه چیز دیگه امضا پایین ایمیل شماست، که Signature نام داره و باید حتما بخش Insert signature before quoted text in replies and remove the "--" line that precedes it. تیک داشته باشه که وقتی که ایمیل میزنید. امضا شما (که میتونه اسم و ایمیل و تلفن و اسکایپ و .. شما باشه) رو پایین نوشته شما به ایمیل اضافه کنه .

این تنظیمات رو که درست انجام بدید، خیلی کار کردن برای شما راحت تر میشه. حالا چند تا امکان باحال دیگه.

این ایمیل رو میخوام ۳ روز دیگه جواب بدم.

گوگل یه امکانی رو به نام snooze اضافه کرده که یعنی چی، شما یه ایمیلی براتون میاد که میدونید که این رو باید هفته دیگه پیگیری کنید یا لازم نیست همین الان جوابش رو بدید. مخصوصا صبح ها که کلی ایمیل دارید و باید ایملی ها مهم رو زودتر جواب بدید.

کافیه که اون بالا دگمه snooze (که شبیه یه ساعت و عقربه هست) رو انتخاب کنید و از بین حالت هاش بگید که ایمیل رو دوباره کی به شما توی inbox نشون بده. میتونید صبح‌ها، ایمیل های غیر مهم رو بگید به شما آخر شب یا فردا صبح دوباره نشون بده. یا اگه برای اون ایمیل نیاز به زمان بیشتری برای پاسخگویی دارید مثلا snooze کنیدش برای هفته دیگه یا آخر هفته .

البته، یه وقت هایی که در طور روز، یا مثلا یک روز توی هفته، زمان اضافه داشتید. پیشنهاد میکنم که به فولدی snoozed از منوی سمت چپ گوگل برید و ببیند چه ایمیل هایی رو که کم اهمیت بوده الان دوست دارید بهشون جواب بدید.

این گذینه snooze یه خوبی داره و اون این هست که وقتی یه ایمیل رو به کسی forward میکنید (یا حتی به چند نفر reply to all میزنید) میتونید ایمیل رو برای یک هفته دیگه snooze کنید. که اگه یه موقع طرفی که باید جواب شما رو میدیاد، یادش رفت ایمیل رو به جواب بده، شما بهش یه یادآوری کنید.

من معمولا این ایمیل ها رو بعد از ۲ یا ۳ روز و بعضی وقت ها مثلا بعد از ۷ روز یه ریپلایی خیلی ساده میزنم و فقط توش مینویسم یادآوری اون وقت طرف حساب کار دستش میاد. و دوباره ایملی رو snooze میکنم تا جواب بده. در نهایت اگه اون جواب داد و ایمیل خیلی مهم بود آرشیو میکنمش و اگر ایمیل مهم نبود هم حذف رو میزنم

زندگی خودتون رو شیرین کنید مخصوصا صبح ها

این طوری با ۱۰ دقیه زمان گذاشتن روی inbox اول صبح. میتونید دقیقا مشخص کنید، کارهای مهمی که باید روی ایمیل بهشون پاسخ بدید چیه.

به آینده سفر کنید

یه چیز دیگه که گوگل جدیدا اضافه کرد، (من هنوز زیاد باهاش کار نمیکنم) سرویس Scheduled هست. یعنی چی، یعنی زمان بندی ایمیل برای ارسال در آینده. یعنی شما میتونید الان که بیکار هستید و یا دارید میرید سفر. یه سری ایمیل رو برنامه ریزی و زمان بندی که کنید که فلان موضوع رو هفته دیگه یا ۳ روز دیگه یا ۴ ساعت دیگه به یه کسی یادآوری کنه.

شما ایمیل رو الان مینویسید ولی ایمیل بعدا ارسال میشه. بعد از نوشتن ایمیل، فقط به جای گذینه ارسال یا send دگمه schedule send رو میزنید و میگید که این ایمیل چه زمانی ارسال بشه …

چند تا پیشنهاد آخر ...

پیشنهاد میکنم تنظیمات inbox رو از حالت Priority Inbox یا هر چیز دیگه بردارید و فقط و فقط روی مدل Default باشید.

دقیق کنید که فقط و فقط و فقط primary تیک خورده باشه و نه هیچ تنظیمات دیگه که واقعا زندگیتون رو سیاه میکنه. دقت کنید که تنظیمات DENSITY هم روی حالت پیش فرض باشه.

تو تنظیمات جیمیل بخش Advanced هم دقت کنید که Unread message icon فعال باشه حتما. این طوری وقتی که یه ایمیل جدید داشته باشید و کلی تب روی مروگر باز باشه . ایکن جیمیل تغییر میکنه و تعداد ایملی هایی که تازه برای شما اومده رو نشون میده.

هر وقت توی روز اون بالا No new mail! رو دیدید بدونید که دارین به روشی درستی با جیمیل و ایمیل هاتون برخورد میکنید.

چند تا کلمه اخر...

۱) تلگرام و واتس‌اپ و این گروه و اون گروه برای این نیست که شما کارهاتون (تسک ها) رو فالو کنید یا به هم تسک بدید. برای مدیریت بهتر زندگی خودتون تسک ها رو تو نرم افزار مدیریت تسک میل ترلو بزارید.

۲) از دوستان بخواین که برای پروژه های طولانی که باهم کار دارید به جای پیام رسان از یه تولز درست و حسابی برای مدیریت تسک ها استفاده کنید.

۳) از دوستاتون بخواین که کارهای خیلی مهم و فایل های مهم رو برای شما ایمیل کنند. نه اینکه تو تلگرام یا واتس‌اپ یا هر پیام رسان کوفتی دیگه بریا شما بفرستن.

اگه از تلگرام و واتس‌اپ برای مدیریت تسک هاتون استفاده می کنید، باید بگم هیچ وقت کارها منظم پیگیری و انجام نمیشن که درنتیجه همیشه از شما شاکی هستن. یا خودتون از خودتون شاکی هستید یا شما از دیگران شاکی میشید.

از تولز های درست استفاده کنید تا زندگی بهتری داشته باشید.