گزارش روزانه چیه ؟
کارهای اجرایی روزانه یکی از مهم ترین بخش های یک شرکت موفق به حساب میاد . کارهای اجرایی روزانه به تمام عملیاتی گفته میشه که توسط پرسنل یک شرکت یا هر بخشی داخلی شرکت به صورت عادی انجام داده میشود تا سرویسی بهتر و با کیفیت بالا در مشتری های شرکت قرار داده بشه.
دونستند این موضوع که ارسال گزارش های روزانه چقدر و چگونه می تونه به عملکرد بهتر شرکت کمک کنه خیلی نکته ی پر اهمیتی هست. شما باید باور داشته باشید که مشارکت شما در مراحل اجرایی شرکت در رشد اون تاثیر مثبت داره.
از نوشتن گزارش روزانه مهم تر، این هست که چه مواردی در گزارش روزانه نوشته بشه. گزارش برای چه افرادی ارسال بشه و در نهایت چطوری از گزارش های روزانه برای بهبود فرایند های شرکت استفاده کنیم.
گزارش روزانه مربوط به مواردی که هست به صورت روزانه در شرکت انجام میشه که تاثیر مستقیمی روی بالا رفتن فروش شرکت و بالا بردن ارزش نهایی شرکت داره . برای مثال پیشنهاد یک امکان یا سرویس و یا محصول جدید برای شرکت، با توجه به نیاز های بازار و مشتری از مواردی هست که میشه در گزارش روزانه به اون اشاره کرد.
گزارش روزانه دیگه چه کاربرد هایی داره ؟
از گزارش روزانه حتی میشه برای بررسی دقیق تر فرایند های یک پروژه یا محصول استفاده کرد. فراموش نکنید که گزارش روزانه برای افرادی ارسال میشه که شاید خارج از دپارتمان شما باشن و به صورت کلی و روزانه، تسک های شما در نرم افزار های مثل ترلو یا هر نرم افزار مدیر پروژه دیگه ای رو یا دسترسی ندارن یا مشاهده نمی کنند.
گزارش روانه باید خیلی خلاصه باشه تا مدیر ارشد یا مدیرعامل شرکت با دیدن اون به صورت دقیق در جریان فرایندهای کاری قرار بگیره. این رو در نظر داشته باشید که برای مثال مدیری که با یک تیم ۳۰ نفره کار میکنه، نمیتونه به صورت دقیق تسک های ترلو تمام ۳۰ نفر رو هر روز چک کنه. چک کردن تسک های توی نرم افزار های مدیریت پروژه معمولا وظیفه مدیرپروژه اون تیم هست.
توی گزارش روزانه خیلی وقت ها مواردی گفته میشه، تا مدیر اون بخش یا دپارتمان باید با توجه به موارد گفته شده در گزارش تصمیم گیری کنند. در این موارد باید اطلاعات لازم، که برای تصمیم گیری نیاز هست به صورت خلاصه، در اختیار مدیر قرار بگیره تا با تحلیل و اطلاعاتی که شما در اختیارش قراردادید بتونه تصمیم درستی رو بگیره .
گزارش روزانه شامل چه مواردی میشه ؟
موارد زیر مواردی هست که بسته به بخش های مختلف یک سازمان، دپارتمان یا کارهای مربوط به یک فرد، میتونه توی گزارش روزانه باید:
بررسی گزارش های روزانه و جمع کردن گزارش های روزانه در یک جا، و تحلیلی اونها مهم ترین بخشی هست که به بهبود فرایند های یک شرکت کمک میکنه. از جمع کردن گزارش های روزانه بخش های مختلف در یک شرکت، میشه فرایند های تکراری و دستی رو اتوماتیک کرد. فرایند های زمان بر یک شرکت رو پیدا کرد و اون ها رو تغییر داد.
چطوری یک ریپورت خوب بنویسیم ؟
قبل از اینکه یک گزارش خوب بنویسید باید بدونید که هدف از نوشتن اون گزارش به صورت دقیق چیه. اطلاع داشتن از دلیل ارسال یک گزارش روزانه کمک میکنه به اینکه بدونید دقیقا چه اطلاعاتی رو باید در گزارش بنویسید.
هیچ وقت فکر نکنید که گزارش روزانه برای این هست که شما کم کاری نکنید. بدترین استفاده ای که یک مدیر از گزارش روزانه می تونه بکنه این هست که شما رو مجبور به نوشتن گزارش بکنه و دنبال این باشه از روی گزارش ساعت کاری شما رو در بیاره. نوشتن زمانی که برای انجام دادن یک تسک لازم هست. مگر در مواردی خاص که مدیر دنبال بهبود پروسه های شرکت هست، کار درستی نیست.
بسته به کاری که دارید زمان ارسال گزارش رو مشخص کنید. گزارش های معمولا می تونن روزانه و یا هفتگی باشند. وقتی که به صورت عادی گزارش کارتون رو هفتگی ارسال میکنید. فراموش نکنید که در مواردی خاص و یا تغییرات خیلی مهم که در فرایند های روزانه کاری شما ایجاد میشه باید گزارش خاص یا گزارش اون روز رو به صورت جدا گانه ارسال کنید.
اطلاعات لازم که برای نوشتن گزارش لازم هست رو از روش های مختلف پیدا کنید. تولز هایی که شما از اون ها استفاده میکنید می تونه منبع درستی باشه برای نوشتن یک گزارش. یا حتی یاداشت هایی که درجلسه های مختلف داشتید همه و همه می تونه به نوشتن یک گزارش دقیق کمک کنه. فراموش نکنید که گزارش بدون عدد و رقم نمی تونه گزارش درستی باشه .
دسته بندی اطلاعات در گزارش. اگر گزارش از چند پاراگراف بیشتر هست. حتما اطلاعات رو دسته بندی کنید. اطلاعات مالی رو لابه لای اطلاعات مشتری قرار ندید. سعی کنید اطلاعاتی که در گزارش مینویسید کنار هم باشه. اطلاعات مربوط به مشتری ها و فروش کنار هم، اطلاعات مالی کنار هم و اطلاعات مربوط به تسک ها کنار هم .
در اخر یک گزارش روزانه، اگر مواردی هست که مشخصا به تحلیل نیاز داره بدون نگرانی تحلیل خودتون رو بنویسید. اگر پیشنهادی برای یک مشکل یا یک فرایند دارید که در گزارش به اون اشاره شده حتما این موارد رو هم در گزارش روزانه اضافه کنید.
پینشهاد من :
من خودم یه پیشنهاد دارم که در گزارش های روزانه موارد خیلی مهم که فروش مطرح میشه رو تا زمانی که رفع نشده در گزارش های روزانه خودتون بهش اشاره کنید. و بزارید اهمیت موضوع در لابه لای تسک های روزانه و دیگر نگرانی های مدیر یا مدیرعامل به فراموشی سپرده نشه .
یکی دیگه از مواردی که خیلی درنوشتن گزاش روزانه مهم هست توجه به مخاطلب و فرد یا افرادی هست که گزارش شما رو دریافت میکنند. وقتی گزارش رو برای مدیر مستقیم خودتون ارسال میکنید و یا زمانی که گزارش رو برای افرادی دیگه ارسال میکنید باید از دو ادبیات مختلف استفاده کنید.
اگه مدیر شرکت هستی دقت کن :
اگه مدیر یک شرکت هستید. حتما سعی کنید ماهانه یا به صورت فصلی برای تشویق پرسنل، اون هایی که با ارسال گزارش روازنه به بهبود فرایند های شرکت کمک کردن رو تشویق کنید. این رفتار شما باعث میشه تمام پرسنل بیشتر و بیشتر به اهمیت ارسال گزارش روزانه آشنا بشن.
ارسال گزاش روزانه به شدت به رفع شدن سوبرداشت های ارتباطی Miscommunication کمک زیادی میکنه. سعی کنید مشکلای که در ارتباط با تیم با همدیگه وجود داره در گزارش های روزانه پیدا کنید و در جهت رفع اونها تلاش کنید.
اشتباه رایج در ارسال گزاش روزانه
یکی از اشتباه های رایج در ارسال گزارش روازنه این هست که از یک قالب اماده استفاده کنید و فقط چند تا عدد رو در اون تغییر بدید. این دست گزارش های میتونه توی شرکت به صورت اتوماتیک و جمع‌آوری بشه و برای مدیر ارسال بشه. گزارش روزانه باید روح داشته باشه و بشه از اون حس و حال کاری و مشکلات و دستاوردهای شما در کار رو درک کرد.
یکی دیگه از اشتباه های رایج مدیرها در برخورد با گزارش های روزانه . عدم توجه به مواردی هست که در گزارش روزانه نوشته میشه. و فقط شمارش گزارش ها در آخر ماه و جمع و تفریق برای دادن تشویق یا پاداش هست. یک نیروی غیرمفید شما میتونه برای شما هر روز یک گزارش روزانه کامل ارسال کنه، بدون اطلاعات دقیق و تحلیل و پیشنهاد.
چه مواردی رو رعایت کنیم ؟
اگر گزارشی روزانه یا هفتگی که دارید ارسال میکنید به هر دلیلی بیشتر از یک صفحه است . حتما به اول گزارش یه خلاصه یا فهرست اضافه کنید. تا دسترسی به نوشته های شما راحت و سریع باشه. تو ارسال گزارش روزانه سعی کنید از یک زبان رسمی و کاری استفاده کنید. عبارت های خودمونی جاش توی گزارش روزانه نیست.
بعدا از اینکه گزارش روزانه رو نوشتید، حتما اون رو کامل بخونید. خودتون رو جای کسی بزارید که گزارش رو دریافت میکنه و ببنید که با اطلاعاتی که بهش دادید، آیا میتونه متوجه نکته ای بشه؟ میتونه تصمیم گیری کنه؟ میتونه با چالش های شما در محل کار آشنا بشه؟
در هر صورت بدونید که نوشتن گزارش روزانه و ارسال اون، یکی از ویژگی های حرفه ای یک فرد به حساب میاد. هر کسی دربازه زمانی کاری خودش حداقل باید بعد از ۳ یا ۴ سال دقیقا یادبگیره که نیازش از نوشتن یا بررسی گزارش روزانه چیه. و اون وقت هست که شما از یک نیروی کار جوان یا تازه کار به یک نیرو کاری حرفه‌ای senior تبدیل میشید.
تو بازه دورکاری و اینکه زمان های زیادی رو کنار هم نیستیم تا موارد خیلی کوچیک و البته پر اهمیت رو باهم به اشتراک بزاریم. گزارش روزانه یکی از اون ابزار های هست که تیم رو خیلی هماهنگ میکنه. مواردی و مشکلات ساده و کوچیگ رو از لایه های مختلف سازمان به دست مدیرای ارشد میرسونه.
در پایان
خیلی وقتی ها این پرسش رو ادم ها مطرح میکنند که ما که این همه موارد نوشتیم و گفتیم ولی هیچ اثر و یا نتیجه ای دریافت نکردیم. پاسخ من این هست که اگر در شرکتی یا سازمانی کار میکنید که اطمینان دارید که شما دارید کارتون رو درست انجام میدید ولی مدیریت درستی تو شرکت نیست. زمان خودتون رو هدر ندید و به دنبال یه شرکتی حرفه ای باشید. اما اطمینان داشته باشید که باور شما غلط نیشت و شما اونی هستید که داره کارش رو درست انجام میده.
