شرح وظایف مسئول دفتر اداری مدیر عامل-تعریف

شرح وظایف مسئول دفتر (وظایف رئیس دفتر)-وظایف دفتردار

در این مقاله تلاش می کنیم به شرح وظایف مسئول دفتر (دفتردار) اعم از مسئول دفترشرکت ها، ادارات ،مدیریت و... بپردازم و.که آگاهی از این مسئولیت ها می تواند کمک به تسریع کارهای زیر مجموعه ها و شما همکاران گرامی گردد.

تعریف مسئول دفتر

مسئول دفتر شخصی است که مستقیما زیر نظر مدیر یا مدیر عامل فعالیت می کند و مسئولیت های هماهنگی و برنامه ریزی انجام امور مرتبط با مدیریت را برعهده دارد.به عبارت دیگر مسئول دفتر حکم آچار فرانسه را برای مدیر ایفا می کند!

شرح وظایف مسئول دفتر(وظایف دفتردار) برای شغل ها ومحیط های مختلف مثل:

-شرح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل

- شرح وظایف مسئول دفترمدیر کل

-شرح وظایف مسئول دفتر مدیریت

- شرح وظایف مسئول دفتر روابط عمومی

-شرح وظایف مسئول اداری

-شرح وظایف مسئول دفتر و منشی

-شرح وظایف دفتر دار

و....

پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه راهمند_ تمام نقاط کشور)

برای شرکت در دوره vip آموزش منشی گری و مسئول دفتر با ما در ارتباط باشید.

پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی)

شرح وظایف مسئول دفتری (وظایف رئیس دفتر)

۱: تنظیم و هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات های مدیر

2: پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران

3: مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران

4: کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل

5: بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه

6: انجام هماهنگی های لازم برای تنظیم وتشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.

7: جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست و .. به مدیر

8: دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

9: تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران

10: جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها

11: انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن

12: محافظت و حراست از اموال سازمان و اداره یا شرکت

13: پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگرتا حصول نتیجه

14: نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر

البته همانطور که اشاره کردیم، این موارد به عنوان وظایف و مسئولیت‌های عمومی مربوط به مسئول دفتر معرفی شدند. بنا به ضرورت و سیاست‌های هر شرکت و سازمانی این وظایف می‌توانند متفاوت باشند.

فرق بین مسئول دفتر و منشی چیست؟

با وجود شباهت های کاری بسیاری که بین این دو شغل وجود دارد می توان گفت که مسئول دفتری وظیفه سنگین تری نسبت به منشی برعهده دارد چرا که وظیفه دفتر دار و مسئول دفتر کنترل کارمندان زیر مجموعه را نیز می تواند عهده دار باشد و به نوعی مشاور مدیرخود است.

ویژگی های یک مسئول دفتر حرفه ای (مهارتهای مسئول دفتر)

ویژگی ها و مهارت های عمومی از قبیل:

– دارای روابط عمومی بالا و تونایی برقراری ارتباط در محیط کار

-ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار

-داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان

-اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت

-رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن

-اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم

-راز داری و متعهد بودن

-وقت شناسی و انضباط کاری

و…

--مهارت های تخصصی مسئول دفتر شامل:

-آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی

-آشنایی با همکاران و افرادی که زیر مجموعه آن مجموعه در حال فعالیت می باشند.

-پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکامله صحیح تلفنی

-آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه

-تونایی مدیریت موثر زمان

-تونایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری

-آشنایی باآداب معاشرت و تشریفات اداری

-توانایی بایگانی

-آشنایی با-اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی

-دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی

-داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است

-مهارت در تایپ وآشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری

-آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیراییف مسئول دفتر