لیست غلط های رایج نگارشی و املایی در نامه نگاری

مهمترین غلط‌های رایج نگارشی و اشتباهات رایج در نامه های اداری

نامه‌نگاری اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در سازمان‌ها، نهادهای دولتی و شرکت‌های خصوصی است. رعایت اصول نگارشی (غلط های نگارشی) در این نوع مکاتبات، نقش مؤثری در انتقال مؤثر پیام، ایجاد نظم سازمانی و حفظ اعتبار حرفه‌ای نویسنده دارد. با این حال، در بسیاری از نامه‌های رسمی، غلط‌های رایج نگارشی دیده می‌شود که موجب ابهام یا کاهش کیفیت نامه می‌شود.

در ادامه به برخی از مهم‌ترین غلط‌های رایج در نامه‌نگاری اداری اشاره می‌شود:

۱. استفاده نادرست از علائم نگارشی

علائم نگارشی مانند نقطه، ویرگول، دونقطه و نقل‌قول، نقش بسیار مهمی در فهم بهتر متن دارند. از جمله اشتباهات رایج در این زمینه:

            +استفاده بیش‌ازحد یا بی‌مورد از ویرگول:

❌ لطفاً، درخواست خود را، ارسال نمایید.

✅ لطفاً درخواست خود را ارسال نمایید.

            +فراموش کردن نقطه در پایان جملات:

❌ خواهشمند است در اسرع وقت اقدام فرمایید

✅ خواهشمند است در اسرع وقت اقدام فرمایید.

۲. به‌کار بردن واژگان غیررسمی یا محاوره‌ای

در مکاتبات اداری باید از واژگان رسمی استفاده شود. برخی واژه‌ها و عبارات عامیانه در این نوع نوشتار جایی ندارند.

مثال:

❌ «سلام، لطفاً این موضوع رو سریع انجام بده.»

✅«با سلام و احترام، خواهشمند است در اسرع وقت نسبت به انجام موضوع مذکور اقدام فرمایید.»

۳. استفاده اشتباه از افعال جمع و مفرد

گاهی نویسنده فعل را به‌درستی با فاعل هماهنگ نمی‌کند:

❌ پیوست‌ها ارسال شد.

✅ پیوست‌ها ارسال شدند.

۴. ابهام در ضمایر اشاره

در مکاتبات اداری، ارجاع به موضوعات باید شفاف و مشخص باشد. استفاده از «این»، «آن»، «همان» بدون ارجاع دقیق باعث ابهام می‌شود.

❌ لطفاً آن را بررسی فرمایید.

✅ لطفاً گزارش پیوست‌شده را بررسی فرمایید.

۵. نگارش نادرست اصطلاحات رایج اداری

برخی اصطلاحات اداری به‌اشتباه نوشته می‌شوند، مانند:

            +«خواهشمندم» به جای «خواهشمند است»

            +«بدین‌وسیله» به جای «به این وسیله» (که هر دو درست است، اما باید در متن یکدستی رعایت شود)

۶. فاصله‌گذاری و نیم‌فاصله

یکی از اشتباهات رایج، عدم استفاده از نیم‌فاصله در ترکیب‌هایی مانند “می‌رود”، “نمی‌خواهد”، “هم‌زمان” است:

❌ میرود / نمیخواهد / همزمان

✅ می‌رود / نمی‌خواهد / هم‌زمان

در نرم‌افزارهایی مانند Word یا Google Docs، با فشردن کلیدهای Ctrl + - (خط تیره) می‌توانید نیم‌فاصله را درج کنید.

۷. جملات طولانی و پیچیده

در نامه‌نگاری رسمی، استفاده از جملات طولانی بدون نقطه‌گذاری صحیح باعث سردرگمی خواننده می‌شود. توصیه می‌شود جملات کوتاه، واضح و هدفمند باشند.

۸. غلط‌های املایی و تایپی

غلط‌های املایی ساده مانند “اطلاعیه” به جای “اطلاعیه”، یا “ضمناً” به جای “ضمنا” در مکاتبات رسمی از اعتبار نامه می‌کاهد. استفاده از ابزارهای ویرایشگر املایی و بازخوانی دقیق متن قبل از ارسال توصیه می‌شود.

9: استفاده از اصطلاحات تخصصی بدون توضیح

❌«با توجه به KPI های تعیین شده، اقدام لازم صورت گیرد.»

✅«با توجه به شاخص‌های کلیدی عملکرد تعیین شده، لطفاً اقدامات مقتضی انجام شود.»

9: عدم وضوح و ابهام در محتوا

❌«باتوجه به شرایط، اقدامات لازم انجام گیرد.» (بدون اشاره به نوع اقدامات)

✅«خواهشمند است نسبت به بررسی پرونده شماره … و ارائه گزارش کتبی تا تاریخ … اقدام فرمایید.»

10: عدم رعایت ساختار و قالب استاندارد نامه

            ارسال نامه بدون درج تاریخ، موضوع، امضا یا اطلاعات گیرنده.

            مثال:

نامه‌ای که فاقد تاریخ و امضا باشد.

            اصلاح:

نامه باید شامل تاریخ نگارش، موضوع دقیق، نام گیرنده و امضای ارسال‌کننده باشد.

11: عدم رعایت ترتیب منطقی مطالب

ارائه مطالب به‌صورت نامرتب و پراکنده.

مثال:

شروع نامه با نتیجه‌گیری و سپس ارائه توضیحات.

اصلاح:

ابتدا مقدمه و بیان موضوع، سپس شرح جزئیات و در پایان نتیجه‌گیری آورده شود.

📚 اگر می‌خواهید استاد مکاتبات اداری شوید…

🎓 مجموعه راهمند یکی از بهترین برگزارکنندگان دوره‌های آموزش مکاتبات اداری در ایران است. این دوره‌ها برای کسانی طراحی شده‌اند که می‌خواهند:

✅ اصول نگارش حرفه‌ای را یاد بگیرند

✅ اشتباهات رایج را کنار بگذارند

✅ در محیط کار، حرفه‌ای‌تر و تأثیرگذارتر ظاهر شوند