در مکاتبات رسمی و اداری، انتخاب واژگان اهمیت زیادی دارد. هر کلمه، نشاندهندهی سطح احترام، رسمیت و دقت نویسنده است. عباراتی مانند «ایفاد میگردد»، «ارسال میشود» و «تقدیم میشود» از جمله اصطلاحات پرکاربرد در نامهها و نوشتههای رسمی هستند که هر یک بار معنایی و کاربرد خاص خود را دارند.
اما آشنایی با این تفاوتها فقط بخشی از مهارت مکاتبه است؛ آنچه شما را در محیط اداری متمایز میسازد، تسلط بر اصول مکاتبات اداری است — مهارتی که در دورهی آموزشی مجموعه راهمند به شکلی کامل و کاربردی آموزش داده میشود.
معنی و کاربرد واژهها
الف) ایفاد میگردد
واژهی «ایفاد» در زبان فارسی به معنای فرستادن، ارسال کردن و رساندن نامه یا پیام است.
عبارت «ایفاد میگردد» رسمیترین شکل ارسال در متون اداری محسوب میشود و معمولاً در مکاتبات بین نهادها، سازمانها و دستگاههای دولتی به کار میرود.
نمونه:
به پیوست، گزارش عملکرد واحد مالی ایفاد میگردد.
در این جمله، استفاده از «ایفاد میگردد» نشانهی احترام، جدیت و رسمیت است.
ب) ارسال میشود
عبارت «ارسال میشود» کاربردی عمومیتر دارد.
از آن میتوان در نامهها، ایمیلهای رسمی و حتی ارتباطات روزمرهی کاری استفاده کرد.
نمونه:
نسخهی نهایی قرارداد برای آن شرکت ارسال میشود.
این عبارت، ساده، محترمانه و قابل استفاده در مکاتبات متنوع است.
ج) تقدیم میشود
عبارت «تقدیم میشود» علاوه بر مفهوم ارسال، بار معنایی ادب، احترام و فروتنی دارد.
زمانی به کار میرود که مخاطب نامه در جایگاه بالاتری از نویسنده قرار دارد.
نمونه:
گزارش عملکرد سهماهه جهت استحضار حضرتعالی تقدیم میشود.
در این حالت، علاوه بر انتقال پیام، احترام و تواضع نیز بهصورت ضمنی منتقل میشود.
اهمیت یادگیری اصول مکاتبات اداری
در سازمانها و محیطهای رسمی، نحوهی نوشتار شما بیانگر شخصیت حرفهایتان است.
نامه یا گزارشی که با لحن و ساختار درست نوشته شده باشد، نهتنها پیام را دقیق منتقل میکند، بلکه نشانهی نظم و مسئولیتپذیری نویسنده است.
تسلط بر مکاتبات اداری به شما کمک میکند:
- ارتباط مؤثرتر و رسمیتری با مدیران و همکاران برقرار کنید؛
- از سوءتفاهمهای اداری جلوگیری نمایید؛
- در مسیر ارتقای شغلی و مدیریتی گام بردارید.
اگر تاکنون هنگام نوشتن نامه یا گزارش رسمی دچار تردید شدهاید که کدام عبارت درستتر است، یا اگر میخواهید در محیط کار حرفهایتر و مطمئنتر ظاهر شوید، شرکت در دوره مکاتبات اداری مجموعه راهمند بهترین انتخاب شماست.
- چگونه نامههای رسمی را با ساختار استاندارد تنظیم کنید؛
- از واژگان و عبارات اداری بهدرستی استفاده نمایید؛
- در هر موقعیت، لحن مناسب و محترمانهای انتخاب کنید؛
- اشتباهات رایج در نوشتار سازمانی را شناسایی و اصلاح کنید.
- آموزش کاملاً کاربردی و مبتنی بر مثالهای واقعی
- ارائهی الگوهای استاندارد از نامهها و گزارشهای رسمی
- تمرینهای عملی برای تسلط بر نگارش اداری
- مناسب برای کارمندان، مدیران، کارشناسان و دانشجویان
این آموزش توسط حسین شیردل، مدرس متخصص در حوزهی مکاتبات اداری برگزار میشود.
ایشان با تجربهای گسترده در آموزش مهارتهای ارتباطی و سازمانی، مفاهیم را به زبانی ساده، روان و کاربردی آموزش میدهند تا همهی شرکتکنندگان بتوانند به سطحی حرفهای در نگارش اداری برسند.
عباراتی مانند «ایفاد میگردد»، «ارسال میشود» و «تقدیم میشود» هرکدام در جایگاه خود معنای خاصی دارند و انتخاب درست آنها، نشانهی آگاهی و ادب در ارتباطات رسمی است.
اما تسلط واقعی بر مکاتبات اداری زمانی به دست میآید که با اصول، ساختار و لحن حرفهای نامهنگاری آشنا باشید مهارتی که بهطور کامل در دوره مکاتبات اداری مجموعه راهمند آموزش داده میشود.
