نامهنگاری اداری یکی از مهمترین ابزارهای ارتباطی سازمانهاست و رعایت اصول آن موجب انتقال دقیق پیام و حفظ رسمیت مکاتبات میشود. در این فضا، برخی اصطلاحات کوتاه اما پرکاربرد وجود دارند که فهم درست آنها برای کارکنان اداری ضروری است. در این مقاله، به بررسی سه اصطلاح پرکاربرد «پیرو»، «به بازگشت» و «عطف» میپردازیم.
معنی: «پیرو» به معنای «درباره»، «در ادامه» یا «با اشاره به» است.
کاربرد: زمانی استفاده میشود که نویسنده میخواهد به نامه یا مکاتبهای که قبلاً ارسال یا دریافت شده اشاره کند.
نمونه جمله:
«پیرو نامه شماره … مورخ …، موارد زیر جهت اقدام ارسال میگردد.»
این عبارت معمولاً در آغاز نامه میآید و نشان میدهد که نامه جدید در ارتباط با مکاتبه قبلی نوشته شده است.
معنی: «به بازگشت» به معنای «جهت بازگرداندن» یا «برای دریافت پاسخ» است.
کاربرد: اغلب وقتی مدارک یا مستنداتی ارسال میشوند که بعداً باید به فرستنده بازگردانده شوند، یا وقتی درخواست پاسخ از مخاطب داریم، از این عبارت استفاده میکنیم.
نمونه جمله:
«مدارک پیوست جهت بررسی و اقدام لازم، به بازگشت تقدیم میشود.»
این عبارت نشاندهنده احترام و رعایت تشریفات اداری است و شفاف میکند که مدارک پس از بررسی باید بازگردانده شوند.
معنی: «عطف» به معنای «مربوط به»، «با ارجاع به» یا «ارجاع به» است.
کاربرد: هنگامی استفاده میشود که نویسنده میخواهد به نامه یا مکاتبهای که قبلاً ثبت شده و دارای شماره و تاریخ مشخص است ارجاع دهد.
نمونه جمله:
«عطف به نامه شماره … مورخ …، موارد زیر جهت اطلاع ارسال میگردد.»
این عبارت معمولاً در قسمت ابتدایی نامه قرار میگیرد و موجب میشود مخاطب به راحتی بتواند مکاتبه قبلی را شناسایی کند.
اصطلاحات «پیرو»، «به بازگشت» و «عطف» از پرکاربردترین عبارتها در نامهنگاری اداری هستند و به انتقال دقیق پیام، رعایت تشریفات و حفظ نظم مکاتبات کمک میکنند. آشنایی با معنای صحیح و کاربرد هر یک، نقش مهمی در حرفهایتر شدن ارتباطات اداری دارد و از اشتباهات رایج جلوگیری میکند.
علاقهمندان به ارتقای مهارتهای خود در نامهنگاری و مکاتبات اداری میتوانند از دورههای آموزشی تخصصی ما بهرهمند شوند.
