در این مقاله که حسین شیردل (مدیر موسسه راهمند) مهمترین خطاهای رایج در مکاتبات اداری را با شما به اشتراک گذاشته است که پیشنهاد می کنم حتما مطالعه فرمایید.
مدت زمان مطالعه 4 دقیقه!
-خطا: بهکارگیری عبارات محاورهای و غیررسمی در نامههای رسمی.
-مثال:
«سلام، لطفاً این موضوع رو سریع انجام بده.»
-اصلاح:
«با سلام و احترام، خواهشمند است در اسرع وقت نسبت به انجام موضوع مذکور اقدام فرمایید.»
-خطا: ارسال نامه بدون درج تاریخ، موضوع، امضا یا اطلاعات گیرنده.
-مثال:
نامهای که فاقد تاریخ و امضا باشد.
-اصلاح:
نامه باید شامل تاریخ نگارش، موضوع دقیق، نام گیرنده و امضای ارسالکننده باشد.
-خطا: بروز غلطهای املایی، نگارشی و نادرستی در نقطهگذاری.
-مثال:
«لطفاً این درخواست را بررسی کن.»
-اصلاح:
«خواهشمند است درخواست مذکور را مورد بررسی قرار دهید.»
-خطا: استفاده از جملات مبهم و غیرشفاف که موجب سردرگمی مخاطب میشود.
-مثال:
«با توجه به شرایط، اقدامات لازم انجام گیرد.» (بدون اشاره به نوع اقدامات)
-اصلاح:
«خواهشمند است نسبت به بررسی پرونده شماره … و ارائه گزارش کتبی تا تاریخ … اقدام فرمایید.»
-خطا: استفاده از جملات تند، دستوری یا فاقد احترام لازم.
-مثال:
«حتماً باید این کار تا پایان روز انجام شود.»
-اصلاح:
«خواهشمند است در صورت امکان، اقدامات لازم را تا پایان روز انجام دهید.»
-خطا: بهکارگیری واژگان تخصصی یا نامفهوم برای مخاطب عمومی بدون ارائه توضیح.
-مثال:
«با توجه به KPI های تعیین شده، اقدام لازم صورت گیرد.»
-اصلاح:
«با توجه به شاخصهای کلیدی عملکرد تعیین شده، لطفاً اقدامات مقتضی انجام شود.»
-خطا: موضوع نامه با متن آن همخوانی نداشته باشد.
-مثال:
موضوع نامه: «درخواست بودجه» ولی متن درباره زمانبندی جلسات است.
-اصلاح:
موضوع نامه باید دقیقاً مرتبط با محتوای متن باشد.
-خطا: ارائه مطالب بهصورت نامرتب و پراکنده.
-مثال:
شروع نامه با نتیجهگیری و سپس ارائه توضیحات.
-اصلاح:
ابتدا مقدمه و بیان موضوع، سپس شرح جزئیات و در پایان نتیجهگیری آورده شود.
-خطا: ارسال نامه بدون مطالعه و تصحیح اشتباهات احتمالی.
-مثال:
نامهای با جملات ناقص و اشتباهات تایپی ارسال گردد.
-اصلاح:
قبل از ارسال نامه، متن آن چندین بار مطالعه و اصلاح گردد.
-خطا: عدم ذکر نام دقیق یا عنوان رسمی گیرنده.
-مثال:
ارسال نامه بدون نام یا عنوان گیرنده یا استفاده از عنوان غیررسمی.
-اصلاح:
نام و سمت دقیق گیرنده با احترام کامل در نامه ذکر شود.
