نحوه نگارش متن نامه اداری درخواست/رفع مشکل و پیگیری

نحوه نوشتن متن نامه درخواست | نمونه متن محترمانه

نامه‌های درخواست یکی از رایج‌ترین انواع مکاتبات رسمی به شمار می‌روند. هدف از نگارش این نامه‌ها، طرح یک تقاضا یا خواسته مشخص از فرد یا نهادی مسئول است. ازآنجاکه این نوع نامه‌ها معمولاً مبنای تصمیم‌گیری یا اقدام قرار می‌گیرند، رعایت ساختار صحیح، لحن رسمی و نگارش دقیق، اهمیت ویژه‌ای دارد.

در این مقاله  در مورد اصول نگارش متن نامه درخواست، ساختار استاندارد آن و نکاتی که باید در نامه های درخواستی در نظر گرفته شود، مطالب ارزشمندی را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت.

مدت‌زمان مطالعه:4 دقیقه

ساختار استاندارد نامه درخواست

۱. درج تاریخ و مشخصات گیرنده

در ابتدای نامه، تاریخ نگارش درج می‌شود. پس از آن، مشخصات گیرنده نامه شامل نام، سمت، عنوان سازمانی و در صورت لزوم شماره نامه ذکر می‌شود.

مثال:

تاریخ: ۱۴۰۳/۰۲/۱۵ 

جناب آقای/سرکار خانم ... 

مدیر محترم منابع انسانی شرکت ... 

۲. آغاز با احترام و مقدمه

نامه با یک عبارت رسمی و محترمانه آغاز می‌شود و معمولاً مقدمه‌ای کوتاه برای معرفی نویسنده و هدف کلی نگارش ارائه می‌گردد.

مثال:

با سلام و احترام

بدین‌وسیله اینجانب …، با سمت/شماره پرسنلی …، به استحضار می‌رساند …

۳. شرح دقیق درخواست

در این بخش، موضوع نامه به‌صورت دقیق، شفاف و محترمانه مطرح می‌شود. بهتر است در بیان درخواست از جملات رسمی، بدون ابهام و به‌دوراز حاشیه‌روی استفاده شود.

مثال:

خواهشمند است در صورت صلاحدید با توجه به شرایط فوق، دستور فرمایید با مرخصی اینجانب در تاریخ‌های … تا … موافقت گردد.

یا:

لذا تقاضا دارم در صورت صلاحدید، موضوع ارتقاء شغلی اینجانب در دستور بررسی قرار گیرد.

۴. بیان دلایل و مستندات (در صورت نیاز)

درصورتی‌که درخواست نیاز به توجیه، سابقه یا ارائه مدارک دارد، به‌صورت مختصر و منظم بیان شود.

مثال:

این درخواست با توجه به انجام موفق پروژه …، دریافت تقدیرنامه از واحد … و سابقه … سال خدمت بدون غیبت مطرح می‌گردد.

۵. حسن‌ختام و تشکر

در پایان نامه، از گیرنده برای بررسی و مساعدت تشکر می‌شود و نامه با عباراتی رسمی به پایان می‌رسد.

مثال:

پیشاپیش از حسن توجه و همکاری جنابعالی نهایت سپاس را دارد.

با احترام

نام و نام خانوادگی

امضاء

نکات مهم در نگارش نامه درخواست

-از نوشتن جملات عامیانه و احساسی خودداری کنید.

-نگارش را خلاصه، دقیق و بدون اطناب نگه دارید.

-از لحن محترمانه و در عین حال قاطع استفاده کنید.

-در صورت پیوست داشتن مدارک، حتماً در متن یا پایین نامه قید شود.

-نامه را بازخوانی و از نظر نگارشی و املایی بررسی نمایید.

جمع‌بندی

نامه درخواست، ابزاری رسمی برای طرح تقاضاست. اگر با رعایت ساختار صحیح، شفافیت در بیان هدف و احترام به جایگاه گیرنده نوشته شود، شانس پذیرش و پاسخ‌گویی مؤثر به آن افزایش می‌یابد. استفاده از زبان رسمی، پرهیز از کلی‌گویی و رعایت ادب، از ارکان اصلی موفقیت در این نوع مکاتبه است.

حتماً، این هم پایان‌بندی جذاب و دقیق، فقط با اشاره به دوره مکاتبات و نامه‌نگاری اداری راهمند:

یک قدم تا حرفه‌ای شدن در مکاتبات اداری

اگر می‌خواهید در نوشتن نامه‌ها، درخواست‌ها و مکاتبات اداری قوی، مؤثر و حرفه‌ای باشید، دوره مکاتبات و نامه‌نگاری اداری راهمند دقیقاً برای همین هدف طراحی شده است.

یاد می‌گیرید چطور بنویسید که خوانده شوید، چطور رسمی بنویسید بدون این‌که خشک باشید، و چطور در چشم مدیران، یک کارمند کاربلد و قابل اتکا به نظر برسید.

کافی‌ست دوره مکاتبات اداری راهمند ثبت نام کنید و یا از مدرس دوره دعوت کنید تا سازمان شما را در زمینه مکاتبات اداری توانمندسازد.

همین یک مهارت، می تواند مسیر شغلی شما را متحول کند!