حسابداری آنلاین یا ابری چیست؟

به تازگی نام نرم افزار های حسابداری آنلاین و ابری بسیار شنیده میشود و این سوال را برای شنونده های نا آشنا به این تکنولوژی به وجود آورده که حسابداری آنلاین دیگر چیست؟ ما در این مقاله سعی کردیم به زبان ساده برایتان شرح دهیم که حسابداری آنلاین یا ابری به چه معناست

نرم افزار حسابداری آنلاین یا ابری چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری مشابه نرم افزار حسابداری سنتی یا نصبی است با این تفاوت که نرم افزار حسابداری با این تفاوت که فقط نرم افزار حسابداری آنلاین یا به اصطلاح ابری مدل تجاری SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) است و روی سرورهای راه دور میزبانی می شود. داده ها به "ابر" ارسال می شوند، جایی که پردازش می شوند و به کاربر بازگردانده می شوند.

منظور از ابر همان اینترنت است (در علوم کامپیوتر اینترنت را همچون یک ابر میدانند)

آیا داده های من امن است؟

به محض اینکه شنونده نا آشنا به رایانش ابری مفهوم این روش نوین را درک میکند همیشه یک سوال برایش پیش می آید و آن این است که اگر داده ها بر روی اینترنت پردازش میشوند پس تکلیف امنیت آن چه میشود

حسابداری ابری روشی به همان اندازه ایمن (و گاهی اوقات حتی ایمن تر) برای ذخیره اطلاعات مالی نسبت به نرم افزار حسابداری سنتی ارائه می دهند. به عنوان مثال، رایانه یا لپ‌تاپ شرکتی با اطلاعات مالی مهم ممکن است گم یا دزدیده شود، که می‌تواند منجر به نقض اطلاعات شود. با این حال، حسابداری ابری هیچ اثری از داده‌های مالی روی رایانه‌های شرکت باقی نمی‌گذارد و دسترسی به آن داده‌ها در فضای ابری رمزگذاری شده و با رمز عبور محافظت می‌شود.اطلاعات شما کد گذاری میشود و دسترسی و خواندن آنها غیر ممکن است.

به اشتراک گذاری داده ها نیز کمتر نگران کننده است. با حسابداری ابری، دو نفر به سادگی به حقوق دسترسی به یک سیستم با رمزهای عبور منحصر به فرد خود نیاز دارند. روش های سنتی اغلب برای انتقال داده ها به درایوهای فلش نیاز دارند که ممکن است گم یا دزدیده شوند.

در نهایت، ارائه دهندگان ابر معمولاً سرورهای پشتیبان در دو یا چند مکان دارند. اگر یک شبکه سرور از کار بیفتد، شما همچنان به داده های خود دسترسی دارید. اطلاعاتی که فقط در محل نگهداری می شوند(روش ذخیره سازی نرم افزار های حسابداری سنتی) ممکن است در آتش سوزی یا بلایای طبیعی از بین رفته یا آسیب ببینند و هرگز قابل بازیابی نیستند.

آیا حسابداری ابری در پول من صرفه جویی می کند؟

شرکت هایی که از حسابداری ابری استفاده می کنند به زیرساخت سرور اولیه کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارند و کارکنان فناوری اطلاعات نیازی به نگهداری آن یا به روز رسانی سیستم حسابداری ابری ندارند. هزینه های سربار کمتر و عدم خرید نرم افزار جدید به معنای صرفه جویی بیشتر برای مشاغل است. برای دنیای حسابداری سنتی دقیقا برعکس است. هر بار که یک شرکت رشد می کند، با هزینه های مجوز نرم افزار و تعمیر و نگهداری بیشتر و همچنین مجوزها و هزینه های جدید برای پایگاه داده، مدیریت سیستم و سایر نرم افزارها مواجه می شود.

8 دلیل برای استفاده از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر

1. در هر زمان و از هر مکان به امور مالی خود دسترسی داشته باشید

شما می توانید در هر زمان و هر مکان با یک برنامه نرم افزاری مبتنی بر ابر به داده های مالی خود دسترسی داشته باشید. نیازی نیست نگران اتلاف وقت با دانلودها و به‌روزرسانی‌هایی باشید که با نرم‌افزار معمولی ارائه می‌شوند، زیرا ابر از راه دور میزبانی می‌شود. برخی از نرم‌افزارهای حسابداری مبتنی بر ابر حتی با یک برنامه تلفن همراه همراه هستند که دسترسی به شماره‌های خود را در حین حرکت آسان‌تر می‌کنند. این سیستم می تواند به شما این انعطاف را بدهد که مجبور نباشید در دفتر خود بنشینید تا به حساب های خود دسترسی داشته باشید یا جریان نقدی خود را بررسی کنید.

2. دیدی به روز از کسب و کار خود داشته باشید

هنگامی که داده های شما در فضای ابری زندگی می کنند، می توانید یک نمای کامل به روز از وضعیت مالی فعلی خود دریافت کنید. این به شما کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد آینده مالی کسب و کار خود بگیرید. اگر از روش سنتی حسابداری استفاده می‌کردید، باید اطلاعات صفحات را فقط برای رسیدن به گزارش‌های قدیمی مرور کنید. اکنون می‌توانید با دسترسی به داده‌های مالی بلادرنگ در صورت نیاز، نیازهای یک کسب‌وکار در حال رشد را برآورده کنید.

3. با اتوماسیون در زمان صرفه جویی کنید

با اکثر برنامه های حسابداری مبتنی بر ابر، می توانید گردش کار خود را خودکار کنید تا در وقت خود صرفه جویی کنید. برای مثال، می‌توانید اطلاعات فروشنده خود را وارد کنید و یک گردش کاری راه‌اندازی کنید که به طور خودکار هر ماه در همان سررسید به فروشنده پرداخت می‌کند. همچنین می‌توانید ارسال فاکتورها را برای مشتریان تکراری خود به‌طور خودکار انجام دهید.

4. همکاری را آسان تر کنید

استفاده از یک برنامه نرم افزاری حسابداری مبتنی بر ابر، همکاری با حسابدار خود را برای شما آسان تر می کند. ابر تولید گزارش هایی را که حسابدار شما ممکن است از شما نیاز داشته باشد را برای شما آسان تر می کند. شما همچنین این امکان را دارید که به حسابدار خود اجازه دسترسی به نرم افزار را بدهید، بنابراین آنها می توانند هر زمان که نیاز داشتند به شماره های شما دسترسی داشته باشند. با یک برنامه نرم افزاری حسابداری مبتنی بر ابر، شما همچنین کنترل میزان دسترسی را که می توانید به یک کارمند بدهید، دارید. به عنوان مثال، اگر کارمندی دارید که در حال پردازش حقوق و دستمزد است، می‌توانید به آن‌ها فقط به لیست حقوق و دستمزد دسترسی داشته باشید بدون اینکه آنها بتوانند به اطلاعات بانکی دسترسی داشته باشند.

5. دقت حسابداری خود را بهبود بخشید

خطرات خطاهای حسابداری با نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر کمتر است زیرا تمام اطلاعات مالی مربوطه همه در یک مکان وارد می شوند. اگر هزینه ها و درآمدها را به طور منظم وارد می کنید و معاملات را دسته بندی می کنید، می توانید در هر زمان گزارش دقیقی تهیه کنید.

شما نیازی به دانستن روش‌ها، فرمول‌ها یا میانبرهای مختلف حسابداری ندارید، همانطور که اگر از برگه اکسل استفاده می‌کردید. تنها کاری که برای دریافت گزارش دقیق باید انجام دهید این است که مطمئن شوید درآمد و هزینه های خود را به طور منظم وارد می کنید.

6. بدون نیاز به نصب

نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر به صورت آنلاین میزبانی می شود، بنابراین نیازی به خرید برنامه ای برای نصب بر روی رایانه خود ندارید.

برخلاف سایر برنامه‌های نرم‌افزاری که باید با مجوزهای جداگانه روی هر رایانه نصب می‌شد، دسترسی به ابر در مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه در دسترس است که می‌توانید به حساب کاربری وارد شوید. همچنین در یک تیم فناوری اطلاعات داخلی برای انجام کارهایی مانند ارتقاء نرم افزار یا رسیدگی به سایر مسائل فنی صرفه جویی خواهید کرد.

7. دسترسی به پشتیبانی فنی

یکی از مزایای اصلی استفاده از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر، دسترسی به پشتیبانی فنی است.

می‌توانید از طریق تلفن یا چت به پشتیبانی فنی دسترسی داشته باشید و به متخصصان فنی دسترسی فوری داشته باشید تا در مورد هر مشکلی که ممکن است با نرم‌افزار مبتنی بر ابر داشته باشید به شما کمک کنند. این می تواند با عدم نیاز به استخدام نماینده IT داخلی برای کار با نرم افزار، در زمان و هزینه شرکت شما صرفه جویی کند.

8. بدون کاغذ بروید و دفتر خود را شلوغ کنید

وقتی به امور مالی خود رسیدگی می کنید، مدارک شما می تواند به یک چالش تبدیل شود.

تشکیل پرونده از طریق هزینه ها، رسیدها و فاکتورها می تواند بسیار دشوار باشد. با یک برنامه نرم افزاری حسابداری مبتنی بر ابر، می توانید داده ها را از مدارک خود مستقیماً به ابر وارد کنید. انتقال این داده‌ها به نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد بدون ورق زدن کاغذ، در زمان واقعی وضعیت مالی خود را آسان‌تر ببینید. این به شما کمک می کند تا خطر خطاهای دستی یا از دست دادن داده های مهم را به حداقل برسانید و به روش کارآمدتری برای مدیریت امور مالی خود برسید.

چه زمانی یک شرکت باید از حسابداری ابری استفاده کند؟

با توجه به مزایای عمده حسابداری ابری و هزینه های اولیه کمتر آن، بسیاری از شرکت های جدیدتر از همان ابتدا راه حل حسابداری ابری را اتخاذ کردند. حتی سیستم‌های حسابداری سطح ابتدایی هم اکنون نسخه‌های ابری را ارائه می‌کنند و ممکن است مشتریان را به این سمت سوق دهند.

امور مالی و حسابداری ریشه کاری هستند که همه مشاغل انجام می دهند - آنها به راهی برای نظارت بر معاملات و سنجش سلامت مالی خود در هر لحظه نیاز دارند. بدون شیوه های مالی صحیح، یک کسب و کار دوام زیادی نخواهد داشت و خطر عدم انطباق با قوانین مالی و مالیاتی عمده را به دنبال دارد. هنگامی که یک شرکت برای اولین بار شروع به کار می کند، ممکن است از صفحات گسترده یا سایر سیستم های دستی برای مدیریت دفتر کل و سایر حساب های خود استفاده کند. با این حال، این رویکرد مستعد خطا و دست و پا گیر است و اغلب به سرعت ثابت می شود که پایدار نیست.

یک سیستم حسابداری ابری تمام این مسائل رایج را برطرف می کند. نرم افزاری برای همه چیز از شرکت های انفرادی گرفته تا شرکت های چند ملیتی در دسترس است، بنابراین یک گزینه منطقی برای تقریباً هر کسب و کاری، در هر صنعتی است.

اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری ابری مناسب و کم هزینه برای کسب و کار خودت میگردی کلیک کن