قبل از تهیه تجهیزات سالن کنفرانس باید در مورد چگونگی استفاده از سیستم کنفرانس و نوع کاربری سالن اطلاعات کاملی داشته باشید. مانند سایر محصولات الکترونیک، قیمت سیستم کنفرانس بسته به نوع برند و تجهیزات آن متغیر خواهد بود.
سیستم کنفرانس یکی از ابزارهای مهم در دنیای ارتباطات و تجارت مدرن است. این سیستم به شرکت‌ها و سازمان‌ها امکان می‌دهند تا در جلسات و کنفرانس‌های مجازی، با همکاران و مشتریان در سراسر جهان در ارتباط باشند. انتخاب و خرید سیستم کنفرانس مناسب برای سازمان، یک تصمیم حیاتی است. ابتدا باید نیازهای سازمان خود را مشخص کنید. برخی از عوامل کلیدی شامل تعداد کاربران هم‌زمان، امکانات نیازمندی‌های ویدئویی و صوتی، قابلیت همکاری و به‌اشتراک‌گذاری فایل، امنیت و پشتیبانی فنی است. با تعیین نیازهای خود، بهتر می‌توانید سیستم مناسب را انتخاب کنید. تصمیم بین استفاده از سیستم کنفرانس یا ویدئو کنفرانس بستگی به نیازها و پیشرفت‌های سازمان شما دارد.
سیستم کنفرانس مجموعه‌ای از تجهیزات با قابلیت‌های متغیر است که برای ارتباط بین چندین نفر در یک سالن و یا در مکان‌های فیزیکی مختلف مورداستفاده قرار می‌گیرد. تصور کنید در جلسه‌ای با حضور بیشتر از 20 نفر دیگر صدا به‌خوبی به همه افراد حاضر در جلسه نخواهد رسید یا ممکن است برای اجرای جلسه نیازمند ارائه مولتی مدیا و یا پخش فیلم و ویدئو باشید. برای داشتن بهترین سیستم کنفرانس همراه ما باشید.
سیستم کنفرانس متشکل از سه جزء اصلی میکروفن کنفرانس، یونیت مرکزی و البته تجهیزاتی برای ارتباط بین این موارد است. سیستم کنفرانس به دو نوع با سیم و بی‌سیم تقسیم‌بندی می‌شود
سیستم کنفرانس های بسیم قیمت بیشتری نسبت به میکروفن های با سیم دارند. ولی آیا شما نیازمند همچنین تجهیزاتی هستید؟
سیستم کنفرانس بی سیم بیشتر برای جلساتی که در یک مکان خاص نیستند انتخاب می‌شوند. این سیستم به دلیل استفاده از WIFIبرای ارتباط با سایر میکروفن ها ممکن است دچار اختلال شود؛ بنابراین در هنگام استفاده بهتر است از ضد نویزها استفاده نمایید (افزایش هزینه). سیستم کنفرانس بی سیم نیازمند شارژشدن است که ممکن به دلیل اشتباه انسانی سیستم شارژ نشده باشد و قابل‌استفاده برای جلسه نباشد. در کنار این موارد مزیت سیستم کنفرانس بی سیم عدم کابل‌کشی و قابل‌حمل بودن آن سیستم است.
سیستم کنفرانس با سیم توسط کابل‌ها به یکدیگر لینک شده و از منبع تغذیه شارژ می‌شود در این مدل در صورت بزرگ‌بودن سالن و تعداد بالای سیستم به نویز گیر نیاز خواهید داشت.
هر کدام از موارد بالا برای استفاده در محیط‌های خواص استفاده می‌شود. درصورتی‌که نمی‌توانید نوع سیستم کنفرانس را انتخاب کنید با شرکت‌های ارائه‌کننده تجهیزات سالن کنفرانس تماس بگیرید و اقدام به خرید تجهیزات سیستم کنفرانس نمایید. باتوجه‌به نوع برند و قطعات استفاده شده قیمت سیستم کنفرانس افزایش خواهد داشت.
1. ارتباط بصری: با ویدئو کنفرانس، شما و شرکت‌کنندگان می‌توانید چهره یکدیگر را مشاهده کنید و برای برقراری ارتباط بهتر از طریق اصطلاحات غیرکلامی و بدنی استفاده کنید.
2. ارتباط مؤثر‌تر: با دیدن چهره‌ها و بیان بدنی شرکت‌کنندگان، درک و فهم مطلب و هماهنگی بهتری در جلسات ایجاد می‌شود.
3. امکان مشاهده اسناد و صفحات: در ویدئو کنفرانس، می‌توانید صفحات، اسناد و محیط کار را به اشتراک بگذارید و به طور هم‌زمان با همکاران خود بررسی کنید.
- ویدئو کنفرانس یک فناوری است که به شما امکان می‌دهد در زمان واقعی با افراد در مکان‌های دیگر در یک جلسه مجازی ارتباط برقرار کنید. در ویدئو کنفرانس، شما و شرکت‌کنندگان دیگر تصویر همدیگر را در صفحه نمایش مشاهده می‌کنید و می‌توانید با هم صحبت کنید و اطلاعات را به اشتراک بگذارید.
- تعداد واحدهای سازمانی و کارکنانی که از سیستم کنفرانس استفاده خواهند کرد.
- نوع جلسات کنفرانسی که اغلب برگزار می‌شوند؛ آیا نیاز به برقراری تماس‌های صوتی، تصویری یا ترکیبی دارید؟
- نیاز به قابلیت اشتراک فایل‌ها و مستندات در جلسات.
- امکانات امنیتی موردنیاز برای حفاظت از اطلاعات محرمانه سازمان.
- نیاز به قابلیت ضبط جلسات و امکان مرور مجدد آنها.
- امکان استفاده از سیستم در چندین محیط (داخلی و بیرونی) و با تجهیزات مختلف (لپ‌تاپ، تلفن همراه و...).
با جواب‌دادن به سؤالات بالا و کنار هم گذاشتن نیازهای سالن کنفرانس به‌راحتی می‌توانید از بین دو سیستم کنفرانس گزینه بهتر و کاربردی‌تر را انتخاب نمایید. با پیشرفت علم و تکنولوژی استفاده از سیستم‌های صوتی عملکرد و قدرت شما در زمان ارائه کنفرانس را به‌شدت پایین خواهد آورد. بهترین گزینه سالن ویدئو کنفرانس است. سیستم ویدئو کنفرانس دارای تجهیزات جانبی دیگر مانند مانیتور، دوربین PTZ، میکروفن دستی، بلندگو، WALL LED و نمایشگرهای بزرگ یا اسمارت برد است.
تصمیم خرید و اضافه‌کردن هر کدام از گزینه‌های بالا باتوجه‌به بودجه و حجم کاربران سالن متغیر خواهد بود. به‌عنوان‌مثال دوربین‌های PTZ نیاز شما به استفاده از چند دوربین معمولی را به حداقل دو دوربین کاهش می‌دهند. مانیتور برای نمایش فایل‌های ارائه در زمان سخنرانی است که می‌توانید از مانیتورهای بزرگ روی دیوار یا مانیتورهای کوچک روی میز حتی از مانیتور لیفت استفاده نمایید. برای نمایش‌های بزرگ از پرده نمایش و WALL LED می‌توانید بهره ببرید تا کیفیت تصویر بهتری داشته باشید. همچنین اگر در زمان اجرا نیازمند یک‌تخته برای یادداشت هستید می‌توانید از تخته‌های هوشمند اسمارت برد استفاده نمایید که علاوه بر نمایش مولتی مدیا امکان یادداشت روی تخته و اشتراک‌گذاری تصاویر آن استفاده نمایید.
به غیر اسمارت برد در بقیه نمایشگرها شرایط یکسان وجود دارد و تنها بر اساس بودجه، نوع مالتی مدیا در حال نمایش، نور و فضای سالن انتخاب‌های متفاوتی وجود دارد. مثلاً در یک سالن رصد یا مانیتورینگ باید از WALL LED استفاده نمایید و در یک سالن کنفرانس کوچک انتخاب پرده نمایش برای داشتن فضای بیشتر گزینه‌های بهتری نسبت به تلویزیون‌های بزرگ خواهد بود.
قیمت هر کدام از موارد گفته شده بسته به نوع برند و امکانات متغیر خواهد بود.
دوربین اتوترکینگ با اتصال به میکروفن کنفرانس در زمانی که میکروفن روشن شود به سمت دوربین چرخیده و تصویر شخص پشت میکروفن را به نمایش می‌گذارد. اما اگر لازم به تصویر برداری از سایر نقاط سالن وجود داشت چطور؟ یا اگر سخنران شروع به حرکت نماید؟ اگر از دوربین‌های معمولی استفاده نمایید برای پوشش کامل تمام سالن نیازمند حداکثر 4 دوربین خواهید بود. دوربین PTZ با قابلیت چرخش تا 340 درجه و بی‌نیاز بودن به اپراتور، قابلیت رهگیری 255 هدف و شناسایی انسان و هدف‌های متحرک، همچنین کیفیت تصویر 4k-fullhd، تنظیم رنگ و نور خودکار، قابلیت زوم تا 60 برابر، زوم اپتیکال و دیجیتال، قابلیت اتصال به NDI و شبکه‌های مجازی، کنترل با کنترلر دوربین و ماژول جوی استیک؛ به نظر شما، با قیمت بیشتر نسبت به دوربین اتوترک به‌صرفه‌تر کاربردی‌تر در این دنیای مدرن نیست؟
دوربین اتوترکینگ PTZبه دلیل چرخش به سمت بالا و پایین و چپ و راست و کیفیت تصویر فوق‌العاده و امکان بزرگ‌نمایی تصویر نیاز شما به دوربین را به حداکثر یک دوربین کاهش خواهد داد؛ بنابراین می‌توان نتیجه گرفت قیمت دوربین اتوترک PTZ باتوجه‌به تجهیزات و قابلیت‌های فراوان آن قابل‌مقایسه با سایر دوربین ویدئو کنفرانس‌ها نیست.
از موارد دیگر که قبل طراحی سالن کنفرانس باید آن را بررسی نمایید قابلیت ضبط تصاویر و پخش آنلاین از طریق رکورد دستگاه است. در صورت نیاز به این محصول به هزینه خرید تجهیزات سالن کنفرانس اضافه خواهد شد.
می‌توانید نظرات و تجربیات دیگران را درباره شرکت و محصولات آن، بررسی کنید. این کمک خواهد کرد تا اطمینان حاصل کنید که این شرکت قابل‌اعتماد است و محصولات آن باکیفیت هستند. همچنین، می‌توانید با مشتریان فعلی یا مشاوران فنی درباره تجربه‌هایشان صحبت کنید و نظرات آنها را در مورد شرکت و محصولاتشان بشنوید.
پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید سیستم کنفرانس، بادقت تحقیق کنید، اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری کرده و ارزیابی دقیقی از آنها داشته باشید تا بتوانید تصمیم درستی برای خرید مناسب بگیرید. به شما توصیه می‌کنیم که در مورد شرکت‌های فروش سیستم کنفرانس و محصولات آنها تحقیق کنید و مزایا و معایب خرید از آنها را بررسی نمایید.
هنگام خرید سیستم کنفرانس، مهم است که مدل‌ها و قابلیت‌های سیستم‌های مختلف را مقایسه و نیازهای خاص خود را در نظر بگیرید. همچنین، به قیمت، پشتیبانی فنی، خدمات پس از فروش و تجربه کاربری دقت نمایید. از شرکتی باتجربه و شهرت خوب خرید کنید و از قبل نقدینگی و شرایط گارانتی را بررسی کنید.
