همه چیز در طراحی سالن کنفرانس تاثیر گذار است.بست به نوع استفاده از سالن کنفرانس همیشه روش های مدرن طراحی سالن کنفرانس وجود دارد. شما به‌عنوان مسئول قرارداد یک شرکت موظف به بررسی مسائلی همچون: ابعاد سالن همایش، تعداد صندلی‌های موجود، تعداد میکروفن، نوع سیستم کنفرانس (سیستم ویدئو کنفرانس ، سیستم کنفرانس صوتی) و البته زیبایی و آکوستیک بودن سالن همایش و سالن کنفرانس هستید. برای برخی افراد امنیت سالن کنفرانس از اهمیت زیادی برخوردار است که در این مواقع از درب‌های ضد سرقت، کنسول کنفرانس‌های قفل‌دار یا کارتی، دوربین‌های ضبط تصویر با قفل، میکروفن‌هایی که دارای نویزهایی برای عدم شنودهستند استفاده می‌شود.
به‌صورت خلاصه می‌توان گفت: در سالن کنفرانس از سیستم کنفرانس تصویری و سیستم کنفرانس صوتی برای داشتن تبادل اطلاعات بین چندین نفر حاضر در سالن و یا به‌صورت کنفرانس مجازی استفاده می‌شود. علاوه بر سیستم کنفرانس از، ویدئو کنفرانس(با استفاده از سیستم کنفرانس بیسیم و سیستم صوت جانبی)،در طراحی سالن کنفرانس استفاده می شود. همه این موارد به کاربری سالن و نیاز کارفرما بستگی دارد. سیستم کنفرانس سنهایزر از جمله سیستم‌های صوتی مورد تأیید هست که برای یک سالن باقابلیت‌های فراوان کاربرد دارد. این سالن‌ها مجهز به سیستم صوت جانبی برای پخش صدای بهتر و دارای تلویزیون های صنعتی( wall led ، پرده نمایش) برای پخش تصویر، دوربین اتوتراک با کیفیت FULL HD هستند.
اتاق‌های جلسه برای کارگاه‌های آموزشی، کنفرانس های شرکت، جلسات سالانه، برنامه‌های تأمین مالی، جلسات ماهانه و موارد دیگر مناسب هستند. هر یک از این فضاها باید قابلیت تغییر چیدمان موردنظر شمارا داشته باشند. در بعضی موارد اتاق جلسات برای ارائه مطالب شفاف، به سیستم کنفرانس تصویری( ویدئو کنفرانس ) مجهز می‌شوند.
اتاق جلسات همان اتاق کنفرانس، در ابعاد کوچک و البته با محیطی صمیمی‌تر هستند. افراد یک شرکت برای انجام کارهای روزمره نیاز به مشورت و نظرسنجی در مورد موضوع‌های خاص دارند. اتاق جلسات برای هر شرکت از ملزومات است. سبک بودن فضای اتاق جلسه و طراحی با استفاده از رنگ‌های گرم به تصمیم‌گیری‌های بهتر و کم‌شدن استرس‌های در حال کار می‌انجامد. از لوازم صوتی موردنظر برای اتاق جلسه می‌توان به یک تلویزیون یا پروژکتور که مجهز به رابط‌های جمعی باشد اشاره نمود. با استفاده از وای‌فای یا بلوتوث به‌راحتی می‌توانید نظرات و افکار خود را با همکارانتان به اشتراک بگذارید و به پیشرفت مجموعه خود کمک بسزایی نمایید.
استفاده از روکش‌های صندلی و جنس مصالح مرغوب مانند میز کنفرانس، صندلی کنفرانس، پرده‌های عایق صوت، دیوارپوش، موکت، تزئینات نور و سیستم کنفرانس به زیبایی سالن شما می‌افزاید. همان‌طور که می‌دانید در مراسمات خاص و حرفه‌ای افراد به دنبال سالن‌هایی با بیشترین کاربرد و البته زیبا هستند تا علاوه بر حس آرامش حس زیباشناسی افراد را ترغیب نمایید. مطمئن باشید هر چه هارمونی رنگ‌های استفاده شده و ابزار به‌کاررفته در سالن بیشتر باشد بازخورد بهتری از سمت مقابل دریافت خواهید کرد.
این فضاها؛ باید مجهز به: یک صفحه‌نمایش، وای‌فای پرسرعت و ظرفیت ضبط آسان رویدادهای شما باشند.
· صفحه‌نمایش ، WALL LED،پرده‌های نمایش (اتوماتیک، دستی)
· نورپردازی، برای سالن‌های همایش یا آمفی‌تئاتر که نیاز به نورپردازی
· میکروفون، هدست، میکروفن‌های بیسیم و باسیم برای مجری یا سخنران
· وای‌فای، انتقال اطلاعات به‌صورت آنلاین و در سیستم کنفرانس‌های مدرن برای ارتباط شبکه
· کنسول شرکت‌کننده، کنسول رئیس، کنسول‌های قفل‌دار و قابل اولویت‌بندی
· ضبط و پخش ویدئو، ویدئوکنفرانس، پخش آنلاین
· ضبط و پخش صدا، اجرای برنامه‌های زنده یا پخش مجدد
· دکوراسیون و عایق‌بندی دیوارها و سقف
· موکت‌های ضدحریق
· صندلی اداری
· میز کنفرانس
· کمدها برای نگهداری اطلاعات
· رک برای نگهداری: آمپلی‌فایر، هارد، رکوردر، منبع تغذیه
· سیستم صوت جانبی، بلندگو دیواری، بلندگو سقفی، مانیتورینگ
· امکان پذیرایی: کمد برای نگهداری وسائل پذیرایی، یخچال، وسایل سرو
· یک مدیر رویداد برای نظارت بر جنبه‌های لجستیکی و فنی رویداد شما
· خدمات امنیتی
· موارد ثابت موردنیاز: لب تاب، نشانگرها و ابزارهایی برای یادداشت‌برداری، برق برای اتصال لب تاب‌های شخصی یا شارژ گوشی
در زمان طراحی سالن کنفرانس باید مواردی که در بالا به آن اشاره شد توجه نمایید. البته بسته به نوع کاربری سالن همایش/ سالن کنفرانس دکوراسیون‌ها متغیر خواهد بود. بهتر است این اتاق‌ها دارای دیوارها و درب‌های عایق شده باشند تا صدا در دو طرف دیوار باقی‌مانده و منتقل نشود. در زمان برگزاری همایش و سمینار بهتر است از کارفرما در زمینه امنیتی بودن جلسات سؤال پرسیده شود و در صورت نیاز موارد امنیتی به سالن کنفرانس اضافه شود. لیست سالن‌های کنفرانس در تهران بسیار زیاد بوده و شما به‌راحتی می‌توانید از طریق سایت‌های رزرو سالن کنفرانس اقدام به اجاره سالن کنفرانس نمایید. درصورتی‌که نیاز به طراحی سالن مخصوص به خود و شرایطی که فقط برای مجموعه شما باشد دارید می‌توانید با تیم حرفه طراحی ما در تماس باشید.
