سالن کنفرانس سالنی است که در آن باید با استفاده از فضا؛ اتصال، ارتباط و همکاری با دیگران را آسان‌تر نماید. در سالن کنفرانس توجه بر روی ارتباط بهتر خواهد بود و نه توجه به اشخاص و این در تمام سالن‌های کنفرانس باید رعایت شود.
سالن کنفرانس باید ارزش شرکت شما را منعکس نماید. مهم‌تر از همه، باید نیازهای فیزیکی و فنی اعضای تیم کنفرانس که از آن استفاده می‌کنند، را برآورده کند - تجهیز سالن به سیستم کنفرانس ویدئویی و ابزارهای لازم برای همکاری موفقیت‌آمیز - ویژگی‌های فضا، وسایل و تجهیزات موجود در آن باید به دید (کنفرانس‌های رودررو، تماشای سخنران، زاویه دید مناسب تمام افراد حاضر در جلسه، زاویه و ارتفاع قرارگیری پخش‌کننده تصویر)، آکوستیک (عدم ورود/خروج صدا، جلوگیری از ایجاد نویز، کاهش بازتاب صدا)، اتصال (اتصال ویدئویی، صوتی، وایرلس، سیمی، دیجیتال، تلفنی) و دسترسی (امکان استفاده از میکروفن کنفرانس، دوربین اتوتراک، مانیتور، vsp box، امکان رای‌گیری، ترجمه هم‌زمان) برای کاربران بپردازد.
خلاقیت داشته باشید از سرعت علم جلوتر حرکت کنید سعی کنید قبل از نیاز به تجهیزات کنفرانس آن را تهیه نمایید. با مشاوران و طراحان حرفه‌ای در تماس باشید و انتخاب درستی برای تجهیزات کنفرانس انجام دهید. برای سازگاری با شرکت‌کنندگان و سیستم‌های مدرن سایر شرکت‌ها بهتر است شما هم به‌روز بوده و تجهیزاتی مدرن و البته باکیفیت تهیه نمایید.
به‌خاطر هزینه‌ها از داشتن سیستم حرفه‌ای خود را محروم نکنید، به‌روز بودن سیستم کنفرانس به بهترشدن جلسات کاری کمک کرده و در نهایت به منبعی برای درآمد شما تبدیل خواهد شد. سیستم کنفرانس‌های جدید، کاربری‌های بسیار آسانی دارند و با دیجیتال شدن اکثر تجهیزات سیستم کنفرانس، بیشتر فعالیت‌ها به‌صورت خودکار از طریق خود محصول انجام می‌شوند.
به همین دلیل است که سیما صوت ایرانیان روی ارائه تجهیزات کنفرانس ویدئویی نوآورانه متمرکز شده است که حول ارائه بهترین تجربه جلسات کنفرانس ساخته شده است. با استفاده از سیستم‌های ویدئو کنفرانس 4k و سیستم کنفرانس با وضوح و کیفیت بالا در زمان اتصال صوت و تصویر سالن کنفرانس، برای هر جلسه ویدئویی، تماس کنفرانسی یا پخش زنده‌ای که تصور می‌کنید آماده خواهد بود.
اگر فضای لازم برای نشستن تمام افراد حاضر در جلسه وجود نداشته باشد بیشتر زمان افراد برای جلوگیری از تماس با دیگران به هدر می‌رود. این اتفاق حواس شرکت‌کنندگان را از موضوع اصلی پرت خواهد کرد. برای پیش‌بینی این وضعیت بهتر است از صندلی‌های مهمان در سالن کنفرانس استفاده نمایید تا درصورتی‌که تعداد شرکت‌کنندگان بیش از انتظار ما شد بتوانیم فضایی کارآمد برای برگزاری جلسه داشته باشیم. برای این منظور بهتر است از ابتدای طراحی سالن جلسه این موارد را در نظر بگیریم. استفاده از صندلی و میزهای قابل‌جابه‌جایی و یا دیوار پارتیشن‌هایی که در صورت نیاز فضای سالن کنفرانس را بزرگ‌تر می‌کنند از دیگر مواردی است که برای رفع این مشکل می‌توانید بهره ببرید.
شرکت و یا سازمان شما از رنگ‌هایی برای معرفی محصولات و خدمات خود استفاده می‌کند. بهتر است از این رنگ‌ها در طراحی دکوراسیون سالن جلسه استفاده نمایید. اگر رنگ‌سازمانی شما رنگی مانند رنگ قرمز باشد (بانک ملت)، می‌توانید با ترکیب رنگی مانند خاکستری، سفید، سبز و دیگر رنگ‌های مکمل به زیبایی سالن خود بیفزایید. برای سالن کنفرانس بهتر است از رنگ‌های خنثی و کم‌رنگ (آبی روشن، کرم، سفید) استفاده نمایید. برای آرامش بیشتر در سالن می‌توانید از رنگ‌های آرامش‌بخش استفاده نمایید. درصورتی‌که نور اتاق کم است از رنگ‌های روشن برای بزرگ‌تر دیده‌شدن سالن استفاده نمایید. همچنین برای پوشش شکست‌ها روی دیوار می‌توانید از یک‌رنگ با تناژ کم‌رنگ و پررنگ استفاده نمایید.
نور طبیعی تأثیر مثبتی روی یادگیری کاهش خستگی و خاصیت آرام‌بخش دارد. خلاقیت و انجام مسئولیت‌های کاری در شرایطی که نور طبیعی کافی وجود دارد، به میزان 3 تا 6 درصد افزایش پیدا می‌کند. نور طبیعی و کافی از عوامل بهبود عملکرد اقتصادی محسوب می‌شود. با قرارگیری پنجره‌هایی به سمت جنوب می‌توانید نور را وارد سالن کنفرانس نمایید. نور آبی مایل به سفید می‌تواند جایگزین نور طبیعی باشد. طراحان حرفه‌ای صفر تا صد طراحی سالن کنفرانس را انجام می‌دهند تا در صورت نیاز به طراحی‌هایی این چنین دچار مشکل نشوید.
با استفاده از پوشش‌های پنجره می‌توانید از عبور صدا، نور و عواملی که حواس شما را پرت می‌کند را از دید پنهان نمایید.
در زمان اجرای یک جلسه شما مهمان‌هایی با آداب و فرهنگ خواص خواهید داشت. داشتن تجارت موفق مستلزم رعایت نیازهای مشتری خواهد بود. سالن کنفرانس را بر اساس منافع مشترک خود و مشتریان طراحی نمایید. تجهیزات پذیرایی را در دسترس قرار دهید، میز کنفرانس را به صورتی طراحی کنید که بعد از پذیرایی از مشتریان بتوان از آن استفاده نمایید. استفاده از vsp box امکان اتصال usb,hdmi و اتصال به برق را فراهم می‌کند که بهتر است در زمان طراحی در نظر گرفته شود. به هر کسی اجازه دهید - مشتریان، مهمانان، کارمندان - صفحه‌نمایش را بدون نیاز به درهم ریختن سیم‌ها و دانگل‌ها به شهودی‌ترین شکل ممکن به اشتراک بگذارد.
بعضی جلسات باید کاملاً خصوصی برگزار شوند، عبور صدا از داخل/ خارج سالن جلسه تمام تمرکز افراد را پرت خواهد کرد. بهتر است از سیستم آکوستیک و کف‌پوش نویز گیر استفاده نمایید. چیدمان بلندگو سالن کنفرانس از اهمیت خاصی برخوردار است بهتر است توسط تیم حرفه‌ای انجام بگیرد. در کنار این موارد درصورتی‌که جلسات سری و مخفیانه باشند می‌توانید از تجهیزات صوتی خاص استفاده نمایید.
بهتر است از سیستم‌های ضدحریق برای تمام ساختمان و البته اتاق کنفرانس استفاده نمایید. برای کاهش خطرات در زمان بروز حادثه می‌توانید از درب‌های ضدحریق استفاده نمایید تا گرما و شعله وارد سالن کنفرانس نشود. همچنین استفاده از دیوارپوش و کف‌پوش ضدحریق بهترین انتخاب برای سالن کنفرانس به شمار می‌آید. اکثر متریالی که برای دکوراسیون سالن جلسه استفاده می‌شود، چوب، وول پنل و الیاف است که در صورت بروز حادثه بلافاصله شعله‌ور می‌شوند حتماً در زمان تهیه تجهیزات سالن کنفرانس به ضدحریق بودن متریال‌ها توجه نمایید.
استفاده از سیستم تهویه با صدای کم و خاصیت‌هایی همچون فیلتر هوا از آلاینده‌ها، تأمین دمای آسایش، کنترل رطوبت و سرعت گردش هوا، سیستم اتوماتیک، بهینه‌سازی مصرف انرژی در سالن کنفرانس مواردی است که باید در نظر داشته باشید.
نتیجه نهایی از مطالب ذکر شده به شما کمک می کند تا در زمان طراحی سالن کنفرانس بهترین ایده و خلاقیت را به کار ببرید. کلیه شرکت های فعال در این زمینه تمام موارد ذکر شده در بالا را رعایت می کنند. برای تصمیم گیری در انتخاب بهترین مجموعه ساخت و تجهیز سالن کنفرانس پس از بررسی نمونه کارهای انجام شده و ثوابق شرکت مد نظر می توانید اقدام به خرید تجهیزات و یا بازسازی سالن کنفرانس نمایید.
