جهت تجهیز سالن کنفرانس باید به تجهیزات صوت کنفرانس، بلندگو سالن کنفرانس، اجرای سیستم کنفرانس، استانداردهایی برای طراحی دکور سالن کنفرانس و مواردی در زیربخش‌های این موضوعات توجه نمایید. سالن کنفرانس می‌تواند با سیستم کنفرانس صوتی یا سیستم ویدئو کنفرانس تجهیز شود. البته در بیشتر موارد برای سالن کنفرانس بزرگ از ترکیب هر دو سیستم کنفرانس باهم استفاده می‌شود. سیستم ویدئو کنفرانس برای ارتباط با افرادی که در منطقه مکانی شما قرار ندارند و یا خارج از جلسه کنفرانس هستند و سیستم صوت برای ضبط و پخش صدا در سالن جلسه قرار می‌گیرد.
سیستم ویدئو کنفرانس متشکل از سیستم تصویربرداری (دوربین اتوترک)، ضبط تصویر (رکوردر تصویر)، پخش تصویر (مانیتور، WALL LED، پرده نمایش و اسمارت برد) و ارسال تصویر (پلتفرم‌های جلسه آنلاین) است. در کنار این موارد شما باید از سیستم صوت کنفرانس برای ضبط صدا (رکوردر صوتی) و پخش صدا (میکروفن کنفرانس)، مدیریت میکروفن کنفرانس (یونیت کنفرانس) و سیستم پخش صدا (بلندگو کنفرانس) بهره ببرید.
صفر تا صد تجهیزات سیستم کنفرانس
برای انتخاب بهترین تجهیزات سالن کنفرانس حتماً با مشاوران حرفه‌ای در این زمینه مشورت نمایید. طراحان سالن کنفرانس معمولاً صفر تا صد سالن کنفرانس را به عهده می‌گیرند و می‌توانید با مراجعه به طراح سالن کنفرانس، تجهیز سیستم صوت، سیستم تصویر کنفرانس، دکوراسیون و نورپردازی سالن کنفرانس را به آنها بسپارید.
اولین اقدام برای طراحی سالن کنفرانس پیداکردن تیمی حرفه‌ای در تجهیز سال کنفرانس است. بعد از بررسی پیشینه گروه موردنظر می‌توانید نمونه کارهای انجام شده و سبک هنری آنها را بررسی نمایید. در صورت تأیید مرحله اول می‌توانید به‌صورت حضوری با کارشناسان طراحی و تجهیز سالن کنفرانس در تماس باشید و از پروژه‌های پایان یافته دیدن نمایید.
بعد از نهایی‌شدن انتخاب طراح سالن کنفرانس ، می‌توانید باتوجه‌به بودجه و نیاز خود سیستم کنفرانس ایرانی، یا سایر بندها، سیستم صوت کنفرانس یا سیستم ویدئو کنفرانس را انتخاب نمایید.
از این مرحله به بعد به عهده کارشناس تجهیز سالن کنفرانس خواهد بود. کارشناس بعد از بازدید از سالن شما و تهیه طراحی سه‌بعدی اولیه چند طرح اجرایی را به شما پیشنهاد می‌کند. در طرح اولیه سالن کنفرانس باید تعداد صندلی سالن کنفرانس، ابعاد میز کنفرانس، نوع کف‌پوش سالن، متریال دیوارپوش، نورپردازی، محل قرارگیری بلندگو، دوربین سالن کنفرانس، تعداد میکروفن کنفرانس و در صورت نیاز تعداد مانیتورهای رو میز و WALL LED ها مشخص باشد.
در زمان طراحی سالن کنفرانس باید دقت نمایید که معمولاً برای هر دو نفر یک میکروفن، یک مانیتور و یک میز کنفرانس 140 * 70 سانتی‌متری در نظر گرفته می‌شود. صندلی‌های کنفرانس بسته به طرح موردنظر می‌تواند ابعادی با عرض 60 تا 80 سانتی‌متر داشته باشد. همچنین راهرویی در نظر گرفته می‌شود نباید مانع عبور افراد و مزاحم مدعوین نشسته شود. درصورتی‌که در سالن کنفرانس پنجره وجود دارد باید از پرده‌های مخصوص این کار استفاده شود تا در زمان پخش تصاویر نور بیش از اندازه وارد سالن نشود.
دیوارهای آکوستیک بهترین گزینه برای تجهیز سالن همایش هستند. دیوارپوش‌های آکوستیک از بازتاب صدا جلوگیری کرده و از عبور صدا به خارج از سالن جلوگیری می‌کنند. این سیستم برای تجهیز آمفی‌تئاتر کاربری‌های زیادی دارد؛ ولی در زمان تجهیز سالن کنفرانس باید به موارد دیگری غیر از آکوستیک بودن دیوارها توجه نمایید.
نوع بلندگو سالن کنفرانس به‌وسیله سیستم‌های مخصوص طراحی صوت، سنجیده می‌شوند تا بعد از نصب اسپیکرها، صدایی باکیفیت و قدرت را تجربه نمایید. سیستم صوت کنفرانس احتیاج به تیمی حرفه‌ای و البته باسابقه برای نصب دارد تا بتوانند علاوه بر تمیز بودنِ نصبِ تجهیزات سالن کنفرانس، سیستم کنفرانس فوق‌العاده در اختیار شما قرار بدهند. در تجهیز سالن کنفرانس کوچک از بلندگوهای سقفی یا اسپیکر دیواری (ستونی) برای پخش صدا استفاده می‌شود. در تجهیز صوت سالن آمفی‌تئاتر و سالن همایش استفاده از بلندگو لاین اری پیشنهاد می‌شود. هر سیستم صوتی برای فضاهای خاصی طراحی شده است که بسته به توان تولید صدا از بلندگوهای کوچک یا بزرگ استفاده می‌شود.
برای خرید دوربین سالن کنفرانس می‌توانید از دوربین اتوترک PTZاستفاده نمایید. دوربین کنفرانس PTZ با قابلیت چرخش 340 درجه و حرکت به سمت بالا/ پایین زوم تا 30 برابر و تنظیم رنگ و نور در زمان پخش آنلاین بهترین دوربین کنفرانس جهت تجهیز سیستم کنفرانس تصویری به شمار می‌آیند. همچنین دوربین کنفرانس PTZ با قابلیت رهگیری تا 255 هدف و تشخیص انسان از سایر دوربین‌های کنفرانس مزیت‌های بیشتری دارد و باتوجه‌به کارایی‌هایی که دارد دیگر نیازی به اپراتور اتاق تصویر نخواهید داشت. (کاهش هزینه‌های بعد از نصب سیستم کنفرانس).
برای ارسال تصاویر و ویدئوها به سایر شرکت‌کننده‌ها خارج از سالن کنفرانس می‌توانید از پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس استفاده نمایید.
مانیتور بر روی میز کنفرانس از عمومی‌ترین روش‌های پخش تصاویر در سالن کنفرانس است. در تجهیز سالن کنفرانس بزرگ می‌توانید از WALL LEDدر ابعاد مختلف یا از مانیتورهای بزرگ استفاده نمایید. اسمارت برد بیشتر برای تجهیز کلاس آموزشی، دانشگاه و یا جلساتی که در آن بر روی برد نوشته می‌شود مورداستفاده است. اسمارت برد قابلیت ضبط و پخش تصاویر (مواردی که رو برد نوشته شده)، دارد.
مانیتورینگ برای کاربری‌های خاص مثلاً اتاق کنترل ترافیک، کنترل چند دوربین برای مراکز تجاری بزرگ بوده و متشکل از وال ال ای دی (WALL LED)، یا تعداد زیادی مانیتور است. همچنین به مانیتورهایی که داخل میز هستند مانیتور لیفت گفته می‌شود. این مانیتورها توسط سیستم میکانیکی در زمانی که به مانیتور نیاز ندارد به زیر میز می‌روند تا سطح میز برای سایر فعالیت‌های جلسه بزرگ‌تر باشد.
نورپردازی به دو صورت نقطه‌ای و خطی در سالن کنفرانس اجرا می‌شود. نور نقطه‌ای برای تمرکز بر روی یک موضوع خاص استفاده شده و نور خطی برای راهنمایی و در مسیر و یا روی میز کنفرانس برای روشنایی توصیه می‌گردد. نور اصلی بهتر است روی میز متمرکز باشد تا سایه کمتری ایجاد نمایید در کنار آن می‌توانید از نورهای عمومی برای نمایش دیواره‌ها استفاده نمایید یا طرحی را بزرگ‌نمایی کنید.
تجهیزات سیستم کنفرانس صوتی متشکل از میکروفن کنفرانس رئیس، میکروفن کنفرانس شرکت کننده و یونیت مرکزی کنفرانس است. در کنار تجهیزات صوتی کنفرانس از کابل‌های مخصوص و دستگاه مدیریت صدا (DSP) و امپلی فایر(تقویت کننده سیگنال) در سیستم صوت سالن کنفرانس استفاده می‌شود. برای سالن کنفرانس هایی که مجری دائم در حال حرکت است و در تجهیز آمفی تئاتر و تجهیزات سالن همایش می‌توانید از میکروفن هدمیک و میکروفن دستی استفاده نمایید تا مجری بتواند به‌راحتی در مسیر حرکت کند.
در انتها باید گفت انتخاب تمام موارد تجهیز سالن کنفرانس در نهایت به سلیقه و نیاز سالن شما باز خواهد گشت، به طور مثال استفاده از یک سیستم صوت جانبی مجهز به لاین اری و ساب ووفر در سالن کنفرانس 20 نفره زیاده روی بوده و به گوش شنوندگان آسیب می‌رساند درصورتی‌که سیستم صوت با بلندگو سقفی؛ در صورت بلند بودن سقف صدایی بسیار کم تولید می‌کند که برای گوش شنوندگان کافی نخواهد بود. برای خرید سیستم کنفرانس که مختص به شما و پلان مدنظر شما باشد، با مشاوران طراحی سالن کنفرانس ما در تماس باشید.
قیمت تجهیز سالن کنفرانس (به دلیل متشکل از چند مورد بودن) متغییر بوده و نمی توانیم قیمت ثابتی برای آن در نظر بگیریم. در این مورد قیمت سیستم کنفرانس، قیمت دوربین کنفرانس، قیمت دکور سالن کنفرانس، هزینه نور پردازی سالن کنفرانس و قیمت تجهیزات کنفرانس با یکدیگر جمع شده و هزینه نهایی، قیمت طراحی سالن کنفرانس خواهد بود. برای کاهش هزینه های اولیه می توانید پروژه خود را به شرکت طراحی کنفرانس با مشاوره و طراحی سه بعدی رایگان بسپارید.
ضمانت داشتن محصولات و تجهیزات کنفرانس از مواردی است که کاهش هزینه های بعد نصب؛ را به همراه دارد. اگر شرکتی که انتخاب می کنید برای ارائه خدمات پس از فروش و گارانتی تجهیزات کنفرانس نیروی متخصص با سابقه ای را در نظر بگیرد، هزینه های بعد از نصب سیستم کنفرانس به مقدرا زیادی کاهش می یابد. گارانتی محصولات از دیگر مواردی است که در زمان تجهیز سالن کنفرانس و خرید سیستم کنفرانس باید آن را در نظر بگیرید.
