تقریباً تمام دانشگاه‌های بین‌المللی کار، تجربه، ذکاوت و شخصیت دانشجویان را مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌دهند. برای همین منظور دانشجویان باید توصیه نامه (Recommendation Letter یا Letter of Recommendation) مدنظر دانشگاه مقصد را به‌بهترین نحو بنویسند و ارسال کنند. برخی دانشگاه‌ها قالب‌های آماده‌ای برای نوشتن توصیه نامه تحصیلی ارائه می‌دهند، اما این قالب‌ها چندان مشخص نمی‌کنند کمیته پذیرش روی چه موضوعاتی بیشتر تمرکز دارد و چگونه توصیه نامه تحصیلی را ارزش‌گذاری می‌کند. در این مقاله نکته‌هایی درباره نحوه نگارش توصیه نامه و موارد بیشتر مورد توجه کمیته پذیرش می‌پردازیم.
معرفی نامه (Reference Letter یا Letter Of Reference) نیز موردی است که دانشجویان برای اخذ پذیرش از دانشگاه مدنظر باید در کنار توصیه نامه به آن توجه کنند. دانشگاه‌ها یکی از این دو مدرک را می‌خواهند و برخی دانشجویان و دانشگاه‌ها تصور می‌کنند که این دو تفاوتی با یکدیگر ندارند. اما در حقیقت این دو مورد یعنی توصیه نامه و معرفی نامه با یکدیگر متفاوت هستند.
با توجه به این توضیحات بیشتر دانشگاه‌ها از دانشجویان متقاضی توصیه‌نامه می‌خواهند. زیرا این مورد برای شرکت در یک دوره دانشگاهی مشخص ارسال می‌شود و در مورد دانشجوی متقاضی توضیحات موردنیاز را ارائه می‌دهد.
پاسخ این پرسش به دوره مدنظر دانشجو بستگی دارد. دانشگاه‌ها گاهی صراحتاً توصیه نامه را از استادها یا کارفرماها تقاضا می‌کنند.
اگر قرار است توصیه‌نامه را استاد بنویسد، او باید بر مهارت‌ها و دستاوردهای دانشگاهی دانشجو تمرکز کند. اگر دانشگاه به توصیه‌نامه‌ای از طرف یک کارفرما نیاز دارد، نامه باید به توضیح مهارت‌های مرتبط با دوره مدنظر بپردازد.
انتخاب معرف در نوشتن توصیه‌نامه مهم‌ترین نکته‌ی این موضوع است. به‌دلیل این اهمیت بهتر است حداقل ۶ ماه از آشنایی دانشجو با معرف گذشته باشد تا او به شناخت نسبی و تقریباً کاملی از دانشجو رسیده باشد.
هرگز از این افراد تقاضای توصیه‌نامه نکنید:
از استادی درخواست توصیه‌نامه کنید که از نزدیک با او همکاری‌های علمی و پژوهشی داشته‌اید و بیش از یک ترم تحصیلی در ارتباط بوده‌اید. اگر واقعاً می‌خواهید کمیته پذیرش را تحت تأثیر قرار دهید، از استادی استفاده کنید که در زمینه تخصصی دوره مدنظر شما تخصص دارد.
کارفرمای مناسب برای نوشتن توصیه‌نامه شخصی است که بتواند اطلاعات مربوط با دوره مورد نظر را کامل و به‌درستی ارائه دهد. برای مثال، اگر می‌خواهید برای پذیرش در یک دوره فنی-مهندسی اقدام کنید، نامه‌ی مدیر یک شرکت فنی، ارزش بیشتری از نامه کارفرمای شرکت خدمات مشتریان دارد.
توصیه‌نامه شکل و شمایل نامه‌های رسمی را دارد و بنابراین نباید دیدگاهی نوآورانه و خلاقانه به آن داشت. برای نگارش توصیه‌نامه باید به ساختار آن مقید باشید. بخش‌های اصلی و مهم توصیه‌نامه به شرح زیر است:
معرفی (Introduction): در این بخش، توصیه‌کننده (معرف) خود و ارتباطش با شما (استاد، کارفرما و…) و نیز نگرش کلی خود نسبت به شما و مدت زمان آشنایی‌اش را بیان می‌کند.
محتوا (Content): در این بخش، معرف با ذکر پس‌زمینه تحصیلی، فعالیت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی مرتبط، استدلال می‌کند که چرا شما بهترین گزینه برای دوره مورد نظر هستید.
اختتام (Closing): در این بخش، معرف باید یک پایان‌بندی قوی اضافه کند که درخواست شما را ضمانت می‌کند و به دنبال آن عبارت پایانی استاندارد و نام و مشخصات تماس و امضا آورده شود.
اگر به چند توصیه‌نامه نیاز دارید، از معرف‌ها درخواست کنید نوشتن درباره جنبه‌های مختلف شخصیت، دستاوردها و قابلیت‌های علمی و تحصیلی شما هوشمندانه عمل کنند. برای مثال یک نامه می‌تواند بر قابلیت‌های پژوهشی متمرکز باشد و نامه دیگر عملکرد کلاسی را مورد توجه قرار دهد.
حتی اگر معرف شما را می‌شناسد، احتمالاً تمام نمرات و دستاوردهای شما را ثبت نکرده است. به همین دلیل بهتر است با در اختیار قرار دادن اطلاعات زیر، به آنها در نوشتن توصیه نامه کمک کنید:
کسی که توصیه‌نامه را می‌نویسد نباید صرفاً مهارت‌های شما را فهرست کند، بلکه باید مثال‌هایی از چگونگی و زمان به کارگیری آنها را نیز ذکر کند. بیان اینکه شما مهارت‌های پژوهشی بالایی دارید، به تنهایی و بدون ذکر مثالی از یک پروژه پژوهشی که انجام داده‌اید، چندان مفید نخواهد بود.
از آنجایی که کمیته پذیرش در کار خود بسیار خبره هستند و هزاران درخواست را خوانده‌اند، نامه‌ای که تنها شما را ستایش می‌کند، غیرواقعی به نظرشان خواهد رسید. به همین دلیل بسیار مهم است که معرف شما درباره چگونگی پیشرفت شما با گذر زمان بنویسد. برای مثال شاید هنگامی که دوره کارشناسی را آغاز کرده‌اید، خجالتی بوده و در کلاس چندان فعال نبوده‌اید، اما پس از گذشت چند سال به تدریج به فردی سخنور تبدیل شده باشید.
همانطور که گفته شد، توصیه نامه، نامه‌ای رسمی است، اما نباید رسمیت را با خشک و بی‌روح بودن اشتباه گرفت. کمیته‌های پذیرش، توصیه نامه هایی که در عین رسمی بودن شخصی هستند را می‌پسندند. به همین دلیل توصیه نامه باید درباره شما صحبت کند و از به کار بردن جملات کلیشه‌ای که درباره هر دانشجویی قابل بیان است خودداری کند.
در زیر چند نمونه توصیه نامه تحصیلی به زبان انگلیسی را مشاهده می‌کنید:
در زیر دو نمونه معرفی نامه تحصیلی انگلیسی را مشاهده می‌کنید:
علاقه‌مندان به تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور با ابهام‌ها و پرسش‌های متعددی مواجه می‌شوند؛ بنابراین، داشتن راهنما در این مسیر برای آنها اهمیت خواهد داشت. مجموعۀ سیم آخر که از سال 1382 فعالیت خود را در زمینۀ آموزش آغاز کرده است؛ تجربۀ سالها مشاورۀ تحصیلی برای دانشگاه‌های داخل کشور را دارد و اکنون نیز با فعالیت در حوزۀ اعام دانشجو به کشورهای اروپایی و کانادا در این راه کمک شایانی به متقاضیان می‌کند.
