بهینه کردن دورکاری تیمی با چند روش ساده

Photo by Maud Slaats on Unsplash
Photo by Maud Slaats on Unsplash

چند دستور ساده برای بهینه کردن دورکاری تیم. قبل از شروع به یک نکته مهم باید توجه کنیم، در دو حالت زیر دورکاری برای شما مناسب نیست و این نوشته به درد شما نخواهد خورد:

  • شما کارفرما یا مدیری هستید که به تیم یا کارمند‌ها اعتماد ندارید (دنبال این نشانه‌ها بگردید: درخواست ارسال گزارش روزانه، مسئولیت‌های سنگین فقط بر دوش یک یا دو نفر، جریمه برای هر چیزی)
  • شما کارمندی هستید که فکر می‌کنید قوانین، مثلا ساعت شروع یا پایان کار، در شان شما نیست و ارزشی که ایجاد می‌کنید ورای قوانین تیم قرار می‌گیره.


شبیه‌سازی محیط فیزیکی

قدم اول، یک نرم‌افزار مخصوص چت برای کار داشته باشید. این نرم‌افزار نباید در موارد شخصی مورد استفاده قرار بگیره. مثلا تلگرام و واتزاپ گزینه‌های اشتباهی هستند. سه امکان زیر باید در این نرم‌افزار باشه:

  • قابلیت منشن کردن
  • قابلیت ساخت کانال‌های مجزا
  • قابلیت چت تک به تک و دو نفر به بالا

اسلک گزینه‌ی عالی برای این کاره. البته مطمئن نیستم در ایران چقدر می‌تونه بابت هزینه یا فیلترینگ اذیت‌کننده باشه. دقت کنید که ورود و خروج به نرم‌افزار چت کاری به منزله‌ی شروع و پایان کار برای شماست. هم به لحاظ ذهنی برای خود شما و هم از لحاظ تیمی برای اطلاع از حضورتان.


شبیه‌سازی اینتراکشن‌های انسانی

در یک محیط کاری واقعی ورود و خروج‌تان را چطور اعلام می‌کنید؟ با سلام و صبح بخیر و خداحافظ. همین را در چت تیم‌ هم اجرا کنید. یک آیکون دست تکان دادن یا صبح بخیر برای اعلام شروع به کار شما کافی‌ست. همین‌طور موقع اتمام کار هم یک سیگنال چند کلمه‌ای برای خروج کافی‌ست.

اگر برای دستشویی، چایی ریختن، قدم زدن یا هرکاری قصد دارید از پشت کامپیوتر بلند شوید، یک سیگنال کوتاه چند کلمه‌ای بنویسید: مثلا ۲۰ دقیقه نیستم. یا یک ساعت می‌رم ناهار.

در صحبت کردن رو در رو شما منتظر جواب از طرف مقابل نمی‌مانید و حداقل متوجه می‌شوید طرف صحبت شما حرف‌تان را شنیده است. بنابراین وقتی یک پیغام چت دریافت می‌کنید بلافاصله با آیکون یا یک جمله مثل بذار فکر کنم جواب بدهید. حتی اگر نمی‌دونید چه جوابی باید بدهید، بهترین کار مطمئن کردن طرف مقابل از دریافت پیغام است. (نکته کنکوری: اگر تیم کار با تمرکز بالا انجام می‌دهد، در پیغام ارسال شده می‌تونید قید کنید که هروقت فرصت داشتی جواب بده.)

تا جان در بدن دارید از آیکون و گیف و عکس استفاده کنید و فضا را امن و راحت کنید. وقتی فقط کار ذهنی انجام می‌دهید و هیچ اینتراکشن انسانی ندارید، اضطراب روزانه کاری ذره به ذره بیشتر می‌شه. چت و متن‌ هم می‌تونه باعث سوبرداشت و ناراحتی بشه. آیکون‌ها، گیف‌ها و تماس تصویری چاره‌ی این درده.


ابزار بیشتر

به غیر از ابزار چت احتیاج به دو نرم‌افزار دیگر هم دارید: اول جایی برای ثبت کارها و برنامه‌ها و دوم نرم‌افزاری برای تماس تصویری. توصیه کلی این که همین سه نرم‌افزار کافی‌ست و بیشتر از این اوضاع را با معرفی و تست سرویس‌های بیشتر آشفته نکنید.

برای ثبت کارها و داکیومنت‌ها می‌تونید از یک اکسل شیت به اشتراک گذاشته شده در گوگل داکز شروع کنید و به ترکیب ترلو + گوگل داکز برسید. در تجربه شخصی من معمولا همین ترکیب برای شرکت‌هایی تا ۵۰۰ نفر هم به راحتی کار خواهد کرد. وظایف و زمان بندی و تیم‌ها در ترلو مشخص می‌شه، اهداف و اعداد و مستندات در گوگل داکز. هر دو هم رایگان و همه جا در دسترس. از نرم‌افزارهایی که ادعا می‌کنند همه این‌ها را باهم انجام می‌دهند پرهیز کنید.

برای تماس تصویری نرم‌افزاری انتخاب کنید که امکان چت چند نفر در هر پلتفورمی را ساپورت کند. لینک چت یا نحوه‌ی اتصال را در هر جلسه در گوگل کلندر ثبت کنید.


بهره‌وری بیشتر

هر روز ده دقیقه یا کمتر یک جلسه روزانه داشته باشید و گپ بزنید. ده دقیقه نه بیشتر. برای گزارش گرفتن یا دادن استفاده نکنید و بیشتر صرف چه‌کاری کردیم و چه کار باید بکنیم امروز بکنید.

به هیچ وجه از ایمیل استفاده نکنید. ایمیل معمولا منتهی به متن‌های بلند و اکشن‌های فراموش شده خواهد شد. استفاده مناسب از ایمیل در موارد زیر می‌تواند باشد: قرار جلسات، نوتیفیکیشن از سرویس‌های جانبی، اطلاعات کلی.

قرار جلسات را در یک سرویس‌دهنده آنلاین مثلا گوگل کلندر تنظیم کنید. حتما به زمان شروع و پایان پایبند باشید و حتما موضوع و اکشن‌های جلسه را در کلندر ثبت کنید. چه بهتر اگر به افراد حاضر در جلسه از قبل موضوع و نحوه‌ی گرداندن جلسه را یادآوری کنید (مثلا ما با ۵ دقیقه گزارش شروع می‌کنیم بعد هرکسی می‌تونه نظرش رو درباره موضوع ایکس بگه، این جلسه فرداست و میتونید با خوندن مستند ایگرگ بیشتر در جریان‌ش قرار بگیرید)

هرچیزی را روی یک سرویس مستند کنید و از پخش کردن اطلاعات کاربردی حتما پرهیز کنید. مثلا نحوه‌ی لاگین به فلان سرویس نباید در کانال چت عمومی سایت باشه و نحوه‌ی تغییر کاربری در فلان داکز در گوگل. چه بهتر که یک راهنما یا ایندکس برای راحتی پیدا کردن اطلاعات داشته باشید. (در این مورد هر تیمی می‌تونه ابزار خودش را داشته باشد، مثلا تیم فنی با گیت‌هاب. ولی برای همه‌ی شرکت یک محل مشخص برای اطلاعات عمومی باید داشته باشید)


برای مدیران

حتما یک بار در هفته جلسه‌ی توضیحی در ویدیو چت برگزار کنید و در حد بیست دقیقه آنچه گذشت یا آن‌چه قرار است بگذره را توضیح بدهید. بعد هم بیست دقیقه برای سوال و جواب. همه‌ی شرکت باید حضور داشته باشند.

تیم اچ آر باید کاملا از وضعیت سلامت روانی تک تک افراد مطمئن باشه. دورکاری مخصوصا اگر با تجربه قبلی نباشد می‌تواند باعث اضطراب و ناراحتی و سوبرداشت‌های مکرر بشه. مثلا دیرکرد در پرداخت حقوق در حالت غیر دورکاری با یک صحبت گذری قابل توضیح دادن است ولی در حالت دورکاری می‌تونه باعث ایجاد شایعه و مشکلات پلکانی بعدی بشود.

جلسات یک به یک هفتگی بین مدیر و کارمند جزو اولویت‌های بالا باید باشد. در حالت دورکاری شاید جلسه‌ای مهم‌تر از این نداشته باشیم. هفته‌ای یک بار. یک ربع. سوال و جواب و پیگیری از مدیر درباره شرایط کار و نه خود کار. مثلا سوال فلان تسک انجام شد یا نه سوال غلطی برای این جلسه است. سوال درست: چه چیزی باعث میشه کار اونجوری که باید لذت‌بخش نباشه؟ و یا: هفته پیش گفتی از فلان چیز ناراضی هستی، من در طی این هفته این کار را برای بهبودش انجام دادم.


مرزبندی زندگی و کار

وقتی از خانه کار می‌کنید ساده‌ترین و مضرترین کار شروع و پایان کار در ساعت دلبخواهی است. هزاران مقاله در اینترنت وجود دارد که محل خواب و کار یا لباس کار در منزل با لباس وقت استراحت باید فرق داشته باشه. همه‌ی این مقاله‌ها به یک نکته اشاره دارند: مغز شما باید باور کنه که ساعت ۹ تا ۵ مخصوص کار و بعد و قبل‌ش مخصوص هر چیز دیگه است. این به راحتی به دست نمیاد و احتیاج به تمرین یا Fake it until you make it دارد. ساعت کاری بیشتر، اضطراب بیشتر، خروجی کمتر.