مراحل فارغ‌التحصیلی برای بچه‌های ارشد دانشکده مهندسی کامپیوتر دانشگاه شریف
(نوشته شده در مهرماه ۱۳۹۷):
برای فارغ‌التحصیلی بچه‌های کارشناسی دانشکده یه راهنمای کامل وجود داره، ولی برای بچه‌های ارشد اوضاع یه کم فرق داره و از طرفی یه سری تغییرات جدید صورت گرفته، مثلا فرم احراز فقط از طریق edu و بعد از وارد شدن نمرات همه دروس و تسویه حساب قابل دریافت هست و برای هر دانشجو یکتاست، چون عکس دانشجو روش خورده. از طرفی اشتراکات زیاده و هم بچه‌های کارشناسی دانشکده و هم بچه‌های سایر دانشکده‌ها میتونن از این متن استفاده کنن.
بعد از اینکه دفاع کردین، اول از استاد راهنماتون بخواین که نمرتونو بده به دفتر آموزش تحصیلات تکمیلی دانشکده اتاق ۶۰۳ (نسخه کاغذی رو بگین بده) و هم‌چنین تو سیستم هم نمرتونو ارسال کنه (که بعدا معطل این قضایا نشین). بعدش باید اصلاحات پایاننامه که داورا تو جلسه دفاع ازتون خواستن رو انجام بدین (مثل اینکه تا دو ماه بعد از تاریخ دفاع فرصت انجام اصلاحات وجود داره). اصلاحاتو که انجام دادین، میفرستین برای استاد راهنماتون که ببینه و اوکی نهایی رو بده. اوکی رو که گرفتین، حالا میتونین پایاننامه رو ببرین برای صحافی. دو نسخه از پایاننامه رو باید صحافی کنین، یکی رو باید بدین به اتاق ۶۰۳ و یکی دیگه برای کتابخونه مرکزیه. برای صحافی، چون ارشد هستین رنگ جلدشو هم باید بگین زرشکی (البته خودشون باید بدونن، صرفا محض اطمینان) و هم‌چنین باید پشت و رو پرینت بزنین. یادتون باشه حتما دو نسخه از فرم اظهارنامه ( اصالت متن) رو هم پرینت بزنین و توی پایاننامه، بعد از صفحه مربوط به امضای استاد راهنما و داوران، اون رو قرار بدین و الان آمادس که بره برای صحافی. دو روز طول میکشه تا صحافی کارش تموم شه. ضمنا CD شامل فایل PDF و WORD پایاننامه و یا اگه با لاتک نوشتین (تمپلیت لاتکی که برای دانشکدس)، فایل‌های کامل لاتک و PDF خروجی پایاننامه (که البته این PDF تو همون فایل‌های کامل لاتک هم طبیعتا هست) رو باید رایت بزنین. برچسبی که رو CD باید بنویسین هم نام و نام خانوادگی و شماره دانشجوییتونه.
تو این دو روز که صحافی‌ها آماده میشه، میتونین تو سامانه irandoc، پایان‌نامتونو ثبت کنین که کارای اون هم برای پذیرش نهایی بین ۱ تا ۲ روز طول میکشه. این کار رو باید انجام بدین، چون پیش‌نیاز تحویل پایاننامه به کتابخونه مرکزیه.
- بچه‌هایی که پایاننامه رو با لاتک زدین، برای آپلود جداگانه فهرست و مراجع و این چیزا تو این سامانه شاید به مشکل بخورین. میتونین از همون pdf خروجی پایاننامه، موارد رو کپی پیست کنین داخل سامانه و تا جایی که براتون ممکن بود خواناش کنین. در نهایت اونجایی که ازتون فایل word پایاننامه رو خواست، یه فایل word با این مضمون که پایان‌نامم لاتک بود و نمیشد فهرست و مراجع و ... رو به صورت یک فایل word و جداگانه بفرستم و این حرفا، آپلود کنید. یه قسمتی هم داره که برای آپلود فایل‌های پایان‌نامه‌هایی هست که به غیر از word نوشته شدن. اونجا میتونین کل فایل‌های لاتک رو آپلود کنین.
برای سریع‌تر انجام شدن کارا، میتونین فرم تسویه حساب با دانشکده رو پرینت کنین و تو این ۲ روز امضاهای مربوط به اون رو هم بگیرین (کلا شاید نیم‌ساعت هم طول نکشه، اگه همشون باشن):
- آقای امانی: طبقه ۱، اتاق آزمایشگاه‌ها (۱۰۴)
- آقای عسگری: طبقه همکف، اتاق ۰۰۵ یا ۰۱۰
- آقای اصغرزاده: طبقه ۶، اتاق ۶۲۰
اگه اتاقاشون عوض شده باشه، میتونین از این لینک و با مراجعه به قسمت Staff، کمک بگیرین. ضمنا مثل اینکه بچه‌های ارشد، چیزی به اسم فرم تطبیق ندارن (کارشناسیا دارن ولی).
بعد از اینکه صحافی‌ها رو گرفتین، به همراه CDها، برین اتاق ۶۰۳ و یه نسخه از پایاننامه صحافی‌شده به همراه CD رو تحویل بدین تا نمرتونو ثبت کنن. بعد از ثبت این نمره، مثل اینکه ۲ روز هم طول میکشه تا این نمره بیاد تو edu! چون بعد از ثبتش، این نمره میره برای تحصیلات تکمیلی دانشگاه و اونا هم باید تأیید کنن. البته میتونین شانستونو امتحان کنین و برین تحصیلات تکمیلی دانشگاه بگین زودتر تأیید کنن نمرتونو (ساختمون شماره یک تحصیلات تکمیلی، اتاق کارشناس تحصیلات تکمیلی). یا اینکه اگه خیلی عجله دارین، کلا از همون روزی که استاد راهنما اوکی نهایی برای پایاننامه رو داد، برین اتاق ۶۰۳ ازشون بخواین نمره پایان‌نامتونو ثبت کنن و دو سه روز بعد که صحافی آماده شد براشون یه نسخه پایاننامه و CD ببرین (نمیدونم قبول میکنن یا نه).
بعد از تأیید نهایی تحصیلات تکمیلی، نمره پایان‌نامتون میاد توی edu و اگه بدهی با اداره آموزش‌های آزاد نداشته باشین (مثلا واحدی رو افتاده بودین و دوباره گرفتین و این حرفا) بالاخره فرم احراز توی edu فعال میشه براتون و میتونین پرینتش کنین (به صورت پشت و رو) و کارای اونو انجام بدین. همین الان هم میتونین برین آخرین نسخه کارنامه فارسی که نمره پایان‌نامتون توش خورده رو از اداره تحصیلات تکمیلی دانشگاه ساختمون شماره ۲ بگیرین که توی ادامه کار نیاز میشه. رفتین اونجا بگین کارنامه رو برای انجام کارای فارغ‌التحصیلی میخواین و خودشون میدونن و بدون گرفتن هزینه پرینت میزنن براتون.
حالا تازه بریم سراغ اصل مطلب:| که مربوط به فرم احرازه. مراحل زیر توی این فرم رو میتونین مستقل از باقی مراحل و زود انجام بدین (اگه تونستین اول برین پیش استاد راهنما و تطبیق واحدا رو انجام بدین و امضاشو بگیرین که فرم احراز یه کم رسمی‌تر به نظر بیاد):
- تأیید کتابخانه مرکزی: تا الان باید پذیرش نهایی پایاننامه توی irandoc براتون انجام شده باشه و یه ایمیلی میاد براتون که اقا حله و این حرفا. کد رهگیری irandoc رو داشته باشین (البته به درد نمیخوره). فرم احراز رو که گرفتین، به همراه پایاننامه و CD برین کتابخونه مرکزی طبقه چهارم، تحویلشون بدین و اونا یه برگه بهتون میدن که اونو میبرین طبقه همکف کتابخونه و در نهایت امضای لازم برای فرم احراز رو میگیرین. دیگه کارتون با پایاننامه رسما به اتمام میرسه.
- تأیید دفتر ارتباط با دانش‌آموختگان: پشت سلف یه انجمن هست به نام انجمن فارغ‌التحصیلان، وارد اونجا که شدین، طبقه اول یا دوم (یادم نیست!) دفتر ارتباط با دانش آموختگان رو پیدا میکنین. اونجا یه فرم بهتون میدن که اونو پر میکنین. اخرشم یه حق عضویت اختیاری توی اون فرم داره که مثل اینکه کلا فایده خاصی نداره و میتونین پول اضافه ندین بابتش. تنها فایدش شاید موقع ورود به دانشگاه بعد از فارغ‌التحصیل شدن باشه که البته بدون اون هم میشه:) و تو ادامه توضیح میدم.
- تأیید معاونت فرهنگی: کنار اداره پست دانشگاه همونجایی که گروه‌های دانشجویی هستن و یه عابربانک تجارت هم هست، میرین. وارد اونجا که شدین از پله‌ها میرین بالا و یکی هست که نشسته فرم احراز رو امضا کنه، نمیدونم این بخش به چه درد میخوره.
- تأیید اداره تغذیه و تایید اداره امور خوابگاه‌ها: برای این دو بخش باید برین اداره خدمات دانشجویی (همونجایی که همه اداره‌های مهم دیگه دانشگاه کنار هم هستن و یه عابربانک ملت هم داره) و باجه مربوط به این کار. بچه‌هایی که خوابگاهی هستن، قبلش باید یه فرم تخلیه از سرپرست خوابگاهشون دریافت کنن. اونجا چک میکنه که اگه بدهی به خوابگاه یا سامانه تغذیه دارین، باید پرداخت کنین (حتما حساب تجارت داشته باشین و شماره حسابش هم یادتون باشه، چون ودیعه‌‌ای که روز اول به دانشگاه دادین با کسر جریمه‌های احتمالی رو میریزن به این حسابتون). بعد از تسویه، امضاهای لازم رو میزنه براتون توی فرم احراز (از قبل پول کافی برای این مرحله رو آماده کنین).
- تأیید اداره رفاه دانشجویی: تو همین اداره خدمات دانشجویی، مراجعه میکنین به باجه مربوط به این کار. اونجا بدهی وام رو چک میکنه و میتونین قسط‌بندی کنین و ۱۰ درصدشو باید همونجا بدین (از قبل پول کافی برای این مرحله رو هم آماده کنین). بچه‌هایی هم که میخوان مدرکشونو آزاد کنن برای اپلای یا هر چیز دیگه، میتونن بهشون بگن تا به جای قسط‌بندی، کل بدهی رو پرداخت کنین. در آخر براتون امضا میکنه.
مراحل باقیمونده زیر که به ترتیب آورده شده و باید به ترتیب انجامشون بدین:
- امضای استاد راهنما: اگه تا حالا گرفتین که هیچی، وگرنه برین پیشش و تطبیق واحدا رو انجام بدین و امضاشو بگیرین.
- تأیید مسئول تطبیق دانشکده/مدیر گروه: میرین پیش مدیر گروهتون و یه امضا میکنه براتون. همین.
- تأیید معاون تحصیلات تکمیلی دانشکده: میرین پیش معاون تحصیلات تکمیلی دانشکده (که فعلا دکتر میریان هست) و یه امضا میکنه براتون. همین. این مرحله و مرحله قبل در عین سادگی، میتونن بیشترین زمان رو بگیرن. چون احتمال داره سفر باشن یا زمان‌هایی بیان دانشکده که شما نیستین و این جور چیزا. خلاصه حواستون باشه.
- تأیید دفتر دانشکده و تأیید رئیس دانشکده: میرین دفتر دانشکده که تو طبقه ۶ هست کنار اتاق ۶۰۳، فرم احراز رو به همراه یه نسخه از کارنامه و فرم تسویه حساب تحویل میدین، یه منگنه بهش میزنن و امضاهای لازم رو هم میزنن (خودشون میبرن پیش رئیس دانشکده که در حاضر دکتر اجلالیه و امضاشو میگیرن). حالا باید این سه تا کاغذ منگنه شده یعنی فرم احراز، کارنامه و فرم تسویه حساب رو یه کپی از هر کدومشون بگیرین (از فرم تسویه حساب نیازی نیست، صرفا جهت اطمینان) و بعدش برین بدین به اتاق ۶۰۳. اونجا کپی‌ها رو ازتون میگیرن و فرم احراز و کارنامه رو میدن که ببرین اداره تحصیلات تکمیلی دانشگاه. یعنی مرحله بعد.
- تأیید کارشناس تحصیلات تکمیلی دانشگاه: میرین ساختمون شماره یک تحصیلات تکمیلی و اتاق کارشناس تحصیلات تکمیلی، میدین بهشون امضا کنن.
- تأیید اداره دانش‌آموختگان و تأیید مدیر تحصیلات تکمیلی دانشگاه: میرین ساختمون شماره دو تحصیلات تکمیلی دانشگاه و اداره دانش آموختگان. باجه اول ازتون فرم و کارت دانشجوییتونو تحویل میگیره و میگه به سلامت، برو دو هفته دیگه که برگه اتمام معافیت تحصیلیت آماده میشه بیا (طبیعتا برای پسرا). اینجا یه سؤال ممکنه براتون پیش بیاد که چطور میشه بدون کارت دانشجویی وارد دانشگاه شد؟ خصوصا وقتی که بعضی از نگهبانا با این که میشناسنت بازم ازت کارت دانشجویی میخوان. مسئول باجه ۱ هم بهتون میگه ۲۵ تومن بده و کارتت واسه خودت. انتخاب با خودتونه که حالا برای ورود به دانشگاه یا یادگاری یا هر چیز دیگه میخواین کارتتونو نگه داشته باشین یا نه. ولی مثل اینکه بدون کارت هم اگه شماره دانشجوییتونو به نگهبانا بگین، خودشون چک میکنن که فارغ‌التحصیل شدین و اجازه ورود میدن بهتون. تمموووم شد، فَوَقَعَ، ما وَقَعَ.
نکته ۱: برای نوشتن این مطلب، فرض شده که پایاننامه آخرین درسی هست که براتون مونده و با دفاع کردنش، کارتون تموم میشه.
نکته ۲: خیلی سخت نگیرین و نیاز نیست جزء به جزء این راهنما رو در نظر داشته باشین. هر سوالی پیش اومد همونجا از مسئولان مربوطه میتونین بپرسین و اگه خوش‌شانس باشین و اعصاب داشته باشن، بهتون جواب درست حسابی میدن. سعی شده جزئیات تا حد ممکن پوشش داده بشه که هر کسی با خوندنش، از قبل یه ذهنیت داشته باشه و مخصوصا اگه عجله داشت، برنامه‌ریزی کنه که توی کمترین زمان ممکن کارش تموم شه. اشکالی هم دیدین تو متن، بگین تا اصلاحش کنم.
نکته ۳: اگه واقعا عجله ندارین، به صورت عادی روال رو طی کنین و سعی نکنین از راه‌های سریع‌تر که تو متن اشاره شد استفاده کنین، ممکنه برای بچه‌هایی که واقعا عجله دارن بد شه.
نکته ۴: از اونجایی که فکر کنم فرم احراز برای کل بچه‌های دانشگاه به همین شکله، مراحل گفته شده برای فرم احراز قابل تعمیم به سایر دانشکده‌ها هم هست، با اندکی تغییر در نام مسئولین و اساتید مربوطه.
نکته دلگرم‌کننده: برای فرم احراز، میشه تو یه روز و در عرض دو سه ساعت کل کاراشو انجام داد. به شرطی که پیش‌نیازهای لازم هر مرحله یعنی موارد زیر که توی متن هم کامل توضیح داده شد رو از قبل آماده کرده باشین:
- کارای مربوط به irandoc برای کتابخونه مرکزی
- داشتن فرم تخلیه (برای بچه‌های خوابگاهی) و حساب تجارت، داشتن مقدار کافی پول توی حسابتون که سریع تسویه‌‌ها رو انجام بدین. اینا برای اداره خدمات دانشجویی نیازتون میشه.
- حاضر بودن مسئولان هر بخش و به خصوص اساتید دانشکده. هر استادی هر چقدر هم که نایاب باشه، معمولا چهارشنبه‌ها باید دانشکده باشه به خاطر جلسات گروه.
- آماده کردن فرم تسویه حساب و پرینت نسخه نهایی کارنامه که دفتر دانشکده ازتون میخواد.
نکته مهم پایانی اینه که این مطلب توی مهرماه ۱۳۹۷ نوشته شده و هرگونه تغییر نظیر پشت و رو پرینت شدن پایاننامه و فرم احراز، جلد زرشکی رنگ و از این قبیل مسائل رو دقت کنین و در نهایت مسئولیت به عهده خودتونه. موفق باشین.
