وقتی وارد یک کادر اداری می شوید سربرگ ها جزو اولین ضروریاتی در اداره است که به نظرتان مشهود می‌آید. سربرگ یکی از اجزای ست اداری می‌باشد که با پیشرفت علم گرافیک کاربرد روز افزونی پیدا کردهاست. سربرگ ها کاغذ هایی هستندکه معمول در ادارات و سازمان ها با ساز A5 و A4 چاپ می‌شوند.
البته در مواردی در سایز های کوچک تر نیز دیده می‌شوند. کاربرد سربرگ ها برای نوشتن نامه ها و یادداشت های اداری و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند و در واقع از اصلی ترین عناصر نوشت افزار اداری هستند.
این برگه ها را برای نوشتن نامه از طرف اداره یا سازمان به افراد حقیقی و یا حقوقی استفاده می‌کنند. سربرگ نشان دهنده هویت شرکت یا سازمانیاست ککه نام از آن ارسال می‌شود و سربرگ از ضروریات هر شرکت یا سازمانی می‌باشد.
تمام مشخصه های اصلی شرکت مثل نام و آدرس و لوگو و شماره نامه و تاریخ و… در سربرگ دیده می‌شود. از سربرگ ها علاوه بر نامه برای یادداشتهای اداری و فاکتور ها وو قرارداد های اداری نیز استفاده می‌شودچون همان گونه که گفته شد سربرگ به نوعی هویت و شناسنامه شرکت می‌باشد.
معمولا برای این که جزئیان شرکت هماهنگی بیش تری با هم داشته باشند همه آن ها با هم چاپ می‌شوند.
امروزه در هر اداره و شرکتی که مراجعه کنید سربرگ مخصوص به همان شرکت را مشاهده میکنید که یکی از ویژگی های منحصر به فرد یک مجموعه نیز داشتن آن است.
لوگو، نام شرکت، زمینه فعالیت، تاریخ، شماره پیوست و آدرس که این مشخصه ها در تمام سربرگ ها به چشم می خورد
ابعاد سربرگ در 2 قطعه A4 و A5 چاپ میگردد و اوراق مشابه در ابعاد کوچکتر مانند B6 و A6 به صورت چسب شده اغلب به عنوان یادداشت مورد استفاده قرار میگیرد و میتواند بعضا بعنوان یادداشت تبلیغاتی در اختیار عموم مردم قرار گیرد.باتوجه به محدودیت های چاپ، منظور از A4 و A5 ابعاد استاندار آن است.نکته قابل توجه این است که در برگه های یادداشت حتما کلمه یادداشت قید شود و پارامترهای تاریخ و شماره و پیوست حذف گردد معمولا برای چاپ آن از کاغذهای 80 گرمی استفاده می شود ولی برای کیفیت بهتر میتوان از کاغذهای 100گرمی،کاغذکتان ویا کاغذ گلاسه استفاده کرد که هرکدام روش چاپ مخصوص خود را دارد.
سربرگ را می توان به صورت سیاه و سفید و رنگی چاپ نمود لیکن بهتر است از چاپ رنگی بهره گرفت. پیشنهاد ما به شما استفاده از رنگ های تیره مثل مشکی و سورمه ای و سبز تیره در طراحی آن می باشد. در سربرگ به هیچ عنوان از ترام و یا طیف رنگ استفاده نکنید چون درصورت کپی گرفتن از آن و یا ارسال با فکس باعث عدم خوانایی متن می شود.
سربرگ ها را می توان با پرینتر های معمولی چاپ کرد اما چاپ پاکت نامه و پوستر و…. کمی دشوار تر است.
در طراحی سربرگ باید از حداقل عناصر بصری و گرافیکی ممکن بهره گرفت تا مکاتبات موجود در آن تحت الشعاع حواشی و رنگ و لعاب آن قرار نگیرد در طراحی آن به هیچ عنوان از کادر در حاشیه استفاده نکنید چرا که ممکن است طرح جالبی که در مانیتور نشان داده می شود هنگام چاپ از زیبایی بکاهد.
محل قرار گیری مشخصه های سربرگ به اینگونه است که معمولا آرم و عنوان بالای آن قرار میگیرد و شماره و پیوست و تاریخ بالا سمت چپ قرار می گیرد و آدرس نیز در پایین جای دارد.
1_ در تایپ کردن متن نامه و مکاتبات قسمت های مهم را با فونت درشت تر نمایش دهید و سعی کنید اندازه فونت بین ۱۰ الی ۱۴ پوینت متغیر باشد و برای آدرس و نشانی از فونت ۸ الی ۱۲ پوینت استفاده کنید.
2_ در طراحی میتوان بسته به نوع سلیقه و نوع نامه از پارامتر های راست چین، وسط چین، چپ چین و یا نامنظم چین بهره گرفت
3_ زمینه حتی الامکان فاقد رنگ باشد که در کپی گرفتن و فکس مشکلی پیش نیاید.
4_ هر شرکتی رنگ سازمانی خود را دارد مثلا رنگ سازمانی ایرانسل زرد است. حال در سربرگ سعی کنید از رنگ سازمانی خود استفاده کنید.
5_ با تغییر ابعاد از A4 به A5 اجزا به نسبت اندازه های کاغذ تغییر نمی کند بلکه هرکدام نسبت به زیبایی حاصل تغییر میکند.
6_استفاده از علایم مذهبی خلاف قانون است بجز استفاده از نام خدا در ابتدای نامه ک در کشور ایران مجاز است.
۱ – سربرگ به عنوان یک برگه شناسایی در اولین برخورد عمل میکند و توانایی این را دارد که یک مشتری بالقوه را تبدیل به یک مشتری بالفعل نماید.
اگر سربرگ به لحاظ ظاهری از طراحی جذاب و حرفه ای برخوردار باشد میتواند تاثیر به سزایی در بیننده آن ایجاد کند و برعکس این موضوع نیز هست.
در صورتی که طرح و اطلاعات داخل سربرگ چندان توجه برانگیز نباشد شاید در بیننده نشان از عدم موجه بودن شرکت باشد و مشتری تمایلی به کار کردن با شرکت مزبور پیدا نکند.
۲ – همان طور که اشاره شد شرکت تا حد زیادی اطلاعات مربوط به خود را در سربرگ جای می‌دهد و به نوعی مثل برگه شناسایی شرکت محسوب می‌شود و شکل لوگو، ادرس، تلفن و تاریخ نامه، همه و همه به نوعی معرفی کننده شرکت و شناساننده حیطه کاری آن می‌باشند.
۳ – استفاده از سربرگ امنیت مکاتبات را افزایش می‌دهد چون هر شرکتی فقط مجاز است از سربرگ های خودش استفاده کند و به این صورت کسی اجازه کپی برداری از آن را ندارد.
بسیار دیده شده است که نامه هایی که فاقد سربرگ اداری مخصوص هستند دچار سوء استفاده شده اند.
۴ – پخش شدن نامه های اداری و سازمانی در هر جای میتواند بر تعداد مشتریان شرکت و سازمان اضافه کند زیرا سربرگ به نوعی مثل تبلیغات سیار عمل میکند و این به خاطر طراحی زیبا و داشتن آدرس و لوگو و شماره تلفن در سربرگ می‌باشد.
۵ – یکی از اصول ادداری وجود احترام متقابل میان دو شرکت یا سازماناست که این مسئله با نوشتن نامه ها در سربرگ مخصوص شرکت ثابت خواهد شد.
۶ – هر چه طراحی سربرگ خاص تر باشد به نوعی خاص تر بودن شرکت و سازمان هم محسوب می‌شود پس شناساندن شرکت و سازمان به عنوان یک مورد خاص بسیار بستگی به طراحی سربرگ آن دارد.
