قرارداد ERP | چالش‌ها در قرارداد ERP

در قراردادهای ERP، به دلیل پیچیدگی و گستردگی پروژه‌های مرتبط با پیاده‌سازی این نرم‌افزار، باید نکات مهم و تخصصی در نظر گرفته شود تا از مشکلات بعدی جلوگیری شود. شما می‌توانید برای بدست آوردن بهترین قرارداد نرم افزار ERP با شرکت های تخصصی در این حوزه تماس بگیرید و چندین نمونه از قراردادها را مشاهده کنید. در ادامه به نکات مهم و کارشناسی شده‌ای که باید در قراردادهای ERP لحاظ شوند اشاره می‌کنم:

1. تعریف دقیق محدوده پروژه (Scope):

• شرح نیازها و اهداف پروژه: باید به دقت نیازهای سازمان و اهدافی که با پیاده‌سازی ERP دنبال می‌شود مشخص شود. این محدوده می‌تواند شامل ماژول‌های خاص، فرآیندهای سازمانی و وظایف مشخص باشد.
• محدودیت‌ها: تعیین دقیق محدودیت‌های پروژه، مانند بودجه، زمان‌بندی، و منابع مورد نیاز.
• تغییرات محدوده: نحوه مدیریت و تصویب تغییرات در محدوده پروژه (Scope Creep) باید به روشنی در قرارداد ذکر شود تا از بروز هزینه‌ها و تأخیرهای غیرمنتظره جلوگیری شود.

2. زمان‌بندی و مراحل تحویل پروژه (Timeline and Milestones):

• زمان‌بندی تحویل هر مرحله: برنامه زمانی دقیق با نقاط کلیدی یا مایلستون‌ها (Milestones) که نقاط اصلی تکمیل پروژه را نشان می‌دهند.
• نحوه مدیریت تأخیرها: مکانیزم‌های جبران خسارت در صورت تأخیر در تحویل هر مرحله یا کل پروژه باید مشخص شود.

3. تعریف دقیق وظایف طرفین (Roles and Responsibilities):

• توزیع مسئولیت‌ها: مشخص کردن دقیق وظایف طرفین قرارداد، از جمله تیم پیاده‌سازی ERP، تیم فنی، و تیم کاربران سازمان.
• مسئولیت پشتیبانی و آموزش: تعیین اینکه چه کسی مسئولیت آموزش کاربران و پشتیبانی پس از پیاده‌سازی را بر عهده دارد.

4. هزینه‌ها و پرداخت‌ها (Costs and Payment Terms):

• هزینه‌های پروژه: شامل هزینه‌های مربوط به مجوز نرم‌افزار (Licensing)، هزینه‌های سفارشی‌سازی (Customization)، آموزش و پشتیبانی.
• نحوه پرداخت: توافق در مورد نحوه پرداخت هزینه‌ها به صورت مرحله‌ای، با توجه به نقاط کلیدی پروژه.
• هزینه‌های اضافی: تعیین هزینه‌های اضافی احتمالی در صورت تغییرات در محدوده پروژه.

5. سطح خدمات (Service Level Agreement - SLA):

• تعهدات پشتیبانی: سطح خدمات و پشتیبانی فنی که ارائه‌دهنده نرم‌افزار متعهد به ارائه آن است باید به وضوح در قرارداد ذکر شود.
• زمان پاسخ‌دهی و رفع مشکل: تعریف زمان‌های مجاز برای پاسخ‌دهی و رفع مشکلاتی که در طول استفاده از نرم‌افزار ممکن است به وجود بیاید.
• پشتیبانی اضطراری: باید مشخص شود که در مواقع بحرانی چه نوع پشتیبانی‌هایی قابل ارائه است و زمان‌های پاسخگویی چگونه است.

6. حق مالکیت داده‌ها (Data Ownership):

• مالکیت داده‌های سازمان: باید به روشنی مشخص شود که سازمان مالک داده‌هایی است که در سیستم ERP ذخیره می‌شوند.
• نحوه مدیریت داده‌ها: باید نحوه مدیریت و حفاظت از داده‌های سازمان در طول و بعد از پروژه، به‌ویژه در صورت استفاده از ERP ابری، تعیین شود.
• بازگرداندن داده‌ها: در صورتی که سازمان تصمیم به خاتمه همکاری بگیرد، نحوه بازگرداندن داده‌ها به سازمان باید تعریف شود.

7. امنیت اطلاعات (Data Security):

• سطح امنیت: باید تعیین شود که چه تمهیداتی برای امنیت داده‌های سازمان در نظر گرفته شده است، به‌ویژه اگر ERP در محیط ابری مستقر شود.
• رعایت استانداردهای امنیتی: مشخص کردن اینکه نرم‌افزار باید با کدام استانداردهای امنیتی مطابقت داشته باشد (مانند ISO 27001 یا GDPR).
• نحوه مدیریت دسترسی‌ها: تعیین اینکه چه کسی دسترسی به چه بخش‌هایی از داده‌ها دارد و چگونه این دسترسی‌ها مدیریت می‌شوند.

8. ضمانت‌ها و تعهدات (Warranties and Liabilities):

• ضمانت عملکرد نرم‌افزار: ارائه‌دهنده باید تعهد دهد که نرم‌افزار با نیازها و مشخصات فنی مورد توافق عمل می‌کند.
• جبران خسارت: باید مشخص شود که در صورت عدم تطابق نرم‌افزار با نیازهای سازمان یا عدم رعایت زمان‌بندی، چه جبرانی برای سازمان در نظر گرفته می‌شود.

9. قابلیت سفارشی‌سازی (Customization):

• میزان سفارشی‌سازی مجاز: مشخص کردن اینکه نرم‌افزار تا چه حدی قابل سفارشی‌سازی است و چه بخشی از این تغییرات جزو محدوده پروژه می‌باشد.
• هزینه‌های سفارشی‌سازی: تعیین هزینه‌های مرتبط با تغییرات و سفارشی‌سازی‌های جدید.

10. مدیریت ریسک‌ها (Risk Management):

• شناسایی ریسک‌های پروژه: شناسایی ریسک‌های احتمالی، از جمله مسائل فنی، تغییرات در نیازها، تأخیرات زمانی، و ریسک‌های امنیتی.
• مکانیزم‌های جبران و کاهش ریسک: تعیین روش‌های کاهش ریسک‌ها و جبران خسارات ناشی از ریسک‌های شناسایی شده.

11. خاتمه قرارداد (Termination Clause):

• شرایط خاتمه قرارداد: باید شرایطی که در آن هر یک از طرفین می‌توانند قرارداد را لغو کنند، مشخص شود. همچنین نحوه بازپرداخت هزینه‌ها در صورت خاتمه زودتر از موعد.
• نحوه بازگردانی داده‌ها و دارایی‌ها: در صورت خاتمه قرارداد، نحوه تحویل داده‌ها و دارایی‌های دیجیتالی که توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار نگهداری می‌شود باید مشخص گردد.

12. پشتیبانی و به‌روزرسانی (Support and Updates):

• نحوه ارائه به‌روزرسانی‌ها: تعیین اینکه چه نوع به‌روزرسانی‌هایی (مانند رفع باگ‌ها یا نسخه‌های جدید) ارائه می‌شود و آیا این خدمات مشمول هزینه‌های اضافی است یا خیر.
• پشتیبانی بلندمدت: شرایط و هزینه‌های پشتیبانی پس از پایان پروژه، از جمله پشتیبانی تلفنی، آنلاین و حضوری.

این موارد به صورت کلی بخش‌های مهم یک قرارداد ERP را تشکیل می‌دهند و از بروز مشکلات در طول و بعد از پیاده‌سازی نرم‌افزار جلوگیری می‌کنند.

ساختار پیشنهادی قرارداد ERP:

1. عنوان قرارداد:
   "قرارداد استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP بین [نام شرکت ارائه‌دهنده ERP] و [نام شرکت مشتری]"
2. تعاریف و اصطلاحات:تعریف اصطلاحات کلیدی مورد استفاده در قرارداد، مانند "ERP"، "سفارشی‌سازی"، "سطح خدمات" (SLA)، "پشتیبانی" و ...
3. موضوع قرارداد:
   توضیح کلی در مورد پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP، اینکه کدام ماژول‌ها و فرآیندهای خاص تحت پوشش قرار می‌گیرند و اهداف کلیدی پروژه.
4. تعهدات طرفین:تعهدات شرکت ارائه‌دهنده ERP: شامل پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی، آموزش و پشتیبانی.
   تعهدات شرکت مشتری: مانند تأمین منابع مورد نیاز، هماهنگی با تیم ارائه‌دهنده و ارائه اطلاعات کافی.
5. محدوده پروژه:شرح دقیق ماژول‌های نرم‌افزار ERP که پیاده‌سازی می‌شوند و فرآیندهای سازمانی مرتبط.
   تعریف محدوده زمانی و جغرافیایی پروژه.
6. زمان‌بندی پروژه:برنامه زمانی اجرای پروژه با نقاط کلیدی تحویل (Milestones).
   جزئیات تأخیرات احتمالی و پیامدهای آن.
7. هزینه‌ها و شرایط پرداخت:جزئیات هزینه‌های مجوز، پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی و آموزش.
   نحوه پرداخت به صورت مرحله‌ای یا مبتنی بر تحویل هر بخش از پروژه.
8. پشتیبانی و به‌روزرسانی:شرایط ارائه خدمات پشتیبانی پس از پیاده‌سازی.
   تعهد به ارائه به‌روزرسانی‌ها و نحوه انجام آنها.
   هزینه‌های مرتبط با خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی‌ها.
9. امنیت اطلاعات و حفاظت داده‌ها:تمهیدات امنیتی برای محافظت از داده‌های مشتری.
   الزامات قانونی و استانداردهای امنیتی که باید رعایت شوند.
   ضمانت‌ها و تعهدات:تعهدات شرکت ارائه‌دهنده برای کیفیت و عملکرد نرم‌افزار.
   جبران خسارت در صورت نقض قرارداد یا عدم عملکرد صحیح نرم‌افزار.
10. قابلیت سفارشی‌سازی و تغییرات:شرح میزان سفارشی‌سازی مجاز.
    نحوه رسیدگی به درخواست‌های تغییرات و هزینه‌های مرتبط.
    مدیریت ریسک و بیمه:شناسایی ریسک‌های احتمالی در پروژه.
    تعهدات بیمه‌ای طرفین و جبران خسارت‌های ناشی از ریسک.
11. خاتمه قرارداد:شرایطی که تحت آن هر یک از طرفین می‌توانند قرارداد را فسخ کنند.
    نحوه بازگشت داده‌ها و اموال دیجیتالی در صورت فسخ قرارداد.
12. قوانین حاکم و داوری:ذکر قوانین حاکم بر قرارداد و نحوه حل اختلافات احتمالی.
    
13. امضاها و مهرها:امضا و مهر نمایندگان قانونی هر دو طرف.

برای دسترسی به نمونه‌های واقعی:

در حالی که نمونه‌های واقعی قراردادهای ERP شرکت‌های بزرگ مانند SAP، Oracle یا Microsoft به طور عمومی در دسترس نیستند، شما می‌توانید از منابع زیر بهره‌مند شوید:

1. کتاب‌ها و منابع تخصصی ERP: برخی کتاب‌های تخصصی در زمینه ERP شامل نمونه‌های قرارداد یا پیشنهادات مربوط به قرارداد هستند.
2. مشاوره حقوقی: برای دستیابی به قراردادهای تخصصی‌تر و تطبیق با نیازهای خاص سازمان، می‌توانید از مشاوران حقوقی متخصص در قراردادهای نرم‌افزاری کمک بگیرید.
3. شرکت‌های مشاوره ERP: برخی شرکت‌های مشاوره ERP ممکن است الگوهای قراردادهای عمومی را در اختیار شما قرار دهند که می‌توانید با توجه به شرایط خاص پروژه خود از آنها استفاده کنید.