مدیریت زمان به روش Monkey on the Back: راز رهایی از بار اضافی کارها

مدیریت زمان به روش Monkey on the Back: راز رهایی از بار اضافی کارها

آیا تا به حال احساس کرده‌اید که در میان کوهی از وظایف غرق شده‌اید؟ یا شاید این حس را داشته‌اید که هر مشکلی که به وجود می‌آید، به طور ناخودآگاه بر عهده شما می‌افتد؟ به نظر می‌رسد که به جای اینکه وظایف به درستی توزیع شوند، همگی به دوش شما گذاشته می‌شوند. اگر این تجربه برایتان آشناست، پس وقت آن رسیده که با تکنیک مدیریت زمان Monkey on the Back آشنا شوید؛ روشی که می‌تواند شما را از بار اضافی کارها رهایی بخشد و باعث شود که تمرکز بیشتری روی وظایف اصلی‌تان داشته باشید.

تکنیک Monkey on the Back چیست؟

تکنیک Monkey on the Back، یا به فارسی میمون روی پشت، یک روش مدیریت زمان است که توسط ویلیام آنکن (William Oncken) توسعه داده شده و هدف اصلی آن این است که مسئولیت‌ها را به درستی به افراد مربوطه واگذار کنید تا بار سنگین وظایف به طور ناعادلانه به دوش شما نیفتد. این تکنیک به خصوص برای مدیران و سرپرستان تیم‌ها بسیار کاربردی است، چرا که به آن‌ها کمک می‌کند تا از به دوش گرفتن تمامی مشکلات تیم جلوگیری کنند.

مراحل اجرای تکنیک میمون روی پشت:

1. تشخیص میمون (مشکل): اولین قدم این است که مشخص کنید "میمون" (یا همان مشکل) چیست. زمانی که یکی از کارمندان یا همکاران شما به سراغتان می‌آید تا مسئله‌ای را مطرح کند، باید سعی کنید مشکل را به وضوح شناسایی کنید. آیا این مسئله واقعاً مربوط به شماست؟ آیا این مشکلی است که باید شما حل کنید یا به کسی دیگر تفویض شود؟
2. اختصاص دادن میمون: حالا که مشکل شناسایی شد، زمان آن رسیده که تصمیم بگیرید چه کسی باید با این میمون سروکار داشته باشد. در اکثر مواقع، این فرد خود شما نیستید. به جای اینکه فوراً به دنبال حل مشکل بروید، بهتر است آن را به فرد مناسب واگذار کنید. شما می‌توانید به او راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید، اما از انجام دادن مستقیم آن بپرهیزید.
3. بیمه کردن میمون: وقتی مسئولیت را به فردی واگذار می‌کنید، باید مطمئن شوید که او می‌داند چطور با آن برخورد کند. اگر میمون مهم است و اشتباهات زیادی در آن جایز نیست، باید به صورت دقیق توضیح دهید که چه کاری باید انجام شود. اگر مشکل آن‌قدر پیچیده نیست، می‌توانید با دادن راهنمایی‌های کلی فرد را به سمت حل آن هدایت کنید.
4. چک کردن میمون: در نهایت، باید زمانی برای بررسی مجدد مشخص کنید. چه زمانی به سراغ فرد مربوطه خواهید رفت تا مطمئن شوید که مشکل در حال حل شدن است؟ این چک کردن باعث می‌شود که بدون نیاز به انجام کار خودتان، کنترل را حفظ کنید.

چرا تکنیک Monkey on the Back موثر است؟

این روش از چند جهت به مدیران و حتی افراد در نقش‌های مختلف کمک می‌کند:

• جلوگیری از خستگی مدیریتی: به جای اینکه تمام مشکلات تیم یا سازمان به عهده مدیر باشد، مشکلات به درستی توزیع می‌شوند. این نه تنها به جلوگیری از خستگی مدیر کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود که افراد تیم خود مسئولیت بیشتری به عهده بگیرند.
• تقویت مسئولیت‌پذیری کارکنان: این تکنیک به افراد کمک می‌کند که خودشان به دنبال حل مشکلات باشند. وقتی می‌دانند که باید خودشان کاری را انجام دهند، به جای اینکه صرفاً به مدیر مراجعه کنند، راه‌حل‌های خلاقانه‌تری پیدا می‌کنند.
• کنترل بیشتر روی وظایف اصلی: مدیران می‌توانند تمرکز خود را بر وظایف اصلی و استراتژیک خود حفظ کنند و با داشتن زمان بیشتر، کارهای بزرگ‌تری را به انجام برسانند.

مثالی از کاربرد عملی میمون روی پشت

فرض کنید یک مدیر پروژه به نام ناهید با تیم توسعه نرم‌افزاری خود کار می‌کند. یکی از اعضای تیم به نام رضا به او مراجعه کرده و می‌گوید که نمی‌تواند یک مشکل فنی را حل کند.

در روش سنتی، ناهید ممکن است خود مستقیماً وارد عمل شود و به حل مشکل بپردازد. اما با استفاده از تکنیک میمون روی پشت، ناهید از رضا می‌خواهد که ابتدا چند راه‌حل ممکن را بررسی کند و سپس نتیجه را به او گزارش دهد. این کار باعث می‌شود که رضا مسئولیت حل مشکل را به عهده بگیرد و ناهید زمان خود را به مسائل مهم‌تری اختصاص دهد. در عین حال، ناهید با تعیین زمان برای بررسی پیشرفت رضا، مطمئن می‌شود که مشکل در مسیر درست حل می‌شود.

مزایای تکنیک Monkey on the Back

1. افزایش بهره‌وری: از آنجا که مدیران بر وظایف اصلی خود تمرکز می‌کنند و کارهای جزئی به درستی تفویض می‌شود، بهره‌وری افزایش می‌یابد.
2. کاهش استرس: با تقسیم مسئولیت‌ها و اطمینان از اینکه هر کس وظیفه خودش را به درستی انجام می‌دهد، استرس کاهش پیدا می‌کند.
3. تقویت تیم: اعضای تیم با حل مشکلات خود، اعتماد به نفس بیشتری پیدا می‌کنند و توانایی‌های خود را توسعه می‌دهند.

معایب و نکات کلیدی

هر چند تکنیک میمون روی پشت بسیار مفید است، اما باید توجه داشت که این روش تنها به تفویض وظایف و کنترل محدود می‌شود. برای مدیریت کلی زمان و وظایف، بهتر است که این روش با روش‌های دیگری مانند GTD یا ماتریس آیزنهاور ترکیب شود.

جمع‌بندی

تکنیک Monkey on the Back راهی موثر برای مدیریت وظایف و جلوگیری از بار اضافی کارها است. این روش به شما کمک می‌کند که مشکلات را به درستی به افراد واگذار کنید، بهره‌وری خود را افزایش دهید و تیمی مسئولیت‌پذیر و مستقل داشته باشید. پس اگر احساس می‌کنید که بار زیادی روی دوش شما است، شاید وقت آن رسیده که میمون‌ها را به جای خودشان بازگردانید و اجازه دهید تیم شما در حل مسائل خود استقلال بیشتری داشته باشد!

Chatgpt 4o

behtime.ir/main/time-management-techniques/