قوانین مربوط به کارمندان ممکن است از نظر قانونی مورد نیاز باشد، در حالی که قوانین مختلف اختیاری محل کار نیز باید در نظر گرفته شود. قوانین محل کار در صورتی که با دقت انتخاب شوند می توانند از تجارت شما محافظت کرده و به شما در حفظ محیط کاری منظم و مثبت کمک کنند.
مدیریت کارکنان در محل کار شما به طور موثر مستلزم این است که حتی کوچک ترین جزئیات قوانین کار را تنظیم کنند. قوانین کار از تجارت شما و کارمندان شما محافظت می کند و اگر به درستی اجرا شوند، محیط کار بهتری را برای همه ایجاد و حفظ می کنند.
برای مشاغل کوچک، بیشتر قوانین کار اختیاری هستند.
در زمینه هایی که توسط قانون تنظیم می شوند، شما چاره ای ندارید جز این که با وضع قوانین اداره کار مطابقت داشته باشید.
داشتن قوانین رسمی کار در کسب و کار شما، حتی اگر الزامی نباشند، ایده خوبی است زیرا می تواند به شما در محافظت از مشاغل در برابر مسئولیت احتمالی و حفظ کیفیت بالای زندگی کاری برای کارکنان کمک کند. همچنین می توانید اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما نه تنها در کاری که انجام می دهند، بلکه در رفتار خود و سایر زمینه های روابط شغلی، انتظارات شما را از خودشان می دانند. اگر قوانین با دقت انتخاب شوند، به وضوح به کسب و کار مربوط باشند و به طور عادلانه اجرا شوند، می توانند به شما در مدیریت بهتر محل کار و کارمندان خود کمک کنند.
جدا از قوانین و خط مشی های مورد نیاز، این اختیار را دارید که قوانین بیشتری را برای مدیریت کارکنان خود انتخاب کنید. پس از مراقبت از سیاست های مورد نیاز، می توانید بر انتخاب بسیاری از قوانین دیگر که اختیاری هستند و در اکثر موارد ایده های خوبی نیز هستند تمرکز کنید.
کارفرمایان می توانند مجموعه ای ساده از قوانین کاری را که از لیستی از رفتارهای پذیرفته شده و ممنوع تشکیل شده است، انتخاب کنند، یا ممکن است تصمیم بگیرند که قوانین و سیاست های کاری بسیار مفصلی در ارتباط با رفتارهای خاص داشته باشند.
برخی از کارفرمایان ترجیح می دهند قوانین را تا آنجا که ممکن است کلی نگه دارند. مزیت این روش این است که به کارفرما انعطاف پذیری در اجرای قوانین می دهد. می توانید یک جزوه ساده یک یا دو صفحه ای تهیه کنید که به هر فرد هنگام استخدام بدهید که موارد زیر را پوشش می دهد:
قوانین ایمنی که باید رعایت شود
سیاست عدم حضور و تأخیر(نحوه گزارش تعداد روزهای مجاز بیماری و روزهای تعطیل شخصی)
نحوه ثبت زمان کارکرده (به عنوان مثال، با استفاده از ساعت زمان)
زمان ناهار و استراحت
سیاست اضافه کاری
قوانین لباس یا قوانین ظاهر شخصی
قوانین مربوط به استفاده یا آسیب به اموال کارفرما
قوانین مربوط به محرمانه نگه داشتن اطلاعات حساس کارفرما و مشتریان
قوانین مربوط به استفاده کارکنان از اینترنت و تلفن های همراه
برخی از صاحبان مشاغل کوچک مناسب می دانند که باید جزئیات بیشتری را در مورد سایر موضوعات رایج محل کار مانند درخواست یا فروش در محل کار و فعالیت های سیاسی و غیرحضوری کارکنان درج کنند.
قواعدی که منطقی بوده و به وضوح به عملکرد ایمن و کارآمد کسب و کار مربوط می شوند، معمولاً بهترین هستند. به طور کلی، لازم نیست بگوییم مواردی مانند سرقت یا عدم تمکین ممنوع است زیرا انتظار می رود کارکنان این موارد را بدانند، اما شما بهترین داور در مورد آنچه در محل کار شما وجود دارد هستید. بنابراین در صورت تمایل می توانید یک قانون مکتوب برای رسیدگی به چنین مسائلی ایجاد کنید.
همچنین ممکن است توضیح دهید که چرا قوانین خاصی را برای شمول انتخاب کرده اید و در صورت تمایل به انعطاف پذیری، می توانید یک عبارت کلی مانند “هر کارمندی که درگیر این رفتارها شود مشمول اقدامات انضباطی از جمله توبیخ، اخطاریا اخراج” خواهد شد.
به خاطر داشته باشید که در برخی موارد، ممکن است از شما خواسته شود که یک خط مشی کتبی برای کارکنان ارسال یا توزیع کنید. اما در غیاب این الزامات، می توانید قوانین کار خود را به شیوه ای که فکر می کنید بهتر است به کارکنان منتقل کنید، چه به صورت کتبی، شفاهی، ارتباطات الکترونیکی، یا موارد دیگر.
قوانین کار می تواند در هنگام اخراج یا تنبیه کارکنان از مشاغل شما محافظت کند. یکی از قانع کننده ترین دلایل داشتن مجموعه ای از قوانین کار محکم این است که آن ها می توانند از تجارت شما محافظت کنند، زیرا داشتن آن ها ممکن است از آن ها در برابرمسائل قانونی و مالی محافظت کند و به آن ها آزادی بیشتری در مدیریت و انضباط کارکنان بدهد. شواهدی از قوانین و سیاست های کاری موجود، غالباً توسط کارفرمایان در مواردی مطرح می شود که کارکنان ادعاهای مربوط به اشتغال مانند اخراج اشتباه یا ادعای تبعیض را مطرح می کنند.
برخی از کارفرمایان با تعداد بسیار کمی از کارکنان تصمیم می گیرند که تنها آن قوانین کاری را که طبق قانون لازم است داشته باشند. چرا؟ زیرا نداشتن قوانین کاری در مورد یک فعالیت معین به شما آزادی بیشتری می دهد تا هر موقعیتی را بر اساس شرایط خاص خود اداره کنید. فقط شما می توانید قضاوت کنید که در این مورد چه راهی را باید طی کنید.
وقتی کارمندی را برکنار می کنید، می خواهید استدلال و عملکرد شما درست و قابل دفاع باشد. در چنین شرایطی، اگر قوانین کار را که به کارمندان خود اعلام شده است به وضوح بیان کرده باشید مفید خواهد بود. سپس، کارمندی که یک قانون کار را زیر پا می گذارد، این کار را با این علم انجام می دهد که رفتار غیرقابل قبول است و چنین رفتاری ممکن است منجر به فسخ قرارداد شود.
اگر می خواهید یک سیاست انضباطی تدریجی در نظر بگیرید، ممکن است بخواهید نحوه کارکرد آن را برای کارکنان توضیح دهید که کدام جرایم مستلزم هشدار و مجازات هستند.
یکی دیگر از مزایای داشتن قوانین شفاف کاری این است که به شما اطمینان می دهد که کارکنان شما درک می کنند که چه رفتاری قابل قبول است و چه چیزی نیست. تعریف واضح از آنچه مورد نیاز است و پیامدهای عدم رعایت آن، پاسخگویی مداوم به نقض قوانین کار را برای شما آسان می کند.
در وضع قوانین، به نیازها و شرایط کارکنان خود حساس باشید. در اجرای قوانین خود، همیشه منسجم و منصف باشید. به این ترتیب، هنگامی که تنبیه کارکنان ضروری است، اقدامات شما قابل دفاع خواهد بود.
قوانین کار می تواند به شما کمک کند تا فضایی منظم ایجاد کنید و در آن کار کنید و کارکنان در آن بتوانند به طور موثر کار کنند.
قوانین کار می تواند به بهبود کیفیت زندگی کاری کمک کند مانند:
ایجاد فضایی که در آن با کارکنان با احترام رفتار شود.
کمک به اطمینان از اینکه کارکنان به شیوه ای حرفه ای و ایمن رفتار می کنند.
تشویق ارتباطات باز بین شما و کارکنان خود.
اطمینان از برخورد عادلانه با همه کارکنان و رعایت قوانین یکسان.
با این حال، از آنجا که رابطه بین قوانین کار و کیفیت زندگی کاری یک رابطه مهم است، اگر قوانین کار غیر معقول، نامناسب یا غیر قابل اجرا باشند، می توانند به روحیه کارکنان آسیب برساند.
از قوانین بیش از حد محدود کننده اجتناب کنید.
قوانین بسیار محدود کننده می توانند مشکل ساز باشند. آن ها نه تنها می توانند سختی های غیر ضروری برای کارکنان ایجاد کنند، بلکه می توانند شما را نسبت به احساسات و نیازهای کارکنان بی دلیل و بی دغدغه جلوه دهد، حتی اگر اینطور نباشد. در اینجا هیچ برنده ای وجود ندارد. کارفرما یک کارمند خوب را از دست داد و کارمند یک شغل خوب را از دست می دهد. اکنون کارفرما باید زمان و پول بیشتری را صرف جایگزینی کارمند کند.
در نتیجه، بهتر است قبل از استخدام هر کارمندی آن ها را از قوانین موجود آگاه سازید و از آن ها درخواست کنید تا از این قوانین پیروی کنند.
در این مقاله از سری مقالات آموزشی بیزینس کوچینگ محمدرضا سلطانی، میتوانید با دریافت مشاوره های تخصصی به قوانین بیشتر بین کارفرما و کارمند مسلط شوید. با ما در ارتباط باشید تا بتوانید شما هم از جمله کارفرمایان خبره و مسلط در امور شوید.
