سیستم سازی از اصول مهم برای هر کسب و کاری است موجب رشد ورونق سازمان می شود. بدون پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار ها آنچنان که باید معنای واقعی خود را ندارند و برای آنکه هر کسب و کاری به درستی انجام شود و صاحبان مشاغل به فروش و بازدهی بالا برسند نیاز به سیستم سازی هست.
سیستم سازی به عنوان مغز تفکر سازمان عمل می کند و با خودکارسازی فعالیت ها موجب بهبود فرآیندهای کاری و انگیزه کاری در افراد می شود.
بسیاری از کسب و کارها به علت عدم وجود سیستم مناسب به نتایج مطلوبی دست نیافتند و اما در مقابل اغلب کسب و کارهای موفق هم موفقیت خود را مدیون سیستم سازی هستند. سیستم سازی کسب و کار یک تکنیک برای انجام تمامی فعالیت های کسب و کار هست در راستای دستیابی به اهداف سازمان اجرا می شود.
سیستم سازی کسب و کار به مجموعه اقداماتی که باخودکارسازی کسب و کار برای کاهش نظارت مدیر انجام شود اشاره دارد. سیستم سازی به این علت انجام می شود که با کم شدن دخالت شخصی در امور کاری و در زمانی که که در محل کار حضور ندارید تمامی فعالیت های به طور سیستمی و خودکار انجام شود.
سیستم سازی کسب و کار با هدف مدیریت فرآیندهای کاری برای افزایش بهره وری و کارایی کارکنان انجام می شود. کسب و کاری را در نظر بگیرید که مدیران اغلب با کمبود وجه مواجه هستند یا برای انجام فعالیت های خود نیاز به نظارت کامل و جزئی به همه امور دارند و این نظارت زمان زیادی از آنها می گیرد.
مدیریت امور در سازمان و هماهنگی کارها یکی از مشکلات اصلی صاحبان مشاغل است که با سیستم سازی بسیاری از معضل ها رفع می شود.
بهره برداری بهتر از زمان
با سیستم سازی کسب و کار دیگر نیازی به دخالت مدیر در همه امور و تصمیم گیری ها نیست و وقت آزاد بیشتری دارد که می تواند برای امور مهم تر صرف کرده و در نتیجه به بهبود علمکرد سازمان کمک کند.
تمرکز بر امور مدیریتی سازمان
بدون اجرای سیستم سازی؛ مدیران معمولا در همه کارهای سازمان حضور دارند و به عنوان یک کارمند ساده گرفته تا مدیرمالی و ... را خودش نظارت می کند. در حالیکه با سیستم سازی کسب و کار مدیر بیشتر زمان خود را صرف امور مدیریتی مانند تصمیمات استراتژیک سازمان، تعریف پروژه، مسائل مربوط به منابع انسانی از جمله استخدام یا اخراج و ... می کند.
رونق کسب وکار
کسب و کارهایی که اقدام به سیستم سازی نمی کنند رشد و رونق چندانی در کسب و کارشان نمی بینند و حتی ممکن است در مرحله ای از کار متوقف شوند و انگیزه ادامه کار را نداشته باشند.
بخصوص در کسب وکارهای بزرگ نیاز بیشتری به سیستم سازی احساس می شود. چون شما به عنوان صاحب کسب و کار قطعا مشتریان زیادی دارید و فقط با داشتن چند نیروی انسانی مسئولیت پذیر و متعهد نمی توانید همه فعالیت های خود را به خوبی پیش ببرید.
شما به عنوان مدیر کسب و کار های بزرگ نیاز به سیستمی دارید که با برنامه ریزی دقیق و طی مراحل سیستم سازی به مشتریان خدمات ارائه دهید. اگر تاکنون هم به فکر سیستم سازی نبودید، تا دیر نشده اقدام کنید چون بدون سیستم سازی جایی برای رشد نامحدود ندارید و به زودی با شکست مواجه می شوید.
ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار با صرفه جویی در زمان اجازه می دهد تا شما به عنوان مدیر سازمان بر مسائل مهم تر تمرکز کنید و به جای دخالت بر کارهای پیش و پا افتاده از زمان خود برای بهبود ارائه خدمات و افزایش فروش استفاده کنید.
یکی از مراحل سیستم سازی تعریف نرم افزار سیستم سازی کسب و کار است؛ چون بدون نرم افزار فرآیند سیستم سازی دشوار و خسته کننده می شود. استفاده از ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار و پیاده سازی نرم افزار سیستم سازی کسب و کار مناسب موجب تسهیل امور و صرفه جویی در زمان می شود. در ادامه برخی از این نرم افزارها اشاره شده است.
مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) همان طور که از نامش پیداست مسیر ارتباط با مشتری را برای کسب و کارها تسهیل می کند در تمام مراحل کاربه شما نسبت به مشتریان و اینکه در چه مرحله ای از چرخه خرید هستند اطلاعات می دهد.
این سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مناسب برای مدیریت مشتریان در کسب و کارهای کوچک و متوسط است که با میزان فروش را به صورت نمودارهای گرافیکی نمایش می دهد و به مدیران برای درک بهتر از رفتار مشتریان کمک می کند.
نرم افزار میزیتو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه برای بهینه سازی وظایف در کسب و کارها استفاده می شود به گونه ای که می توانید در با مدیریت پروژه و وظایف؛ مدیریت ارتباط با مشتریان، نظارت بر پروژه ها و اعضای پروژه بسیاری از فعالیت های سازمان را تسهیل و سیستم سازی را در کسب و کار خود پیاده سازی کنید.
چک لیست سیستم سازی
چک لیست سیستم سازی یکی از گام های مهم در سیستم سازی است که در جهت سهولت انجام کارها و بهبود کارایی سازمان صورت می گیرد. چک لیست سیستم سازی در جهت تجزیه و تحلیل و استانداردسازی کسب و کار به کار می رود.
در واقع تنظیم چک لیستم سیستم سازی با این هدف صورت می گیرد که افراد همه جزئیات کار را در نظر بگیرند و به شکل اصولی اجرا کنند. چک لیست سیستم سازی مزایای زیادی دارد که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
سخن پایانی
سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک و نوپا بسیار موثر است و کمک می کند تا درک بهتر از روند کسب و کارها به تمام جزئیات مربوط به کار تسلط کامل داشته باشید. با سیستم سازی سهولت و آزادی عمل بیشتری برای انجام فعالیت های روزانه دارید و با یکپارچه سازی امور؛ از بسیاری اشتباهات در سازمان پیشگیری می کنید.
در واقع سیستم سازی کاربردی کسب و کار بعنوان یکی از شاخه های مدیریت ژاپنی موجب بهبود کارایی سازمان؛ اتخاذ تصمیم های درست و بجا و از همه مهم تر پرورش مدیران حرفه ای و متخصص می شود.
