ساده سازی چیست؟
اگر فهمیدن آن سخت است، انجام دادن آن هم سخت است. این جمله نتیجه ی یک آزمایش بسیار کاربردی است که در سال 2008 توسط سانگ و شوارز در دانشگاه میشیگان انجام شد.
شیوه ی تحقیق بسیار ساده بود .در مرحله ی اول به دو گروه از دانشجویان دستورالعملی برای رعایت رژیم لاغری داده شد.
نیمی از دانشجویان دستورالعمل را با فونت استاندارد آریل که به راحتی خوانده می شد دریافت کردند و گروه دوم دستورالعمل را در حالی دریافت کردند که با فونت منحنی شکل و در هم ریخته نوشته شده بود.
در ادامه در مدت زمان مشخصی از این دو گروه دانشجویان خواسته شد تا بیان کنند که تا
چه میزان از این دستورات پیروی کرده اند.
نتایج نشان می داد که فونت در هم ریخته درک تمرین را برای دانشجویان سخت تر کرده و احتمال انجام دستورالعمل را هم به شکل مشخصی پایین آورده است.
در مرحله ی دوم همین آزمایش با دو گروه دیگر از دانشجویا انجام شد.اما این بار به جای دستورالعمل رژیم ، دستور پخت سوشی در اختیار آن ها قرار گرفت.
در این مرحله هم نتایج مشابه آزمایش اول بود و درصد کسانی که از این دستور پخت استفاده کرده بودند در کسانی که دستور پخت را با فونت ساده و قابل درک دریافته کرده بودند به شکلی محصوص بیشتر بود.
شاید خنده دار به نظر برسد، اما اگر درک یک موضوع برای ما سخت باشد، این مساله در قابلیت اجرای ما نیز تاثیر خواهد داشت و احتمال انجام آن کار را تا حدود بسیار زیادی کاهش خواهد داد.
آیا ساده سازی مهم است؟
هر چه تخصص ها بیشتر و بیشتر می شوند به نظر می رسد که دنیای اطراف ما هم روز به روز در حال پیچیده تر شدن است.
تعداد چیزهایی که درک درستی از شیوه ی انجام آن ها نداریم به مراتب بیشتر از یک دهه ی پیش است و این تصور هر روز در ما قوت می گیرد که در دنیای پیچیده ای زندگی می کنیم.
اما چگونه این کارهای پیچیده توسط افرادی متخصص به شکلی صورت می گیرد که به نظر کاری ساده است؟
برای پاسخ دادن به این سوال اول باید بپرسیم که آیا واقعاَ لازم است در خصوص تمام موضوعات اطلاعات کاملی داشته باشیم و اجرای آن ها برای شما ساده به نظر برسد؟
احتمالاً پاسخ شما هم مانند من "نه" خواهد بود.
پس بهتر است بپذیریم که شکل ظاهری بسیاری از مسائل را بپذیریم و درگیر پیچیدگی های آن ها نشویم.
اما این شامل تمام اتفاقات دنیای اطراف ما و مسائلی که باید در خصوص آن ها تصمیم گیری کنیم و یا آن ها را اجرا کنیم نمی شود.
اما در خصوص سوال اول که این کارهای پیچیده چگونه به شکلی انجام می گیرند که ساده به نظر می رسند،باید نگاه دقیقی به تخصص داشته باشیم.
افراد متخصص و با تجربه در طی زمان آموخته اند که برای موفق شدن در اجرای کارهایی که به آن ها واگذار می شود ، بهتر است شکلی روتین و کاربردی برای هر کار در نظر بگیرند و تصمیم گیری و اجرای کارهایشان را بر اساس آن انجام دهند.
برای مثال یک جراح قلب دقیقاً می داند در هر مرحله ای از فرآیند های پیش از عمل،در حین عمل و بعد از اتمام عمل جراحی باید چه کارهایی را انجام دهد و به همین دلیل هم می تواند بخش هایی از این کارها را به شکل درستی به دیگران واگذار کند.
حتی در مواردی که کارهای خارج از برنامه و اضطراری پیش بیاید هم با برگشت به همین اصول می تواند بهترین تصمیم را در همان لحظه اتخاذ کند.
حال تصور کنید که همین جراح متخصص داروهایی برای بعد از عمل برای بیمار تجویز کند و به شکلی بسیار ساده از بیمار درخواست کند تا در ساعات مشخصی این داروها را استفاده کند.
مثلاً قرص A را هر هشت ساعت یک مرتبه و قرص B را پیش از هر وعده ی غذا مصرف کند. قاعدتاً استفاده از این داروها و گرفتن نتایج آن برای بیمار بسیار ساده تر خواهد بود.
حال تصور کنید پزشک از بیمار درخواست کند هر زمان فشار خون از میزان مشخصی بالاتر رفت قرص A و هر زمان فعالیت بدنی بیش از 20 درصد افزایش پیدا کند ، پس از گذشت 30 دقیقه از فعالیت قرص B را مصرف کند(قاعدتاً می دانیم که این مثال کاملاً فرضی و حتماً اشتباه است!)
قطعاً محاسبات مصرف این داروها و طریقه ی استفاده از آن ها کاری بسیار زمان بر خواهد بود و حتی اگر فرض کنیم شخصی که این داروها را دریافت کرده کاملاً این موارد را مراعات کند، زمان بسیار زیادی از وی گرفته خواهد شد.
چرا سعی در پیچیده سازی داریم؟
به نظر می رسد که گاهی اوقات عمداً تصمیم به پیچیده کردن کارها می گیریم. به تجربه متوجه شده ام که بیشتر این پیچیدگی ها نادانسته انجام شده اند و تصور می کنیم که راهی به غیر از این وجود ندارد.
اما در مواردی هم عمداً کارها را پیچیده تر از چیزی که هستند می کنیم، در ادامه چند علت که ممکن است دلایل این کار باشند را می بینیم.
1- احساس قدرت
دانستن چیزی که دیگران از آن اطلاعی ندارند، نوعی قدرت به ما می دهد که می تواند لذت بخش باشد!
پس اگر امکان آن وجود داشته باشد ، شاید بتوانیم کارهایی را که در حال انجام آن هستیم را پیچیده تر کنیم و ارزش کاری که انجام می دهیم را بیشتر کنیم!
چه بهتر که این مساله باعث شود درک کار ما توسط دیگران سخت تر هم بشود و این احساس قدرت در ما را تقویت کند.
این مساله را به کرات در شرکت های زیادی دیده ام که مدیران سعی می کنند از ادبیات پیچیده و یا طرح های پیچیده استفاده کنند تا این مساله را به دیگران بفهمانند که دانش بیشتر(در نتیجه قدرت بیشتر) در دستان آن هاست.
2- موقعیت اجتماعی
یکی دیگر از مواردی که می تواند انگیزه پیچیده سازی کارها را به ما بدهد این است که موقعیت اجتماعی خودمان را حفظ و یا تقویت کنیم.
شاید تصور می کنیم که اگر یک مدیر فروش حرف های یک فروشنده ی معمولی را تکرار کند و یا حداقل از همان شیوه ها و ادبیات استفاده کند، پول زیادی بابت این مدیر فروش پرداخت می کنیم و یا در استخدام اشتباه کرده ایم.
پس شاید به این نتیجه برسیم که از ادبیات ثقیل تری استفاده کنیم و به دیگران بفهمانیم که در چه موقعیتی قرار داریم!
بعضی از سخنرانان هم از این مساله استفاده می کنند و یا از کلمات انگلیسی به کرات در صحبت هایشان استفاده می کنند و با این کار درک موضوع را برای مخاطبانشان سخت می کنند.
ساده سازی و سوتفاهم
یکی از نکاتی که باید به خاطر داشته باشیم این است که درباره ی کم کردن از پیچیدگی هایی صحبت می کنیم که غیر ضروری هستند و به هیچ وجه درباره ی ساده سازی بصورت غیر اصولی و یا غیر حرفه ای حرف نمی زنیم.
اگر یک استاد دانشگاه در رشته های مهندسی از کلمات تخصصی استفاده می کند و یا چارچوبی دقیق و بسیار پیچیده برای حل مسائل را ارائه می دهد به این دلیل است که چنین کاری بایستی انجام شود.
اما از پیچیده کردن بیش از حد خودداری می کنند.
گاهی هم ساده سازی بیش از حد باعث سوتفاهم می گردد و نتایج خوبی به بار نمی آورد. خود من همیشه سعی می کنم تا مسائل را به ساده ترین شکل ممکن بیان و اجرا کنم و به هیچ عنوان کارها را بی دلیل پیچیده نکنم، اما برای خودم پیش آمده که مدیرانی این مساله را دال بر ساده بودن کار در نظر گرفته اند.
احتمالاً با خودشان فکر می کنند که این که کاری نداشت! پس خودمان هم می توانیم این کار را انجام دهیم!
همین باعث میگردد تا دست در کاری ببرند که به نظر ساده می رسیده و اشتباهات مهلکی برای خودشان و مجموعه شان رقم بزنند.
یکی از با تجربه ترین اشخاصی که در حوزه ی فنی و مهندسی افتخار همکاری با وی را داشته ام همیشه در زمان شروع کار به سختی پروژه اذعان می کرد و پس از مطالعه و امکان سنجی بیان می کرد که هرچند این کار بسیار سخت است ، آن را برای شما به شکلی انجام می دهیم که کمترین اذیت و آزار را برای شما داشته باشد.
چه باید کرد؟
در زمینه ی کارهای پیچیده همیشه تصور کرده ام که بهتر است به ساده ترین شکل ممکن انجام گیرند، اما به شکلی که به اصول حرفه ای ضربه ای وارد نکند و ساده سازی به قیمت احمقانه کردن کار تمام نشود.
