مطابق دانش‌نامه ویکی پدیا، اتوماسیون اداری یا همان خودکارسازی اداری به مجموعه‌ای از ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری گفته می‌شود که برای ایجاد، گردآوری، ذخیره‌سازی، دست‌کاری و ویرایش و انتشار اطلاعات سازمانی و دفاتر کاری به منظور انجام وظایف عمومی و پایه سازمانی استفاده می‌شود. همانطور که از تعریف استاندارد اتوماسیون اداری برمی‌آید دامنه این تعریف بسیار گسترده و باز است. اما آنچه ما در این نوشتار به دنبال آن هستیم تعریف دقیق‌تری از حوزه ابزارهای نرم‌افزاری اتوماسیون اداری است.
آنچه که در حال حاضر در مورد سیستم‌های اتوماسیون اداری مرسوم است؛ مجموعه‌ای از قابلیت‌های مختلف مدیریتی است که با استفاده از آن‌ها می‌توان عملیات مختلف مربوط به فضای کاری افراد را مدیریت و تا حدی خودکار نمود. این قابلیت‌ها بیشتر در ذخیره‌سازی داده‌ها، به ویژه در انتقال الکترونیکی اطلاعات مابین ذینفعان مختلف و مدیریت و طبقه‌بندی اطلاعات متمرکز هستند. این قابلیت‌های مختلف مدیریتی کمک می‌کنند تا بتوانیم فعالیت‌هایی از این دست را مدیریت و بهینه نمائیم. اما همین تعریف مرسوم هم باز چالش برانگیز است. فضای کاری تعریف مشخصی ندارد و علاوه بر این افراد مختلف بسته به نوع شغل و جایگاه، فضای کاری کاملاً متفاوتی دارند. از طرف دیگر، افراد مختلف برای مدیریت فضای کاری خود نیز سلایق متنوع و متفاوتی دارند و همین امر نیز باعث شده است که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب رایگان موجود تنوع گسترده‌ای پیدا نمایند و کمتر از استانداردهای یکسان استفاده نمایند. بسیاری از این سیستم‌ها حتی تعاریف و مفاهیم پایه متفاوتی دارند.
برای این که بتوانیم این تعریف را دقیق‌تر کنیم؛ بایستی فضای کاری و کارها و وظایف پایه را بیشتر روشن نمائیم. منظور ما از فضای کاری و کارهای پایه، بیشتر فضا و کارهای اصلی است که در دفاتر کاری افراد، در حوزه‌های ستادی سازمان و معمولاً به شکل سنتی از پشت میز کاری آن‌ها انجام می‌شود.
