مدیریت مؤثر KPIs مستلزم مجموعه‌ای از اقدامات کلیدی است که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم:
اولین گام در مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، برقراری ارتباط شفاف در مورد اهداف مربوط به این شاخص‌هاست. این اهداف باید به‌وضوح حوزه‌های تمرکز را همراه با نقاط نهایی که بر اساس عملکرد واقعی تعیین می‌شوند، مشخص کنند. همچنین می‌توانید اهدافی را که شرکت قبلاً برای آن‌ها معیارهایی تعیین نکرده است، روشن نمایید. به طور ایده‌آل، این مرحله باید بخشی از یک جلسه توجیهی مدیران یا جلسه گروهی باشد تا همه کارکنان بتوانند از نقش خود در تحقق این اهداف آگاه شوند.
پس از تبیین اهداف، معیارهایی برای سنجش پیشرفت به سمت آن اهداف تعیین کنید. این معیارها اغلب مقادیر عددی هستند که به راحتی در کل سازمان اندازه‌گیری می‌شوند. با این حال، مهم است که اهداف سازمانی‌ای را که تیم‌ها می‌توانند از طریق این اندازه‌گیری‌ها به آن‌ها دست یابند، برجسته کنید. به تیم خود یادآوری کنید که از اعداد به عنوان خط پایان استفاده کنند، اما بر بهبود عملکرد خود برای رسیدن به هدف تمرکز داشته باشند.
برگزاری جلسات داخلی منظم یا جلسات غیررسمی با کارکنان اهمیت زیادی دارد. این جلسات فرصت‌هایی را برای شما فراهم می‌کنند تا در مورد چگونگی مشارکت تلاش‌های آن‌ها در دستیابی به اهداف بحث و گفتگو کنید. این جلسات به کارکنان حس مالکیت نسبت به تلاش‌هایشان می‌دهد و آن‌ها را به پیشرفت در راستای آن اهداف تشویق می‌کند. برای مثال، اگر هدفی را تعریف کرده‌اید که بر اساس آن اعضای تیم باید در طول یک سال آینده درآمد را ۱۸ درصد افزایش دهند، می‌توانید جلسات هفتگی برای بحث و ارزیابی استراتژی‌هایی که کارکنان برای رسیدن به این هدف به کار می‌گیرند، برگزار کنید.
برای اندازه‌گیری پیشرفت اهداف خود، ضروری است که داده‌ها را ردیابی کنید. می‌توانید از داده‌ها برای ارزیابی و مشاهده‌ی این موضوع که چه تعدیلاتی می‌تواند به پیشرفت شما در جهت رسیدن به اهداف کمک کند، استفاده کنید. همچنین، مهم است که نحوه‌ی جمع‌آوری داده‌ها و تصمیم‌گیری کارکنان را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. این امر ممکن است منجر به روش‌های دیگری برای افزایش بهره‌وری، مانند ساده‌سازی فرآیندهای گزارش‌دهی یا وحدت رویه‌ها شود.
زمان‌بندی منظمی را برای بازنگری و به‌روزرسانی معیارها در نظر بگیرید، به ویژه اگر تیم شما زودتر از تاریخ پایان ذکر شده در برنامه اولیه به هدف KPI برسد. بازنگری می‌تواند منجر به سطح بالاتری از عملکرد شود، زیرا به شما امکان می‌دهد تا اهداف واقع‌بینانه را برای تیم‌های خود دوباره ارزیابی کنید. همچنین این فرصتی را به شما می‌دهد تا ارزیابی کنید که آیا امکان استفاده از این معیارها توسط تیم‌ها یا بخش‌های دیگر سازمان نیز وجود دارد.
