تأخیر در شروع جلسه می‌تواند ۵ تا ۱۰ دقیقه از زمان جلسه را به خود اختصاص دهد، یا در اکثر موارد، جلسه را ۱۰ دقیقه طولانی‌تر کند. منتظر ماندن برای افرادی که عادت به تأخیر دارند، نسبت به کسانی که به موقع حاضر می‌شوند، منصفانه نیست. بنابراین منتظر آن‌ها نباشید! شروع جلسه در زمان تعیین‌شده، پیام روشنی به افرادی که با تاخیر می‌رسند، می‌فرستد و باعث برجسته کردن اهمیت وقت‌شناسی می‌شود.
از خود بپرسید آیا همه افرادی که می‌خواهید دعوت کنید واقعاً نیاز به شرکت در جلسه دارند؟ در اکثر مواقع، خلاصه‌ای کوتاه از طریق ایمیل به همان اندازه مؤثر خواهد بود. اگر بتوانید لیست شرکت‌کنندگان یک جلسه نیم ساعته را فقط با دو نفر که حضورشان ضروری نیست کاهش دهید، این یعنی یک ساعت زمان مفید به شرکت بازگردانده می‌شود.
زمانی که شرکت‌کنندگان احساس کنند موضوع مورد بحث برایشان مرتبط نیست، به راحتی جلسه را اتلاف وقت تلقی می‌کنند.
به نظر می‌رسد در هر جلسه‌ای، فردی وجود دارد که تمایل دارد داستان‌هایی را تعریف کند که به هیچ وجه ارتباطی با موضوع مورد بحث ندارد. در حالی که داستان‌سرایی به طور کلی بد نیست، صحبت خارج از موضوع در جلسه می‌تواند جلسه را به درازا بکشاند.
سخت‌ترین کاری که در رهبری افراد باید انجام دهید این است که آن‌ها را متمرکز نگه دارید. این وظیفه می‌تواند بر عهده سازمان‌دهنده یا هر یک از شرکت‌کنندگان باشد، کسی همیشه باید مسئولیت هدایت مجدد جلسه به موضوعات تعیین‌شده و بازگرداندن تمرکز را بر عهده بگیرد.
چندوظیفگی گواهی بر زندگی مدرن و متصل ماست. اما این کار در حال آسیب زدن است. گزارش “هاروارد بیزنس ریویو” حاکی از آن است که چندوظیفگی منجر به کاهش ۴۰ درصدی بهره‌وری و از دست رفتن ۱۰ امتیاز IQ می‌شود! و این موضوع در هیچ کجا آشکارتر از اتاق‌های جلسات نیست، جایی که ایمیل، پیامک و وب‌گردی می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر نتیجه نهایی سازمان داشته باشند.
بنابراین، چگونه از چندوظیفگی شرکت‌کنندگان در جلسات جلوگیری کنیم؟
به احتمال زیاد ۳۰ دقیقه بعد از شروع جلسه، تمرکز تیم شما به اندازه ابتدای جلسه نخواهد بود. دلیل آن خستگی یا حواس‌پرتی نیست، بلکه به دلیل حجم بالای اطلاعاتی است که باید پردازش شود. هر چه جلسه طولانی‌تر باشد، برای حفظ انرژی و بحث تلاش بیشتری لازم است.
داشتن جلسات کوتاه، جزء ضروری برای بهبود بهره‌وری تیم شماست، بنابراین هر زمان که احساس کردید جلسه باید تمام شود، با خیال راحت آن را به پایان برسانید.
به طور کلی، ۵۲ دقیقه حداکثر زمانی است که کارکنان می‌توانند واقعاً درگیر متمرکز بمانند. هیچ جلسه‌ای را برای بیش از یک ساعت برنامه‌ریزی نکنید. افراد قدردان شما برای درک ارزش زمان‌شان هستند.
بخش پرسش و پاسخ اغلب به پایان جلسه موکول می‌شود و تنها چند دقیقه برای آن باقی می‌ماند. با این حال، این بخش به اندازه سایر بخش‌های جلسه مهم است
