مراحل برنامه ریزی استراتژیک یا همان سند راهبردی، در هر منبع به یک طریق، مطرح شده است. اما ما قصد داریم معمول ترین مراحل برنامه ریزی استراتژیک را برای شما بازگو کنیم.
مرحله اول، مرحله سختی در برنامه ریزی سند راهبردی است. چون مدیریت همه مجموعه‌ها می خواهند خود را بهتر و فراتر از چیزی که هستند و بقیه قضاوت می کنند، نشان دهند و همین کار را سخت‌تر می‌سازد. اما برای رسیدن به موفقیت‌های بیشتر باید به طور کامل و روشن، حال حاضر مجموعه در نظر گرفته شود و روی کاغذ آورده شود. در این مرحله باید جداول SWOT طراحی شوند. این جداول نقاط ضعف و قوت شرکت را مشخص می کند. سپس باید شناختی کامل از بازارهای هدف، رقیبان، مشتریها و … هم صورت بگیرد و شرکت رتبه و جایگاه خود را بین آنان مشخص کند.
پس از تعیین اوضاع شرکت در حال حاضر و تعیین نقاط ضعف و قوت و بازار و رقیب‌ها، باید در فکر این باشیم که قرار است در 5 سال آینده در چه جایگاهی قرار بگیریم. یعنی چشم انداز را مشخص کنیم. و قرار است برای رسیدن به این چشم انداز چه کارهایی کنیم و چه چیزهایی را خریداری نماییم یعنی وظایف و ماموریت ها را تعیین کنیم. ما در این بخش باید برای رسیدن به اهداف خود، چهارچوب ها و باید ها و نبایدهایی را که از نظر اعتقادی بر کل مجموعه حاکم است در نظر بگیریم و معین کنیم؛ مثلا احترام به محیط ریست در طول پروسه تولید کالا و محصول شرکت. اگر یکی از چهارچوب های مهم برای یک شرکت احترام به حفظ محیط زیست باشد، باید این مسئله را هنگام تعیین اهداف سالیانه و خط مشی رسیدن به آن اهداف حتما لحاظ کند.
بعد از مشخص شدن مرحله چشم انداز و ماموریت درون سازمانی، باید اهداف بلند مدت را تعیین کنیم که آن هم با تقسیم کردن چشم انداز به 3 تا 5 قسمت بدست می آید و هر قسمت را به تدریج و گام به گام باید محقق سازیم.
در این مرحله از تدوین سند راهبردی یک مجموعه یا شرکت لازم است که اهداف بلند مدتی را که در قسمت قبلی تعیین کردیم به اهداف سالیانه کوچکتر تقسیم کنیم تا به طور جزئی تر هدفی که در هر یک سال در مجموعه باید تحقق پیدا کند، مشخص شود. برای تعیین اهداف سالیانه باید مدیریت عالی شرکت یا سازمان، با تمام تیم های کاری مشورت و همکاری نماید. اگر تعیین اهداف سالیانه با کمک و مشورت‌های هر دو گروه مدیریت و تیم های مختلف شرکت، صورت بگیرد، هم اهداف به واقعیت نزدیکتر خواهند بود و هم میزان مشارکت در شرکت به حد قابل قبولی بالاتر خواهد رفت و این یک حسن بزرگ برای شرکت یا هر مجموعه ای می تواند تلقی شود.
قبلا هم ذکر کردیم که باید اهداف سالیانه 5 مشخصه را همگی داشته باشند؛ یعنی 1. کاملا مشخص و شفاف و روشن باشند 2. قابل اندازه گیری و کمی باشد 3. واقعی و دست یافتنی باشد و نه تخیلی و غیر واقعی 4. واقعی و براساس مستندات باشد و 5. مبتنی بر زمان تعین شوند.
هر هدف سالیانه ای که تدوین و معین می شود باید مدیر مسئول پاسخگویی داشته باشد که مدیریت و وظایف کارمندان آن بخش را بر عهده بگیرد و در قبال دیرکرد و هر گونه مشکل جوابگو باشد. در کنار همه این مسائل این اهداف سالیانه که در کنار هم، سند راهبردی مجموعه را تشکیل می دهند، باید یک برنامه درست و منطقی برای آنها هم در نظر گرفته شود که بتواند آن اهداف را محقق سازد.
برنامه استراتژیک داشتن به این معنی نیست که کل مجموعه د این مدت 5 ساله، به هیچ وجه برنامه خود را تغییر ندهد، بلکه هر برنامه ای این امکان را دارد که بهتر شده و از کم و کاستی های آن کاسته شود. برنامه‌ریزی استراتژیک یا همان سند راهبردی هم ممکن است به همین صورت باشد. زیرا محیط بیرون از شرکت دائم در حال تغییر و تحول است و در حال نوسان. و بازارها هم در حال رقابت بیش از پیش. پس تغییر برنامه ریزی استراتژیک حتی به نظر امری ضروری است. و هر شرکت باید برنامه های خود را به روز نماید. برای این اتفاق باید سنجش کلیدی عملکرد را تعیین و استفاده کرد. با کمک این آیتم می توانید میزان تحقق اهدافی که به شکل سالیانه برای شرکت در نظر گرفته شده است را به طور مداوم اندازه گیری و رصد کنید و در صورت مشاهده هر نوع انحراف از اهداف، در مسیر تغییری به‌وجود آورد و آنها را به سمت بهتر شدن سوق داد.
