هنگام برنامه‌ریزی جلسه، به نیازهای کارمندان، مشتریان یا مراجعان خود و بهره‌وری کل کسب‌وکار توجه داشته باشید. در اینجا چهار موردی که باید در نظر بگیرید، آورده شده است:
۱. تداخل زمان‌بندی: بخش مهمی از برنامه‌ریزی جلسه، هماهنگی زمان‌بندی با تمام افراد درگیر و اطمینان از حضور هم‌زمان آن‌هاست. از قبل با اعضای جلسه صحبت کنید و زمانی را پیدا کنید که هیچ‌کس کار دیگری نداشته باشد. برای تیم‌های بزرگ‌تر، استفاده از نرم‌افزار زمان‌بندی را در نظر بگیرید که می‌تواند این کار را آسان‌تر کند.
۲. زمان جلسه: هنگام انتخاب زمان جلسه، به هدف جلسه، اهمیت آن و مدت زمان احتمالی آن توجه کنید. به عنوان مثال، جلسات مربوط به اهداف روز در صبح موثرتر هستند و جلساتی که ممکن است طولانی‌تر شوند، باید خیلی قبل از پایان روز کاری برنامه‌ریزی شوند. اگر با کارمندان یا مشتریان از راه دور در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنید، سعی کنید زمانی را انتخاب کنید که برای آن‌ها هم مناسب باشد.
۳. برنامه‌ریزی با عجله: به خودتان و تیم‌تان قبل از جلسه زمان کافی برای آماده‌سازی بدهید. برای مثال، احتمالاً نمی‌خواهید یک جلسه مهم را تنها با چند ساعت اطلاع‌رسانی، برنامه‌ریزی کنید. به هر عضو تیم به اندازه‌ی کافی اطلاع دهید تا زمان کافی برای جمع‌آوری مواد، ایجاد ارائه، برنامه‌ریزی سخنرانی‌ها و تکمیل سایر وظایف مهم داشته باشند. بسته به موضوعاتی که قصد بحث در مورد آن‌ها را دارید، این زمان می‌تواند چند روز یا چند هفته باشد.
۴. داشتن برنامه‌ی پیگیری: هنگام برنامه‌ریزی جلسه، به نحوه‌ی پیگیری اهدافی که در طول جلسه تعیین می‌کنید، فکر کنید. داشتن یک برنامه‌ی پیگیری به شما کمک می‌کند روی هدف جلسه تمرکز کنید و پس از اتمام آن، اقدامات قابل اجرا در اختیار داشته باشید.
در اینجا چند مورد از بهترین روش‌ها برای اطمینان از کارآمدی، اثربخشی و فراگیر بودن جلسات آورده شده است:
