WBS یا ساختار شکست کار یک لیست از کارها و وظایف تیم است که برای اتمام یکم پروژه لازمند. ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه ریزی و پیگیری هر پروژه ای است. اما بهترین راه برای ایجاد این ساختار را در مراحل زیر ذکر کرده ایم:
۱) شما که مدیر پروژه هستید، هر قسمت از پروژه را که باید تحویل دهید بررسی و تعریف می کنید. برای مثال «مرتب کردن پوشه ها» یک پروژه تحویل دادنی نیست، چراکه نمی تواند پیشرفت آن را اندازه گرفت. اما «مرتب کردن ۹۸٪ فایل ها براساس حروف الفبا» را می توان به یک پروژه تحویل دادنی تعریف کرد.
۲) هر کدام از این پروژه ها را باید به قسمت های کوچک تری تقسیم کنید. این پروژه ها را اینقدر کوچک کنید تا تیم های مورد نظر شما بتواند آن را انجام دهند و به نتیجه برسند.
برای مثال شما پروژه X را تعریف می کنید و به تیم خود می گویید باید در ۲۵۰ روز این پروژه تحویل داده شود. بودجه این پروژه ۳۲۵ هزار دلار است و پیمانکار خارج از شرکت را هم در این پروژه دخالت نمی دهید. بدترین شکلی که می توانید پروژه را به تیم خود توضیح دهید این است که بگویید پروژه را در کمترین زمان ممکن و با بودجه کم می خواهید. این خیلی بد است. اعضای تیم شما دقیقاً نمی دانند منظورتان از سریع تر بودن و بودجه و هزینه کمتر چیست. همه چیز را برای اعضای تیم خود تعریف کنید.
با تیم خود بنشینید و برنامه و زمان‌بندی پروژه را بررسی کنید. باید به اعضای تیم خود این فرصت را بدهید که در مورد پروژه و قدم به قدم آن فکر کنند و اظهار نظر کنند. سپس از آنها بخواهید که بگویند چقدر طول می کشد تا پروژه را به سرانجام برسانند. بعد از آن است که می توانید ورودی های جدول برنامه ریزی خود را پر کنید.
