برنامه ریزی سازمانی فرآیندی چند مرحله‌ای است که در حالت ایده‌آل، یک چرخه را تشکیل می‌دهد. برنامه ریزی استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتیاطی، مراحل اصلی این چرخه هستند.
این 5 مرحله به شرح زیر است:
این مرحله‌ی ابتدایی شامل موارد زیر است:
در این مرحله، نوبت به ایجاد برنامه های تاکتیکی می‌رسد. برای کمک به انجام موارد زیر، مدیران میانی را مشارکت دهید:
در این مرحله همچنین لازم است برنامه‌های احتیاطی برای مواجهه با مشکلاتی مانند خرابی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تیم فروش یا نقض داده‌ها، تدوین شود.
برنامه های عملیاتی، یا فرآیندهایی که نحوه گذراندن روز کاری تک تک کارمندان را تعیین می کنند، عمدتا بر عهده مدیران میانی و کارمندانی است که به آنها گزارش می دهند. به عنوان مثال، فرآیندی که یک نماینده فروش برای یافتن، پرورش و تبدیل یک سرنخ به مشتری دنبال می کند، یک برنامه عملیاتی است. برنامه‌های عملیاتی شامل مواردی مانند برنامه کاری، گردش کار خدمات مشتری یا سیاست‌های GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده) که از اطلاعات مشتریان بالقوه محافظت می کند، می‌شوند و به بخش فروش در دستیابی به هدف تاکتیکی خود (در این مورد، تارگت فروش) کمک می کند.
این مرحله باید شامل تعیین اهداف و شاخص‌هایی باشد که کارکنان به صورت انفرادی باید در یک دوره زمانی مشخص به آنها دست یابند. مدیران ممکن است برخی برنامه‌ها مانند برنامه کاری را خودشان تعیین کنند. از سوی دیگر، وظایف فردی که یک برنامه فروش را تشکیل می‌دهند، ممکن است نیاز به مشارکت کل تیم داشته باشد.
اکنون زمان عملیاتی کردن برنامه ها فرا رسیده است. از لحاظ تئوری، فعالیت‌های روزانه (که توسط برنامه عملیاتی تعریف می‌شود) باید به دستیابی به اهداف تاکتیکی کمک کند و در نهایت از برنامه استراتژیک کلی پشتیبانی نماید.
هیچ برنامه ای بدون دوره‌های بازنگری و اصلاح کامل نیست. در پایان هر سه ماه یا دوره دستیابی به اهداف کوتاه مدت، مدیران میانی باید بررسی کنند که آیا به معیارهای تعیین شده در مرحله دو دست یافته‌اند یا خیر، سپس گزارش‌های مبتنی بر داده را به مدیران ارشد ارائه دهند. به عنوان مثال، در این مرحله است که مدیر بخش فروش گزارشی را در مورد اینکه آیا فرآیند جدید مدیریت فروش به تیم برای رسیدن به تارگت کمک کرده است یا خیر، ارائه می دهد. از سوی دیگر، یک تیم بازاریابی ممکن است تجزیه و تحلیل کند که آیا تلاش‌هایشان برای بهینه‌سازی تبلیغات و صفحات فرود در جذب تعداد مشخصی از لید برای بخش فروش موفق بوده است یا خیر.
با توجه به نتایج این بررسی‌ها، سازمان شما ممکن است بخواهد بخشی از برنامه‌های استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی خود را تعدیل کند. به عنوان مثال، اگر تیم فروش به تارگت خود نرسید، مدیر آنها ممکن است تصمیم به ایجاد تغییراتی در برنامه عملیاتی خط فروش بگیرد.
