وقتی با شرکت‌های مختلف به خصوص کارخانه‌ها صحبت می‌کنم و از یک اپلیکیشن مخصوص برای صحبت‌های کاری حرف می‌زنیم غالبا جواب‌هایی مثل این میشنوم که ما گروه توی تلگرام یا واتساپ داریم و نیازی به همچین چیزی نداریم و اصولا چیز به درد بخوری نیست حالا این جا میخوایم چند دلیل از این که نباید این کار را انجام داد صحبت کنیم:
تلگرام یا واتساپ یک محیط شخصی است و برای زندگی هر شخص است. وقتی این محیط با محیط کار مخلوط شود نمیتوان بین کار و زندگی تعادل برقرار کرد برای مثال مدیری را در نظر بگیرید که میخواهد جلسه فردا را تنظیم کند یا صورت جلسه‌ای بنویسد واتسپ یا تلگرام خود را باز کرده پیامی از دختر/پسرش میبیند که راجع به شام امشب با او صحبت کرده! تصور میزان حواس پرتی و مدت زمان مورد نیاز برای برگشت او به تمرکز قبلی نیز دور از انتظار است.
یک پرسنل شرکت حق دارد راجع به اسم خود، عکس خود و بیوگرافی که در تلگرام و واتساپ و اپ های شخصی میگذارد مختار باشد و نمیتوان آن ها را وادار کرد که حتما عکس خود را قرار دهند یا نام و نام خانوادگی خود را به طور کامل قرار دهند. حال اگر از این اپ‌ها به عنوان کار استفاده میکنید چگونه یک شخص را به راحتی تشخیص می‌دهید؟ چگونه میتوانید در مورد مطلبی با یکی از حسابداران شرکت صحبت کنید؟ لطفا در نظر داشته باشید صحبت ما در مورد یک شرکت بزرگ چند صد نفره است که قطعا هر شخص در آن نمیتواند همه افراد را بشناسد یا حتی شاید در چند مکان متفاوت از نظر فیزیکی اشخاص ساکن باشند => این که افراد را میشناسم و مشخص است حرف هایی غیر منطقی است. اگر هم شرکت شما هنوز در این اسکیل نیست و راجع به این موضوعات حتی حاضر نیستید فکر کنید محکومید به شکست!.
اضافه کردن و حذف کردن در گروه های مختلف کاری است بسیار سخت و طاقت فرسا. در نظر بگیرید یک شرکت هستیم و میخواهیم در نمایشگاهی شرکت کنیم که نیاز هست افراد a,b, c حضور داشته باشند حال منطقا یک گروه تشکیل میشود توسط برای مثال مدیرعامل شرکت که افرادی که باید حضور داشته باشند را به گروه اضافه کند حال اگر مدیرعامل شماره تماسی که شخص با آن واتسپ دارد را نداشته باشد باید چه کند؟ باید بگردد و شماره تلفن تلگرام یا واتساپ این شخص را پیدا کند؟
پیام ها در گروه های واتساپی و تلگرامی به سادگی گم می‌شوند. این پیام رسان ها عام منظوره هستند نه خاص منظوره شما میخواهید راجع به برای مثال خرابی دستگاه x بحث کنید در همان گروه دستگاه y نیز خراب شده است چگونه این بحث ها را از هم تفکیک میکنید. فردا روزی اگر شخص جدیدی وارد سیستم شود و بخواهد از این دانش استفاده کند آیا واقعا به سادگی میتواند بین این بحث ها بچرخد و اصل موضوع را درک کند؟
در جهان امروز که کارهای بسیاری به صورت مجازی و از راه دور انجام میشود نیاز هست از هر شخص اطلاعات بسیاری را داشته باشیم مثل تلفن، ایمیل، آیدی اسکایپ، کلندر و ... چگونه این اطلاعات را در تلگرام هر شخص پیدا میکنید؟ اگر در پروفایل خود بگذارد با فرض این که بند ۲ را ندیده گرفته اید آیا فکر نمیکنید درست نیست بعضی از این اطلاعات را همه افرادی که با او دوست هستند و در تلگرام شخص هستند ببینید(مثلا اطلاعات داخلی شرکت نیز داخل این اطلاعات باشد چون سمت او در شرکت یا تلفن داخلی یا اگر چند مکان فیزیکی دارید محل کار او). ممکن است بگویید برای هر شخص این اطلاعات را ذخیره میکنیم به‌روز کردن این اطلاعات را چه کار میکنید؟
فرض کنید یک نفر از شرکت شما برود چی کار میکنید؟ در تمام گروه‌های مختلف مخصوص کاریتان میگردید و هر جا این شخص بود او را بیرون میکنید؟ اگر گروهی یادتان رفت چه؟ این که شخصی که در شرکتتان نیست اطلاعات شرکتی را داشته باشد اذیتتان نمیکند؟
مشکل بدتر فرض کنید ادمین یک گروه بخواهد شرکت را ترک کند. مشکلی با این موضوع ندارید که گروه را پاک کند و تمام اطلاعات ارزشمند در آن گروه پاک شود؟ اکنون دنیای اطلاعات است و همان طور که میدانید برخی از این اطلاعات را نمیتوان روش قیمت گذاشت و پاک شدن آن‌ها شاید برای شما بسیار هزینه بر باشد
در اینجا به توضیح مختصری راجع به معایب پیامرسان های شخصی در محیط کار پرداختیم.
یک سوال عمده باقی می‌ماند اگر این ها نه پس چی؟ باید چه کار کنیم؟ در یک پستی جدا مفصلا به جواب این سوال خواهیم پرداخت.
اگر نظر متفاوت یا مشابهی دارید بسیار خوشحال میشویم نظرات شما رو بشنویم.
