مسئله‌ای که امروزه بسیاری از مردم با آن درگیر هستند، بهره‌وری یا به قول انگلیسی زبان‌ها Productivity است. چیزی که فکر بسیاری از سازمان‌ها و شرکت های رو‌به‌رشد را به خود درگیر کرده افزایش همین بهره‌وری است. در دنیای مدرن امروزه، همه ما به نحوی به دنبال انجام یک سری وظایف از پیش تعیین شده هستیم. مشابه بسیاری از علم‌ها و مباحث جدید، بهره‌وری هم دارای تعریف واحد و مشخصی نیست اما به زبان ساده می‌توان گفت بهره‌وری یعنی افزایش میزان خروجی از یک فعالیت مشخص با فرض ثابت ماندن میزان ورودی.
در بسیاری از منابع فارسی و حتی انگلیسی Productivity یا بهره‌وری یا اثربخشی با efficiency یا کارایی اشتباه گرفته می‌شوند. با مطالعات شخصی که انجام دادم متوجه شدم در بهره‌وری میزان ورودی ثابت است و ما تلاش می‌کنیم با همان میزان ورودی ثابت خروجی را افزایش دهیم، این در حالی است که در کارایی با فرض نتیجه‌ای ثابت و دلخواه به دنبال کاهش منابع و ورودی ها هستیم.
مایکل منکینز، رهبر جهانی استراتژی شرکت‌ها و طراحی سازمان، با بیش از 30 سال تجربه در زمینه مشاوره، درباره بهره‌وری این‌گونه می‌نویسد: چیزی که شرکت های بزرگ به آن فکر می‌کنند افزایش بهره‌وری است نه کارایی.
در کنار بهره‌وری اصطلاحی که به صورت مکرر با آن برخورد کردم، Organisational Drag بود. هر عامل غیر مفیدی که باعث کندی فعالیت‌ها، کاهش بازده و تخلیه انرژی کارکنان شود، Organisational Drag تلقی میشود. ما در بهره‌وری سعی داریم این موانع و عوامل را غالبا موجب حواس‌پرتی می‌شوند حذف کنیم.
با دانستن همه این‌ها هنوز بسیاری از افراد به خودی خود قادر به مدیریت زمان و برنامه‌ریزی در جهت افزایش بهره‌وری نیستند. از آن جایی که امروزه تلفن همراه به نزدیک‌ترین یار و همراه همیشگی بیشتر ما تبدیل شده، در این مقاله 5 مورد از بهترین برنامه‌ها را برای کمک به بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری‌تان معرفی کرده‌ایم.
1) Todoist (Windows, Mac, IOS, Android, Safari, Chrome, Firefox)
یک ابزار مدیریت است که لیست کار های پیچیده را به راحتی، قابل مدیریت میکند. ToDoist با ترکیب وظایف، پروژه.ها، نظرات، پیوست‌ها، اعلان‌ها و موارد دیگر به استفاده کنندگان این امکان را می‌دهد تا بهره‌وری شخصی یا تیمی خود را افزایش دهند. این برنامه به شما یاد می‌دهد چگونه بین انجام کارها تعادل ایجاد کنید و هیچ کار ضروری را برای فعالیت های غیر مهم از یاد نبرید. در این برنامه می‌توانید لیست کارها را برای خود یا تیم‌تان اضافه کنید و با آن‌ها به اشتراک بگذارید، برایشان وقت تعیین کنید و یادآوری تنظیم کنید.
یکی از امکانات جذابی که این اپلیکیشن مدیریت زمان دارد این است که شما می‌توانید بر اساس نیاز و برنامه های خود وظایف و کارهایتان را به انواع مخالفی تعریف کنید. مثلا کار های روزانه‌تان را مشخص کنید یا کار هایی که مثلا باید هر یکشنبه انجام دهید و یا کار هایی که کلا یکبار آن را انجام می‌دهید. همچنین در بعضی روز‌ها که مریض هستید یا اتفاق غیر منتظره‌ای برایتان پیش آمده می‌توانید قابلیت تعطیلات را روشن کرده و به خود استراحت دهید.
2) Slack (Windows, Mac, IOS, Android, Web)
یک برنامه پیامرسان است جهت گرد هم آوردن افراد یک تیم حتی افرادی که بصورت دورکار مشغول به فعالیت‌اند.
در واقع این برنامه نحوه ارتباط سازمان را تغییر می‌دهد، به عبارت دیگر یک برنامه تجاری است که کار تیمی را متمرکزتر میکند.
پیام‌رسانی فوری، امکان مشاهده وضعیت در دسترس بودن سایر اعضا، قابلیت تماس صوتی و تصویری و امکان اشتراک فایل به صورت عکس، ویدیو، PDF و یا اشتراک صفحه از ویژگی های بارز این برنامه است.
برنامه Slack رایگان است اما پرداخت درون برنامه‌ای دارد و برای قابلیت های بیشتر باید نسخه پریمیوم آن را خریداری کنید.
3) Airtable (Windows, Mac, IOS, Android)
اگر جزو آن دسته از افراد هستید که پیش تر برای مدیریت زمان و پروژه هایتان از اکسل استفاده می‌کردید این برنامه مخصوص شماست. Airtable شهودی و شامل عملکرد هایی است که یا در اکسل وجود ندارند یا دسترسی به آن‌ها مشکل است.
در این برنامه تنها با چند کلیک می‌توانید وظایف را ایجاد و شخصی سازی کنید، وضعیت‌ها را تنظیم کنید و پیوست ها و یادداشت‌ها را اضافه کنید.
همچنین Airtable شامل یک پیامرسان سریع است که به اعضای تیم (فارغ از این که کجا هستند یا از کدام سیستم عامل استفاده می‌کنند) این امکان را می‌دهد تا با هم هماهنگ‌تر باشند.
4) Rescue Time (Windows, Mac, IOS, Android)
این برنامه به صورت ایمن در پس‌زمینه کامپیوتر یا موبایل‌تان اجرا میشود و رفتار شما را کاملا تحت نظر می‌گیرد. اینکه چقدر از زمانتان را در طول روز در چه برنامه هایی می‌گذرانید را به شما گزارش می‌دهد تا بتوانید برنامه‌ای که بیشترین وقت خود را در آن تلف می‌کنید شناسایی و حذف نمایید.
امکان مسدود کردن وبسایت یا برنامه هایی که وقت شما را تلف می‌کنند و امکان تنظیم آلارم هنگامی که بیش از وقت مشخص شده با برنامه‌ای کار می‌کنید از ویژگی های خوب این برنامه به‌شمار می‌روند.
5) Habitica (IOS, Android, Web)
به جرئت می‌توانم بگویم این برنامه مثل هیچ کدام از برنامه های معرفی شده در این مقاله نیستند. Habitica بیشتر به شما کمک میکند تا زمانی که رایانه و به وطور کلی از کار و وظایف خود دور هستید عادات بهتری در خود ایجاد کنید. اما این بدان معنی نیست که نمی‌توانید از آن برای اهداف کاری و یا ایجاد تعادل بین بخش کاری و شخصی زندگی خود استفاده کنید.
رویه برنامه بدین ترتیب است که شما با انجام وظایف و یا کارهایی که تعریف کردید، آواتار شخصی خود را توسعه می‌دهید و با آواتار دیگر افراد مبارزه کنین. این بدان معنی است که هر چقدر در جهت رسیدن به اهدافتان قدم بگذارید، آواتار قدرت‌مند‌تری خواهید داشت.
این برنامه جذاب به شما کمک میکند تا عادات خوبی در خود ایجاد کنید و یا عادات بدی که دارید را ترک کنید. علاوه بر تمام این‌ها، با برنامه Habitica اهداف کاری خود را سرگرم کننده‌تر انجام دهید.
علاوه‌براین برنامه‌ها، هزاران برنامه دیگر وجود دارند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید میزان بهره‌وری خود را افزایش داده و زمانتان را بهتر مدیریت کنید. تنها کافی است با توجه به نیاز‌ها و انتظارات خود یکی از آن‌ها را انتخاب کرده و وظایف و کارهایتان را برای آن برنامه تعریف کنید، به برنامه کاریتان پایبند باشید و تاثیر شگفت انگیز مدیریت زمان را در زندگی خود ببینید.
این مطلب توسط تیم محتوای استایل آپ تهیه شده است.
