در دنیای امروز نقش نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار بسیار حائز اهمیت است، ولی با یک جست‌وجوی ساده با پکیج‌های متعددی روبرو خواهید شد که انتخاب بهترین بسته را دشوار می‌کند.
در ادامه ضروریات یک بسته فرایند مدیریت کسب‌وکار است به شما معرفی خواهند شد.
عدم وجود هر یک از این موارد در یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار را می‌توان نشان از ضعف آن سیستم دانست. بنابراین این مقاله می‌تواند برای شما بسیار مهم و کارآمد باشد.
۱ – دارای ساختار مجتمع برای اسناد
این موضوع که در طول کارکردن با یک سیستم مدیریت کسب‌وکار نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای مختلف باشد به‌عنوان یک امر بدیهی برای هر مدیری مطرح است ولی اگر امکان استفاده از این نرم‌افزارها درون برنامه وجود داشته باشد، نیازی به تعویض دستی آن نخواهد بود. برای نمونه باید بتوان فایلها متنی را درون سیستم و به واسطه یک نرم‌افزار رابط باز کرد.
۲ – سیستم اطلاع‌رسانی پست الکترونیکی
در دنیای امروزی هر فردی باید به سرعت به‌حساب کاربری پست الکترونیک خود دست‌یابی داشته باشد تا بتواند از آخرین به‌روزرسانی‌ها در پروژه مطلع گردد. به همین دلیل نیز همخوانی این سیستم‌ها با ایمیل به‌عنوان یک پیش‌فرض ضروری شناخته می‌شود.
۳ – مجهز بودن به SLA
اگر سیستم معرفی توافق‌نامه سطح خدمات در نرم‌افزارها به نحوی باشد که رابط کاربری با رنگ‌بندی‌های مختلف بتواند وظایف را تفکیک کند آنگاه می‌توان سیستم را تائید کرد، برای نمونه باید از رنگ‌های تندی مانند رنگ قرمز برای وظایف اضطراری و رنگ سبز یا آبی برای وظایف انجام‌شده استفاده کرد تا با یک نگاه بتوان به وضعیت پروژه پی برد.
۴ – تجهیز به فرم‌های از پیش پرشده
در بسیاری از موارد باید گزارش‌های متعدد کاری در بازه‌های زمانی به مدیران ارسال شود و بسیاری از موارد در این گزارش‌ها مشترک هستند. به همین دلیل نیز یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار با پر کردن موارد مشخصی می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کند. برای نمونه در سفری که به نقطه A و به‌منظور رسیدگی به وظیفه B انجام‌شده باشد، هنگام گشودن فرم گزارش مربوط به آن باید مواردی مانند محل سفر، ارتباط کاری آن با کدام بخش پروژه، فرد اجراکننده و زمان و غیره پرشده باشند و تنها بخش‌های متغیر توسط کاربر پر شود.
۵ – امکان تغییر کاربر در طول پروژه
هیچ تضمینی نیست که در طول یک پروژه شاهد تغییر نیروی کاری نباشیم و برای همین در صورت عدم وجود امکان تغییر فرد مشغول به یک وظیفه در پروژه شاهد نقص در عملکرد این سیستم خواهیم بود.
۶ – امکان ایجاد الگوی روند کاری
یک سیستم فرایند کسب‌وکار نباید کاربر خود را به پیروی از تنها یک الگو محدود کرده و او را در معذوریت قرار دهد و باید آزادی کافی را در اختیار مدیر پروژه قرار بدهد تا بتواند الگوی پیشرفت کار را با تغییرات مناسب روبرو کند.
۷ – تعیین دسترسی بر مبنای وظیفه
به‌صورت بدیهی هر فردی باید تنها به بخشی که شامل وظایف خودش است دست یابد و بخش‌های دیگر باید برای او غیرقابل دسترسی باشند.
۸ – امکان ارائه گزارش‌های خودکار مدیریتی
یک سیستم مدیریت کسب‌وکار مناسب باید به‌صورت خودکار در بازه‌های زمانی معین گزارش کاری از وضعیت پیشرفت هر فرد در هر بخش پروژه را به مدیر ارائه و ارسال کند.
۹ – امکان ایجاد مدل برای فرم‌ها و ساختار ارائه گرافیکی خروجی نرم‌افزار
یک نرم‌افزار و یا به عبارت صحیح‌تر یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار باید به کاربران مجاز خود اجازه تغییر در ساختار ارائه خروجی نرم‌افزار را بدهد که بهترین نمونه آن را می‌توان امکان شخصی‌سازی فرم‌ها و تغییر مدل آن‌ها دانست.
برای بررسی مزایای پیاده سازی BPMS در سازمان میتوانید اینجا کلیک کنید.
