چقدر از زمان یک مدیر باید صرف سیستم سازی شود؟
پیش از پرداختن به این سئوال که چقدر از زمان یک مدیر باید صرف سیستم سازی شود؟ کارکردهای اصلی مدیر یا صاحب کسب و کار را مرور خواهیم کرد. البته منظور ما از مدیر، صاحب یک کسب و کار است که به تازگی کسب و کار خود را ایجاد کرده است.
کارهایی که یک مدیر در کسب و کار انجام میدهد عبارتند از:
· عملیات روزانه
· کنترل و تصمیم گیری
· برنامه ریزی و بهبود
منظور از عملیات روزانه مجموعه اقدامات و کارهایی است که یک مدیر در حوزه تخصصی خود بطور روزانه آنها را انجام میدهد. عملیات روانه شامل کارهایی مثل تولید، فروش، بازاریابی، خرید مواد اولیه، ارائه خدمت و موارد مشابه است.
تصمیم گیری زمانی است که یک مدیر برخی از فعالیت ها را به سایر افراد کسب و کار می سپارد ولی در مقاطعی لازم است افراد نتیجه کارشان را با مدیر در میان گذاشته و از وی تاییدیه دریافت کنند.
تفویض اختیار
برنامه ریزی تنها وظیفه مدیران است که تمامی صاحبنظران علم مدیریت بر آن اتفاق نظر دارند. برنامه ریزی یکی از اصلی ترین مهارت ها و وظایف اصلی مدیران است که فقدان آن آسیب هایی جدی به کسب و کار وارد خواهد کرد. برنامه ریزی شامل پیش بینی عملیات های کسب و کار، تعیین روشها و مسیرهای دستیابی و اجرای آنها به منظور دستیابی به اهداف اصلی کسب و کار است. اقدامات مروبط به سیستم سازی در این دسته از وظایف مدیران قرار می گیرد.
البته درصد هر یک از این فعالیت ها با توجه به تغییر بلوغ کسب و کار (چرخه عمر) تغییر خواهد کرد.
در واقع یک کسب و کار در بازه های زمانی مختلف پس از شکل گیری، در وضعیت های مختلفی قرار دارد که برخی از مهم ترین این وضعیت ها عبارتند از:
· شکل گیری و برپایی کسب و کار
· رشد کسب و کار
· بلوغ کسب و کار
فعالیت های صاحب و مدیر کسب و کار در مرحله اول (شکل گیری و برپایی کسب و کار)
بدیهی است در مرحله اول کسب و کار یعنی شکل گیری و برپایی، انجام عملیات روزانه بخش قابل توجهی از صاحب کسب و کار و مدیر را به خود اختصاص می دهد. باتوجه به اینکه اغلب صاحبان کسب و کار افراد متخصصی هستند، تخصص آنها منجر به تولید محصول یا ارائه یک خدمت معمولاً با کیفیت خواهد شد و همین موضوع باعث میشود کسب و کار تعدادی مشتری کسب کند.
افزایش تعداد مشتریان صاحب کسب و کار را به این فکر می اندازد که تعدادی کارمند استخدام کنند و کسب و کار وارد مرحله بعدی عنی رشد خواهد شد.
فعالیت های صاحب و مدیر کسب و کار در مرحله دوم (رشد کسب و کار)
در این مرحله صاحب کسب و کار تعدادی کارمند استخدام میکند تا برخی از اقدامات کسب و کار توسط آنها انجام شود، در نتیجه حجم کار عملیات روزانه صاحب کسب و کار تا حدودی کمتر خواهد شد ولی از آنجاییکه بلوغ و تجربه کافی در میان کارمندان و کارکنان این کسب و کار شکل نگرفته است و یا آنها جسارت تصمیم گیری را ندارند یا صاحب کسب و کار بصورت ذره بینی اقدامات کارمندان را رصد میکند، تصمیمات توسط خود مدیر یا صاحب کسب و کار اتخاذ خواهند شد.
معمولاً حجم تصمیمات و سئوالاتی که کارمندان از مدیران می پرسند، به حدی زیاد است که بسیاری از صاحبان کسب و کار به این نتیجه می رسند که ای کاش خودشان کل کار را انجام می دادند.
بسیاری از کسب و کارها معمولاً در این مرحله متوقف می شوند یا حتی به عقب باز می گردند. البته تعدادی از کسب و کارها به سلامت از این مرحله عبور می کنند و به مرحله بلوغ وارد میشوند.
علت توقف در این مرحله این است که این دو اقدام یعنی انجام عملیات روزانه و تصمیم گیری، برای بقاء کسب و کار لازم هستند ولی برای پیشرفت و رشد بیشتر نیاز به کارهای دیگری است از جمله برنامه ریزی که صاحبان کسب و کار زمان کافی برای انجام آنها ندارند. کسب و کارها در این وضعیت تا یک سقف مشخصی رشد کرده و به مرحله بلوغ وارد نمی شوند.
علت عقب گرد برخی از کسب و کارها از این مرحله این است که چون قبلاً صاحب کسب و کار اکثر عملیات روزانه را انجام می داد و خود فرد متخصصی بود، ولی اکنون کارمندان بخشی از این عملیات را انجام می دهند و چون تخصص یا انگیزه ای به اندازه صاحب کسب و کار ندارند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات کاهش چشمگیری پیدا کرده و مشتریان ناراضی خواهند شد. در نتیجه در این حالت صاحب کسب و کار ترجیح میدهد مجدداً کسب و کار را کوچک کرده و به روزهایی که خودش همه کارها را انجام می داد بازگردد.
چه کسب کارهایی از این مرحله وارد مرحله بلوغ می شوند؟
کسب و کارهایی که صاحبان آنها فقط به انجام عملیات روزانه و اخذ تصمیمات مربوط به این عملیات ها مشغول نبوده و برای رشد و پیشرفت خود
چند توصیه:
اگر اغلب کارهای روزانه و عملیات کسب و کار توسط مدیر و صاحب کسب و کار انجام میشود، اصلاً وضعیت خوبی نیست و نهایتاً شما یک کارمند خوب هستید. یکی از پیشران های حرکت کسب و کار شما از مرحله اول به مرحله بعد یعنی رشد، همین موضوع است که شما به به عنوان یک مدیر و صاحب کسب و کار خود را از شر کارها و عملیات روزانه کسب و کار خلاص کنید و سایر کارهای یک مدیر را انجام دهید.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
احتمالاً عبارت سیستم سازی به گوشتان خورده است. در این مطلب در نظر داریم برای شما شرح دهیم که سیستم سازی چیست و برای کسب و کارها چه مزیت هایی به همراه خواهد داشت. در ادامه خواهیم گفت برای انجام سیستم سازی کسب و کار چه گام هایی باید پیمود.
البته مطالبی که در این مقاله ارائه می شود برگرفته از کتاب آموزش سیستم سازی است که توسط اکادمی سیستم سازی تهیه و چاپ شده است.
مزایای سیستم سازی
سیستم سازی مزایای بسیاری به همراه دارد که برخی از مهم ترین آنها را در ادامه مرور خواهیم کرد.
به کسب و کار شما اجازه رشد یکپارچه میدهد.
سیستمها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار میکنند. سیستمها به شما اجازه میدهند رویه‌ها و روال هایی را که در یک کسب و کار خاص انجام شده را کپی کرده و در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. در اينصورت خواهيد توانست يک کار را چندين بار به گونه‌اي انجام دهيد که نتايج عالي مشابهي به دست آوريد.
نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد میکند.
یکی از بهترین مزیت های سیستمها، قابلیت اطمینان آنهاست. هنگامیکه سیستمهای جا افتاده ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.
در بسیاری از کسب و کارها شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدماتشان هستیم. عکس روی بستنی عروسکی را با آنچه واقعاً داخل ان است مقایسه کنید! کسب و کارها در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه میکنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت شدید میشود. علت چیست؟
در این کسب و کارها تولید محصول و ارائه خدمت، قائم به فرد است در حالیکه اگر پشت تولید محصول یا ارائه خدمت بجای افراد، سیستمها بودند، کیفیت در یک سطح یکنواخت و استاندارد قرار میگرفت و با تغییر یا جابجایی افراد دچار نوسان نمیشد.
میتوانید ارّه خود را تیز کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید.
شخصی در حال اره کردن درختی بود و تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شدهای چه مدتی است که در حال ارّه کردن هستی؟ فرد جواب میدهد: از ۵ساعت قبل. عابر به او گفت بهتر نیست اول ارّه‌ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن بود گفت: خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.
حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفتهایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم. آن چیزی که به کسب و کارها و صاحبان آن اجازه میدهد از کارهای روتین فاصله گرفته و زمان و تمرکز خود را روی توسعه و رشد کسب و کار بگذارند، سیستم سازی است. سیستم سازی کسب و کار باعث میشود خیال شما از بابت کیفیت بالای انجام کارهای روتین و تکرای راحت شده و به رشد و توسعه کسب و کار بپردازید.
پول را روی منابع ذخیره میکند.
بسیاری از سیستمها برای شما کار میکنند. آنها جای برخی از کارکنان شما را میگیرند و پولی که شما باید برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا بدهید برای‌تان ذخیره میکنند. به عنوان مثال ابزار CRM که ایمیل‌ها را ارسال میکند، یک ابزار زمانبندی آنلاین است که در هزینه‌های کارمندان فروش صرفه‌جویی ایجاد میکند و خطای انسانی آن ها را تا حدود زیادی کاهش میدهد. سیستمها را کافیست یکبار تنظیم کرده و پیکربندی آن را تعریف کنید، پس از آن کمتر نیاز به مداخله و انجام کاری جدید توسط شما را دارند.
البته این موارد تنها برخی از مزیت های سیستم سازی است که مورد اشاره قرار گرفت.
در ادامه میخواهیم به چند علامتی که نشان می دهد کسب و کار شما به سیستم سازی نیاز دارد اشاره کنیم.
علائمی که نشان میدهد به سیستم سازی نیاز دارید:
· زمان زیادی در جلسات به سر می برید. زیاد در جلسه بودن بر خلاف تصور برخی، اصلاً خوب نیست و باعث میشود به کارهای مهم و غیرفوری نتوانید رسیدگی کنید.
· بعد از چند روز مرخصی یا استراحت وقتی به کسب و کار خود مراجعه میکنید با انبوهی از کارهای عقب افتاده مواجه میشوید. شما در این حالت تبدیل به قیفی شده اید که کارها پشت میز شما انبار شده و بسیاری از اقدامات معطل کارهای شما هستند. در اینصورت شاید آدم مهمی باشید ولی در سیستم سازی به شدت ضعیف عمل کرده اید.
· اگر با رفتن چند کارمند و کارکنان کلیدی تان، کسب و کار شما دچار مشکل میشود.
· اگر کسب و کار خود را رها کنید، تا مدت کوتاهی بعد از رها سازی به حیات خود ادامه نخواهد داد و همه چیز از هم پاشیده خواهد شد.
· اگر تصمیمات در کسب و کار و بنگاه شما منوط به حضور شماست و بدون شما بسیاری از تصمیمات معطل خواهد ماند، در سیستم سازی ضعیف عمل کرده اید.
· اگر سخت تلاش میکنید ولی به اندازه کاری که میکنید درآمد ندارید، مشکل شما سیستم سازی است.
· اگر تعداد مراجعات به دفتر شما زیاد است.
· کلی کار بر سر شما ریخته است و فرصت نفس کشیدن ندارید.
· آیا کسب و کار شما بعد از مدتی حرکت رو به جلو، در یک نقطه ساکن مانده است و پیشرفت ملموسی را احساس نمیکنید؟ (مثل دونده بر روی تردمیل) اگر چنین است ضعف شما در سیستم سازی است.
· حل مشکلات تکراری زمان زیادی از شما میگیرد؟
· قیمت تمام شده و محصولات و خدمات شما بالاست و حاشیه سود سود کمی دارید؟
همه اینها علائمی است که نشان میدهد شما به سیستم سازی نیاز دارید.
سيستم‌سازي به شما کمک مي‌کند:
1. برای مالک و مدیر کسب و کار مشخص میشود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
2.کسب و کار را قادر می سازد تا تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا کند و صاحب کسب و کار مطمئن باشد که همه کارکنان درک کرده‌اند چه چيزي لازم است انجام دهند.
3. شما را قادر میسازد قبل از آنکه شرایط خیلی بد شود، مشکل يا مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.
4. شما را قادر می سازد تا شناسایی کنید که آیا چالش‌ها به خاطر مشکلی در سیستم رخ میدهد یا به خاطر کارکنان و افراد
5. همه عناصر کسب و کار بر اساس یک روش عمل میکنند در نتیجه باید در برابر فعالیت‌هاشان پاسخگو باشند.
6. همه در ارائه راهکارهای بهبود درگیر میشوند.
7. کمک میکند کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب وکار شده و در آن درگیر شوند.
8. به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک میکند.
9. به ارزش دارائی‌های سازمان اضافه میکند.
چه کسانی باید سیستم سازی را فرابگیرند؟
· صاحبان کسب و کارها
· مدیران کسب و کارها در کلیه سطوح. بدیهی است هر مدیری شامل مدیران ارشد و میانی کسب و کارها با تعدادی سیستم سر و کار دارند.
· مشاورین مدیریت. بسیاری از کسب و کارها خود توانایی انجام سیسام سازی را ندارند.
· فارغ التحصیلان و دانشجویان رشته های مهندسی صنایع، انواع گرایشات مدیریت، فناوری اطلاعات و سایر رشته های مشابه به عنوان افرادی که برای کسب و کارها سیستم سازی انجام خواهند داد.
گام های اصلی در سیستم سازی
سیستم سازی یکی از مهم ترین مقوله هایی است که در کسب و کار ها باید به آنها پرداخته شود. در مطلب قبل کمی در مورد اهمیت سیستم سازی در کسب و کارها صحبت کردیم حالا در نظر داریم مراحل و گام های اصلی سیستم سازی را با هم مرور کنیم.
منظور از ارزشهای کسب و کار نحوه تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستونهای اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر میگذارد. هر کسب و کار دارای تعدادی ارزش اصلی است و بر اساس این ارزشها است که چشمانداز آینده کسب و کار و فرایندهای درون آن شکل میگیرند. در این مرحله باید نسبت به استخراج ارزش های محوری کسب و کار تصمیم گیری شود. در کتاب آموزش سیستم سازی، در مورد نحوه تعریف ارزش ها توضیحات کاملی ارائه و چندین مثال آورده شده است.
همچنین در این مرحله باید اهداف کسب و کار را نیز تعیین کرد.
اهداف کسب و کار، اهداف استراتژيكي هستند كه مديريت کسب و کار براي مشخص كردن مسیر مورد انتظار و هدايت كاركنان تنظیم میكند. اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان و فعالیت های کسب و کار را هدایت میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف و محدودیتهایی را برای پیگیری اهداف غیر ضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم میکنند.
همه کسب و کارها از تعدادی سیستم تشکیل شده اند و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در این مرحله باید وضعیت موجود سیستمها و فرایندها را مشخص نماییم. در واقع شناسایی سیستم هایی که در حال حاضر در کسب و کار ما وجود دارند و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم یک گام کلیدی است.
لطفا دقت کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع یعنی سیستمها در کسب و کارها وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستمها و فرایندها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
یک نکته مهم دیگر این است که سیستمها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره گرفته تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره.
در این مرحله نیازی نیست خیلی وارد جزئیات شویم بلکه استخراج لیست سیستم های وضعیت موجود کافی است. برای تسهیل در این امر یعنی استخراج لیست سیستم های وضعیت موجود کسب و کار بهتر است لیستی از انواع و اقسام سیستم هایی که میتواند در هر کسب و کاری وجود داشته باشد در اختیار داشته باشیم تا با یک بررسی اولیه پی ببریم که کدام سیستم در حال حاضر در کسب و کار ما وجود دارد. این لیست ارزشمند در کتاب آموزش سیستم سازی که توسط آکادمی سیستم سازی تهیه و چاپ شده است در دسترس قرار دارد.
پس از استخراج لیست سیستمهای موجود در مرحله قبل، باید بتوانیم جزئیات هر کدام را از طریق تکنیک مدلسازی مشخص کنیم. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستمها با یکدیگر (ورودی و خروجیهای هر سیستم) و با نهادها و سازمانهای خارجی نمایش داده شود.
منظور از نهادهای خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستمهای ما با آنها ارتباط دارند. مثلاً سیستم منابع انسانی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان تامین اجتماعی یا سیستم مالی ما با یک موجودیت به اسم سازمان امور مالیاتی در ارتباط است.
شاید این جمله را شنیده باشید که یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است در نتیجه اگر سیستم های مان را مدل کنیم، بسیار بهتر است از اینکه کلی توضیح در مورد آنها بنویسیم.
در آینده ای نزدیک چند تکنیک مختلف در خصوص مدلسازی سیستم ها آموزش خواهیم داد.
در این مرحله از سیستم سازی بر روی سیستم سازی و سیستم های کسب و کارمان تحلیل انجام میدهیم و سیستم های دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه سیستم های کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. بهبود سیستم تلاشی است که باعث میشود کسب و کار شما به بهترین حالتی که قابلیت آن را دارد، تبدیل شود.
یک نکته بسیار مهم این است که تعادل و هارمونی بین همه سیستم ها حفظ شوند یعنی نباید یک یا چند سیستم را خیلی بهبود دهید درحالیکه سایر سیستم ها با مشکلات اساسی مواجه هستند. در واقع بهتر است بهبود رو بصورت تدریجی و یکنواخت بر روی همه سیستم ها اعمال کنید.
در این بخش مشخص میشود چه سیستم هایی مطلوبی برای رشد کسب وکار نیاز است و هنوز در کسب و کار ایجاد نشده است. در این مرحله باید سیستم هایی که در کسب و کار وجود ندارد شناسایی کرده و سپس مدلسازی نمود. سیستم های مطلوب از چند منبع مختلف قابل شناسایی اند.
· استراتژیهای کسب و کار.
· الگوبرداری از کسب و کارها مشابه پیشرو
· لیست سیستم های مطلوب اشاره شده در کتاب آموزش سیستم سازی
در این مرحله سیستم های موجودی که بدون مشکل هستند، سیستم های بهبود یافته و سیستم های مطلوب طراحی شده را پیاده سازی و اجرا می کنیم.
پیاده سازی سیستم ها به این معنی نیست که آن ها هم اکنون در کسب و کار جریان ندارند زیرا کسب و کار از طریق همین سیستم ها در حال ادامه حیات است ولی اجرای این سیستم ها کند هستند و با خطای انسانی مواجه اند.
چندین راه برای اجرای سیستمها وجود دارد.
· تدوین و نگارش روش های اجرایی، چک لیست ها و دستورالعمل ها برای هر سیستم روش اول است.
· روش دوم برای اجرای سیستم ها بر بستر فناوری اطلاعات است که حتماً کیفیت بالاتری نسبت به روش اول دارد.
آکادمی سیستم سازی در مورد انواع زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری سیستم سازی، یک کتابچه تهیه کرده است که بصورت رایگان قابل دانلود است.
کتابچه ۳۰ زیرساخت سیستم سازی برای کسب و کارهای متوسط و کوچک
برای آشنایی بیشتر علاقه مندان و به منظور کمک به کسب و کارهای کشور عزیزمان، آکادمی سیستم سازی اولین کتاب سیستم سازی بصورت تالیفی را به رشته تحریر درآورده است که با کلیک بر روی عنوان زیر میتوانید در مورد آن اطلاعات تکمیلی کسب کنید.
