واگذاری موثر کارها به دیگران یکی از کلیدی ترین مهارت یک مدیر و شاخص اصلی موفقیت مدیر است.
“واگذاری هم هنر و هم علم است.”
یکی از مهارت هایی است که به شما امکان می‌دهد تا از انجام کار به کنترل کار برسید.
در طول واگذاری، با آزاد کردن توان سایر افراد و استفاده از آن، اثر گذاری خود در کسب و کار را چند برابر می کنید.
نقطه ی شروع واگذاری، شفاف سازی کارهایی است که باید انجام شود. کاری که باید انجام شود چیست؟چگونه ارزیابی می شود؟
سررسید تکمیل آن چه زمانی است؟شخصی که باید این کار را به نحو احسن انجام دهد، چه مهارت، توان یا قابلیتی دارد؟
یکی از بخش‌های مهم واگذاری، انتخاب شخص مناسب برای به عهده گرفتن یک کار خاص است.
باید دقت کنید آن کار با مهارت های کارمند سازگار باشد. آیا این شخص می‌تواند این کار را انجام دهد؟
آیا این شخص مهارت و تجربه ی لازم برای انجام کار به بهترین شکل را دارد؟این تصمیم بیشتر به قضاوت، تجربه و ملاحظه ی شما بستگی دارد.
“یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیران در واگذاری ، محول کردن کار به شخصی است که مهارت، اعتماد به نفس ، توانایی یا انگیزه ی لازم برای انجام کار را ندارد.”
بنابراین انتخاب شخص تا حد زیادی تعیین کننده ی کیفیت نتیجه ی نهایی و حتی موفقیت یا شکست پروژه است.
وقتی کاری را واگذار می کنید، نتایج دلخواه خود و دلیل آن را توضیح دهید. وظیفه ای را محول می کنید «چرا» بسیار مهم تر از «چگونه » است.
وقتی افراد می دانند که چرا می‌خواهید کار به این روش انجام شود یا چرا مهم است، انعطاف بیشتری در تصمیم گیری برای انجام کار دارند و در دستیابی به نتایج مطلوب شما بسیار خلاق تر و نوآورانه تر عمل می کنند.
وقتی کاری را شفاهی و بدون هیچ نوشته ای واگذار می کنید، احتمال برداشت اشتباه بسیار زیاد است.
وقتی کارمندان به دفتر خود باز می گردند، کاری که از آن ها خواسته اید، مهلت و معیارهای آن را تقریباً فراموش می‌کنند.
“از کارمندان بخواهید وظیفه شان را بنویسند و برای شما بخوانند.”
وقتی گفتگوی همه جانبه ای درباره ی کار داشته باشید، کارمند وظیفه‌اش را به دقت برایتان تکرار کند و هر دو دید شفاف از آن داشته باشید، آن وقت می‌توانید صد در صد مسئولیت کار را به آن شخص بسپارید.
بسیار مهم است که همه ی کار و نه فقط بخشی از آن را واگذار کنید.کاری که واگذار می‌شود باید به مسئولیت شخص تبدیل شود و اتمام آن به طور کامل تحت کنترل او باشد.
آن شخص نباید برای انجام کار به کمک و حمایت هیچ شخص دیگری غیر از شما نیاز داشته باشد.
افراد برای انجام مسئولیت خود در کارهای کامل بیشتر تلاش می‌کنند. وقتی ۱۰۰ درصد کاری را به شخصی می سپارید و او را ۱۰۰درصد مسئول می دانید، انگیزه ی بیشتری برای انجام کار مطابق برنامه پیدا می کند.
در برابر وسوسه ی سرک کشیدن به کار کارمند مقاومت کنید. در برابر وسوسه ی ارائه دائم ایده ها و نظرات در مورد روش بهتر انجام کار مقاومت کنید.
در برابر وسوسه دخالت مقاومت کنید. وقتی کار را به کارمندان خود می سپارید، نشان دهید که به توان آنها برای انجام کار مطابق توافق اعتماد کامل دارید.
همچنین کار را پس نگیرید. اگر کارمند از شما می‌خواهد با کسی تماس بگیرید، اطلاعاتی به او بدهید یا کار خاصی را انجام دهید که برای انجام کار محول شده لازم است، دوباره کار را به شما واگذار کرده است.
اکنون او نباید کاری انجام دهد تا وقتی که شما کارتان را انجام دهید. می تواندبه دفتر خود برگردد و با رایانه اش بازی کند تا وقتی شما کاری که قول داده‌اید را انجام دهید. نگذارید چنین اتفاقی بیفتد.
در نهایت جلسات منظمی برای بررسی پیشرفت تنظیم کنید. در همین جلسات منظم است که فرصت تسلط بر کارها را پیدا می کنید.
مانند پزشکی که نبض بیمارش را می گیرد، شما نیز باید با پرسیدن مدام چطور پیش می رود؟ نبض کار را بگیرید.
دلیل اصلی برگزاری جلسات منظم بررسی، گرفتن بازخورد است تا ببینید افراد کارشان را چقدر خوب انجام می‌دهند و این کار تا چه حد برای یک شخص خاص مناسب است.
شاید گاهی کاری فراتر از توان فرد را به او واگذار کنید. شاید کارمند بخواهد کار را انجام دهد، اما روش انجام آن را نداند.
اگر دریافتید که وظیفه ی واگذار شده خارج از توان کارمندان است، باید ساختار کار را دوباره طراحی کرده و آن را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید یا داده‌ها و منابع بیشتری در اختیار کارمندان قرار دهید یا از شخص دیگری بخواهید که بخشی از کار را که به تنهایی از عهده ی فرد مورد نظر ساخته نیست، در دست بگیرد.
شاید یک کار واحد به مهارت های متعددی نیاز داشته باشد. گاهی شخصی که کار به او واگذار شده چندین مهارت دارد، اما از یک مهارت لازم بی‌بهره است.
در این حالت، می‌توانید این بخش کار را از آن فرد بگیرید و آن را به شخص دیگری بسپارید که در آن حوزه با کفایت تر است.
منبع : « برایان تریسی »
