استفاده از پلتفرم مایکروسافت Teams از شرکت مایکروسافت، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که برای هر تیم پروژه، واحد تجاری، گروه کارکنان یا سایر گروه‌های مربوطه، یک تیم مجازی ایجاد کنند. با استفاده از کانال‌ها، اعضای تیم می‌توانند به صورت مرکزی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، به همکاری در کارها بپردازند و به راحتی با هم در ارتباط باشند. یک از ویژگی‌های جالب این پلتفرم، جمع‌آوری بسیاری از فعالیت‌ها و فرایندهای روزمره در یک مکان است. تمامی اسناد مربوط به یک پروژه، در یک جای امن ذخیره می‌شوند و تمامی اعضای تیم، به راحتی به آن دسترسی دارند. همچنین، امکان همگام‌سازی در این پلتفرم به معنای کار همزمان بر روی یک سند است، به طوری که همکاران می‌توانند بدون نگرانی، در آن کار کنند. کارمندان همچنین با سادگی می‌توانند به این پلتفرم وارد شده و برای دسترسی و ویرایش اسناد، ارسال پیام به همکاران، میزبانی تماس‌های صوتی و تصویری و غیره، از آن استفاده کنند. با ایجاد یک تیم کاری از راه دور، مزایای سازمانی افزایش می‌یابد، از جمله استفاده از استعدادهای بیشتر و ساعات کاری انعطاف‌پذیرتر. پلتفرم Teams از شرکت مایکروسافت با ارائه امکانات متنوعی برای اشتراک گذاری فایل، سازماندهی وظایف و همکاری در زمان واقعی بر روی اسناد و صفحات گسترده، بهبود کار تیمی و همکاری در خارج از محیط کار را ممکن کرده است. این پلتفرم برای همه کارمندان، چه در داخل سازمان و چه در خارج از آن، بسیار مناسب است و روی سیستم‌های مختلف ویندوز، اندروید و iOS قابل دسترسی است. همچنین، ادغام آن با شبکه‌های اجتماعی مختلف، کاربری آن را راحت‌تر می‌کند.
در ادامه به چند قابلیت مختلف مایکروسافت Teams می‌پردازیم که کار از راه دور را برای کارکنان آسان‌تر کرده است:
در پلتفرم Microsoft Teams، کارکنان قابلیت دسترسی به تمامی اسناد پاورپوینت، اکسل، ورد و PDF را دارند. آن‌ها می‌توانند این اسناد را در زمان مناسب ویرایش کرده و هنگامی که تغییرات توسط چند نفر اعمال می‌شود، به‌طور خودکار همگام‌سازی شوند. به این ترتیب نیازی به نگرانی درباره تکرار ارائه اطلاعات یا کنترل نسخه‌های مختلف اسناد نیست.
بعد از تکمیل اسناد، قابلیت انتقال آن‌ها به برنامه یا سیستم اشتراک فایل اصلی وجود دارد تا از امنیت آن‌ها مطمئن شویم. همچنین، در صورت نیاز به بروزرسانی و اضافه کردن اطلاعات، می‌توان به سادگی این اقدامات را انجام داد.
سیستم پیام‌رسانی در Microsoft Teams، روشی عالی برای کارکنان برای ارتباط با مدیران و همکاران طول روز است. بسیاری از کسب و کارها امروزی، به جای استفاده از ایمیل داخلی، از این ویژگی سریع و موثر استفاده می‌کنند. برای کارکنانی که از راه دور کار می‌کنند، این ویژگی ارزشمند است و به آن‌ها این امکان را می‌دهد که به سوالات پاسخ دهند و با همکاران خود در تماس باشند. در صورت نیاز به بروزرسانی و بهبود، می‌توان به سادگی این اقدامات را انجام داد.
هنگام بحث و گفتگو در محل کار، نگاه کردن به صفحات و موضوعات کاری بسیار آسان است. با استفاده از نرم افزار تیمز، این کار از راه دور نیز امکان‌پذیر است، حتی اگر همکاران با یکدیگر در فواصل دور باشند. شما می‌توانید صفحه نمایش خود را در جلسات کاری با بسیاری از شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید. وقتی یک نفر صفحه خود را به اشتراک می‌گذارد، دیگران همان اطلاعات را در همان واحد مشاهده می‌کنند، تقریباً مانند اینکه همه در کنار هم نشسته باشند. در صورت نیاز به بهبود و بروزرسانی، می‌توان به راحتی اقدامات لازم را انجام داد.
میزبانی جلسات با استفاده از Microsoft Teams بسیار آسان است و شما می‌توانید بسته به نیاز خود، تنها تماس صوتی یا تصویری را برای جلسات خود انتخاب کنید. همچنین، شما می‌توانید جلساتی را با چندین شرکت‌کننده برگزار کنید و این پلتفرم دارای ابزارهای مختلفی برای جلسات آنلاین است. به عنوان مثال، شما می‌توانید کل جلسه را برای بررسی‌های بیشتر ضبط کنید و آن را برای دیگران ارسال کنید. گزینه‌های پیام‌رسانی در حین کنفرانس به کاربران اجازه می‌دهد تا در طول جلسه، سوالات و نظرات خود را بدون نیاز به قطع صدا و تصویر، به اشتراک بگذارند. همچنین، شما می‌توانید در طول جلسه، صفحه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا بهتر بتوانید مفاهیم و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید.
