چگونه می توان تحولات آینده سازمان و یا کسب و کار خود را پیش بینی کرد؟ اصولا آیا میتوانیم چشم انداز روشنی نسبت به آینده خود داشته و چالش های آینده کسب و کار خود را پیش بینی کنیم؟ برای شما که می خواهید در مسیر ایجاد یک کسب و کار قدم بردارید دانستن چه چیزهایی مهم است؟ اینها و ده ها سوال ریز و درشت دیگر ممکن است برای شما مطرح بوده و علاقمند به یافتن پاسخ های آن باشید. در این صورت باید به این نکته توجه کنید که کسب و کار و سازمان شما یک موجود زنده می باشد و همچون یک موجود زنده دارای حیات است و رشد و نمو می کند. بنابراین چنانچه شرایط ایجاد و رشد یک موجود زنده را بدانید قادر به پیش بینی خصوصیات و مسیرهای پیش روی کسب و کار خود نیز خواهید بود. این پیش بینی به شما کمک می کند تا با دانستن چالش های مسیر، از خود و سازمان خود محافظت کرده و در هر زمان تصمیمات درست و بهنگام بگیرید.
این هدفی است که ما در این مقاله و مقاله های آتی به دنبال آن هستیم.
سیستم های حاکم بر یک سازمان یا کسب و کار از یکی از دو رویه باز یا بسته تبعیت می کنند. بدلیل اهمیت این موضوع ابتدا در مورد این دو سیستم مختصرا صحبت کوتاهی خواهیم داشت.
در یک تعریف ساده، یک سیستم بسته فضایی با رویکردهای محدودکننده است. فضایی است دارای برخی ویژگی های خاص نظیر جزء نگری، تمرکزگرایی، قانون مداری، مرکز هزینه ای، عدم تمایل به توسعه، عکس العملی، دارای مرزهای ثابت، وابسته، حقوق بگیری، تضاد گریز، دارای هدف های مکانیکی و برقرار کننده تعادل استاتیک با محیط.
در مقابل، در یک سیستم باز محدودیت ها برداشته شده و راه جهت بروز خلاقیت و نوآوری هموار میگردد. برخی از ویژگی های سیستم های باز عبارتند از: کلی نگری، تمرکز زدایی، برقراری تعادل پویا با محیط، مرکز اقتصادی، قابلیت تکرار پذیری، دارای رویکردهای پیش دستانه، قابلیت پذیرش تضاد، مستقل، ماموریت گرا، ارگانیک و منعطف.
همانطور که مشاهده می شود، شاخصه های رشد یک سازمان پویا همگی به یک سیستم باز نزدیک تر هستند. از نظر ما پیش فرض حرکت به سمت یک سازمان پویا و رو به رشد، حرکت در مسیر سیستم های باز است و مهم این است که به این رویکرد در یک کسب و کار توجه شود. طبیعی است در نتیجه اتخاذ یک رویکرد باز، ظرفیت های شناوری کسب و کار رشد پیدا کرده و این موجب افزایش راندمان و بهره وری آن می گردد.
برای تحقق این مهم باید شرایط فعلی سازمان خود را خوب ارزیابی کرده و اگر با افراد متعصب و تنگ نظر سر و کار دارید آنها را از محدوده تصمیم گیری های اصلی دور کنید. این خود یک گام مهم در جهت رسیدن به یک سیستم باز است.
توجه به این نکته بسیار حیاتی است که باز بودن یک سیستم، نباید با بی قانونی و بی ضابطه گی اشتباه گرفته شود. قوانین و رویه ها و قواعد سازمانی باید در هر حال مورد توجه قرار گیرند، اما مهم این است که این ضوابط و قوانین، مانع و دست و پاگیر رشد و خلاقیت های سازمان نشده، بلکه برعکس در جهت ایجاد شرایط باز اما کنترل شده نگارش شوند. بررسی سازمان های پویایی نظیر گوگل و مایکروسافت گویای این چنین رویکردی است. سیستم هایی کاملا باز و در عین حال قانونمند.
در ادامه به ویژگی مهم دیگری اشاره خواهیم داشت که ما را در فهم سیستم های باز و بسته یاری می کنند.
قابلیت انعطاف به بیان ساده یعنی قابلیت تغییر در یک سیستم کاری یا یک سازمان. یعنی تحمل شنیدن نظرات یکدیگر، پذیرش تغییرات پیاپی، پویایی و شناوری. در مقابل، کنترل پذیری یعنی اعمال روش هایی در جهت ایجاد چارچوب های کاری. نظیر اعمال قانون، قاعده، ضوابط و مقررات. در مسیر رشد هر کسب و کار هر چه جلوتر می رویم قابلیت انعطاف کمتر شده و جای خود را به کنترل پذیری می دهد. یعنی میل همه دست اندرکاران آن سازمان به این سمت می رود که با اعمال روش هایی قانون مداری و کنترل بر افراد و فعالیت ها را افزایش دهند.
این البته یک مسیر طبیعی است و گریزی هم از آن نیست اما سوال مهم این است که نقطه قرارگیری ایده آل برای یک سازمان در کجاست؟
اگر روند تغییرات این دو مشخصه را در طول دوره رشد یک کسب و کار رسم کنیم، خواهیم دید که مطابق انتظار این دو در خلاف جهت یکدیگر در حال تغییر هستند، بنابراین حتما در جایی همدیگر را قطع می کنند. از نظر ما این همان جایی است که ما آن را نقطه تعادل یا تکامل سیستم می نامیم. یعنی کنترل پذیر شدن سیستم بیش از این مرحله، محیط کسب و کار را بسته و صلب کرده و کاهش قابلیت انعطاف نیز توان توسعه و خلاقیت را از آن می گیرد. اگر یک کسب و کار بتواند همواره خود را در این نقطه نگه دارد، هم با قوانین محدود کننده مشخص از ایجاد هرج و مرج درون سیستم جلوگیری کرده و هم انعطاف پذیری و شناوری مشخصی را برقرار کرده است. یعنی از هر دو وجه درست و لازم، به مقداری مشخص بهره گرفته است. پس باید سعی کنیم همواره خود را در حول و حوش همین نقطه حفظ کنیم.
این بحث و موضوع سیستم های باز و بسته را باید در یک قاب ببینید. دو موضوع متفاوت اما مرتبط. در مورد این مسئله البته در ادامه بیشتر صحبت می کنیم.
همانطور که در ابتدای بحث بیان شد، یک کسب و کار همچون یک موجود زنده است. متولد میشود، دوران طفولیت را می گذراند، به مرحله رشد و بلوغ میرسد، کمال خود را به دست می‌آورد و دوران پیری آن فرا میرسد. در این میان می بایست از موانع مختلفی عبور کند که ما آنها را تله می نامیم. تله های مهم پیش رو برای یک کسب و کار عبارت است از:
اگر به درستی این مسیر را بشناسیم، گذر از همه این موانع به آسانی رخ خواهد داد. اما برای این منظور باید بدانیم که در چه مرحله ای از رشد سازمانی قرار داریم و آفت ها و راه حل های هر یک چیست. این هدف اصلی ما از این بحث است که سعی می کنیم در مقاله های آتی، به جزییات آن بپردازیم. در این راه کمک و همفکری شما قطعا برای بنده مغتنم و ارزشمند خواهد بود.
نوشته شده توسط سعید سنایی، مدیر اجرایی و هم بنیان گذار استارتاپ ری‌زان
